Open Monumentendag organiseren: complete checklist

Een Open Monumentendag vraagt meer voorbereiding dan alleen een monument openzetten. Je stemt openingstijden, rondleidingen, toegangsroutes en veiligheid af met de monumentbeheerder, en zorgt dat bezoekers hun weg vinden. Daarnaast moeten vrijwilligers weten waar ze staan, hoeveel koffie en catering nodig zijn en wie vragen over het programma beantwoordt. Gebruik de checklist om eerst de inhoud en afspraken vast te leggen en pas daarna drukwerk, boodschappen en inrichting te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en rondes vastleggen
2 personen
Monumentbeheerder benaderen
Openings- en sluitingstijden bevestigen
Rondleidingen reserveren
Toegangsroute controleren
2 personen
Vluchtroutes controleren
2 personen
Parkeerinformatie verzamelen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Rondleiders bevestigen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Toiletvoorzieningen reserveren
Drukwerk bestellen
Routebordjes ontwerpen
2 personen
Programmafolders opmaken
2 personen
Bewegwijzering printen
2 personen
Infoborden voorbereiden
2 personen
Rondleidingen inhoudelijk voorbereiden
3 personen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Contactgegevens delen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Programmafolders bundelen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Routebordjes plaatsen
3 personen
Verlichting testen
2 personen
Rondleiders briefen
4 personen
Gastvrouwen en gastheren briefen
4 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Eerste rondleiding geven
2 personen
Tweede rondleiding geven
2 personen
Derde rondleiding geven
2 personen
Vierde rondleiding geven
2 personen
Historische toelichting verzorgen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffettafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Resterende catering afdekken
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Borden en linten verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 4
Statafelsaantal 4
Tafelkleedjesaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertraysaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Nederlandse vlaggenaantal 4
Bloemstukkenaantal 6
Krijtbordenaantal 6
Tafelbordjesaantal 12

Apparatuur

Megafonenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Buitenlampenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zakelijke hesjesaantal 10
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Catering

Informatiebalie
Kassabox
Naamstickersaantal 150
Programmafoldersaantal 200
Notitieblokkenaantal 10
Balpennenaantal 30
Boodschappen

Tips

Leg programma, rondes en openings- en sluitingstijden eerst vast. Pas daarna kun je uitnodigingen, programmafolders en routebordjes maken zonder later opnieuw te moeten drukken.
Controleer de toegangsroute én de vluchtroutes op locatie. Noteer vooraf waar bezoekers wachten, waar rondleidingen starten en wie tijdens de opening aanspreekbaar is bij een probleem.
Plan rondleidingen met een duidelijke maximale groepsgrootte en reserveer tijd tussen twee rondes. Zo voorkom je dat een rondleider nog bezig is terwijl de volgende groep al klaarstaat.
Maak het vrijwilligersrooster uiterlijk een week vooraf en deel contactgegevens met alle betrokkenen. Zet per tijdsblok ook een reservepersoon in voor ontvangst, rondleidingen en praktische hulp.
Bepaal catering en dranken op basis van het verwachte aantal bezoekers en de verblijfsduur. Regel koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, koelboxen en verlengsnoeren niet pas op de ochtend zelf; controleer vooraf of er genoeg aansluitpunten zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik Open Monumentendag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de monumentbeheerder, het programma en de openingsuren. Reserveer rondleidingen, toiletvoorzieningen en drukwerk uiterlijk 3 tot 4 weken voor de dag zelf.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor Open Monumentendag?: Reken minimaal één vrijwilliger per publieksfunctie en plan per tijdsblok een reserve. Voor ontvangst, bewegwijzering en rondleidingen heb je meestal 4 tot 6 mensen tegelijk nodig bij een locatie met meerdere bezoekersstromen.
Hoeveel drank moet ik voorzien voor Open Monumentendag?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon, afhankelijk van het weer en de verblijfsduur. Houd daarnaast minstens 10 procent extra koffie, thee en water achter de hand voor onverwachte drukte.
Wanneer moet ik de bewegwijzering en programmafolders regelen?: Maak routebordjes, infoborden en folders zodra programma en routes definitief zijn, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Print uiterlijk 3 dagen voor Open Monumentendag en leg een extra voorraad klaar voor beschadiging of wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.