Checklist pour organiser une journée portes ouvertes des monuments historiques

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un déroulé précis, surtout quand plusieurs visites guidées se succèdent dans un monument ancien. Commencez par confirmer les horaires, l’accès et les issues de secours, puis construisez le programme autour des créneaux de visite. Les inscriptions, les guides, les bénévoles, la signalétique et l’accueil doivent être coordonnés plusieurs semaines à l’avance. Cette checklist vous aide à suivre les préparatifs dans le bon ordre, jusqu’au refroidissement des boissons et à l’installation le jour J.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer le programme et les manches
2 personnes
Contacter le gestionnaire du monument
Confirmer les horaires d’ouverture et de fermeture
Réserver des visites guidées
Vérifier l’accès
2 personnes
Vérifier les issues de secours
2 personnes
Collecter les informations de stationnement
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Confirmer les guides
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Réserver les sanitaires
Commander les imprimés
Concevoir les panneaux de direction
2 personnes
Mettre en page les brochures du programme
2 personnes
Imprimer la signalisation
2 personnes
Préparer les panneaux d'information
2 personnes
Préparer le contenu des visites guidées
3 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Partager les coordonnées
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Assembler les programmes
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
3 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Briefer les guides
4 personnes
Briefer les hôtesses et hôtes
4 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Faire la première visite guidée
2 personnes
Faire la deuxième visite guidée
2 personnes
Faire la troisième visite guidée
2 personnes
Faire la quatrième visite guidée
2 personnes
Préparer l’introduction historique
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir les tables du buffet propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Recouvrir le catering restant
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Retirer les panneaux et les rubans
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les provisions restantes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 4
Tables hautesqté 4
Nappesqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux néerlandaisqté 4
Compositions floralesqté 6
Panneaux en ardoiseqté 6
Pancartes de tableqté 12

Équipement

Mégaphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Talkies-walkies rechargeablesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes d'extérieurqté 4
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets professionnelsqté 10
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Catering

Bureau d’information
Caisse
Étiquettes nominativesqté 150
Brochures du programmeqté 200
Blocs-notesqté 10
Stylos à billeqté 30
Courses

Conseils

Fixez le programme et les créneaux de visite au moins 4 semaines à l’avance. Gardez 10 à 15 minutes entre deux groupes pour absorber les retards et éviter les croisements dans les passages étroits.
Contactez le gestionnaire du monument avant d’imprimer les invitations. Faites confirmer par écrit les horaires d’ouverture, les zones accessibles, les règles de stationnement et les issues de secours.
Prévoyez un responsable pour 8 à 10 bénévoles et partagez leurs coordonnées au plus tard 7 jours avant l’événement. Le planning doit couvrir l’accueil, l’orientation, les visites et la remise en place du matériel.
Calculez les boissons et le catering à partir des inscriptions, puis ajoutez une marge de 10 %. Refroidissez les boissons la veille et vérifiez que les machines à café, bouilloires, thermos et glacières sont disponibles.
Installez la signalisation avant l’arrivée du premier visiteur : entrée, accueil, sanitaires, visites guidées et sorties de secours. Prévoyez des rallonges, multiprises, batteries externes et lampes LED pour les zones peu éclairées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes d’un monument historique ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le monument, les horaires, les guides, les bénévoles, les inscriptions, le catering et les supports imprimés.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, puis relancez les personnes inscrites 5 à 7 jours avant. Arrêtez les chiffres du catering au plus tard 3 jours avant l’événement.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour les visites ?: Comptez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour l’orientation et 1 guide par groupe. Pour un groupe de 20 à 25 visiteurs, ajoutez une personne si le parcours comporte plusieurs accès ou escaliers.
Quand préparer la signalétique et les brochures du programme ?: Finalisez les contenus 10 à 14 jours avant, puis commandez ou imprimez les supports au moins 5 jours avant. Installez les panneaux et vérifiez leur visibilité 1 à 2 heures avant l’ouverture.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.