Checklist voor een open dag van de gemeente organiseren
Een open dag van de gemeente vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en rondleidingen plannen. Je moet bezoekersstromen, publieksruimtes, medewerkers, kinderactiviteiten en techniek op elkaar afstemmen. Begin met datum, programma en locaties en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en bezoekersinformatie. In de laatste week draait alles om drukwerk, bewegwijzering, catering, testmomenten en een locatie die bezoekers direct begrijpen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vaststellen
3 personen
Locaties en publieksruimtes bepalen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
Reserveringen voor ruimtes maken
2 personen
Programma voor bezoekers uitwerken
3 personen
Rondleidingen samenstellen
2 personen
Activiteiten voor kinderen kiezen
2 personen
Medewerkers voor stands indelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
3 personen
Evenement online publiceren
2 personen
Persbericht versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Bezoekersinformatie bevestigen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Plattegronden afdrukken
2 personen
Programmafolders afdrukken
2 personen
Bordjes en bewegwijzering maken
2 personen
Techniek en presentaties verzamelen
2 personen
Rondleidingsroutes controleren
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare catering sorteren
2 personen
Verse catering ophalen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
5 personen
Informatiestands opbouwen
6 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Kinderruimte inrichten
3 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Dranken koelen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
Presentaties en microfoon testen
2 personen
Rondleiders briefen
4 personen
Vrijwilligers instrueren
4 personen
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Event
Ontvangstteam klaarzetten
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Informatiestands bemannen
12 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
3 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Bezoekers rustig laten vertrekken
3 personen
Nazorg
Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Informatiestands afbreken
6 personen
Techniek uitschakelen en inpakken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
5 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Voorraad terugbrengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Facturen en bonnetjes verzamelen
2 personen
Contactgegevens veilig archiveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Informatietafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 8
- Ontvangstbalie
- Barkrukkenaantal 6
- Partytentenaantal 3
- Afzetpalenaantal 12
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Glazenaantal 160
- Bordenaantal 160
- Besteksetsaantal 160
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 6
- Broodmessenaantal 6
- Dienbladenaantal 8
Apparatuur
- Laptopsaantal 6
- Projectorenaantal 2
- Projectieschermenaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Mobiele speakersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 10
- USB-sticksaantal 4
Verlichting
- LED-lichtsnoerenaantal 6
- Bureaulampenaantal 8
Decoratie
- Gemeentevlaggenaantal 6
- Ballonnenbogenaantal 3
- Tafelkledenaantal 16
- Bloemstukkenaantal 8
- Krijtbordenaantal 12
- Naambadgehoudersaantal 40
- Naambadgesaantal 120
- Polsbandjesaantal 300
Sportmateriaal
- Kleurpotlodenaantal 12
- Viltstiftenaantal 12
- Kleurplatenaantal 150
- Bouwblokkenaantal 4
- Bellenblaasaantal 12
- Springtouwenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 8
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Dweilenaantal 6
- Stoffer en blikaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan uiterlijk enkele weken vooraf een volledige controle van vergunningen, meldingen en reserveringen. Controleer daarbij ook of alle publieksruimtes, rondleidingsroutes en tijdelijke opstellingen binnen de gemaakte afspraken passen.
- Maak per programmaonderdeel een verantwoordelijke en een tijdstip waarop die persoon aanwezig moet zijn. Zo blijven stands bemand, starten rondleidingen op tijd en weet iemand wie bezoekers opvangt bij uitval.
- Laat plattegronden, programmafolders, naamkaartjes en bewegwijzering uiterlijk enkele dagen voor de open dag drukken. Houd een kleine reserve aan voor extra bezoekers en wijzigingen in het programma.
- Test techniek niet pas op de ochtend zelf: controleer laptops, projectoren, microfoons, speakers, verlengkabels en stekkerdozen tijdens een proefopstelling. Neem presentaties ook mee op USB-sticks, zodat een laptop- of netwerkprobleem niet direct het programma stillegt.
- Regel verse catering zo laat mogelijk en sorteer houdbare voorraad vooraf. Zet bij de opbouw niet alleen tafels en stoelen klaar, maar ook ontvangstbalie, afzetpalen, koffievoorzieningen, afvalpunten en duidelijke routes naar toiletten en activiteiten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een open dag van de gemeente organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locaties en vergunningen of meldingen. Reserveer daarna ruimtes en werk de publieksinformatie, medewerkersindeling en rondleidingen uit. Plan de laatste volledige controle in de week voor het evenement.
- Hoeveel medewerkers heb je nodig voor een open dag van de gemeente?
- Tel minimaal één medewerker per informatietafel of stand, plus aparte mensen voor ontvangst, rondleidingen, techniek en coördinatie. Bij meerdere rondleidingen tegelijk heb je per groep een begeleider nodig. Maak daarnaast een kleine reserve voor pauzes en onverwachte uitval.
- Wanneer moet je de uitnodiging voor een gemeentelijke open dag versturen?
- Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en publiceer het programma direct online. Bevestig bezoekersinformatie, bereikbaarheid en eventuele aanmeldingen uiterlijk 1 week voor de open dag. Zo kun je dieetwensen en verwachte aantallen nog verwerken.
- Wat moet je de dag voor een open dag van de gemeente controleren?
- Controleer de routes, bewegwijzering, plattegronden, presentaties en alle stroom- en geluidsapparatuur de dag ervoor. Zet houdbare catering en materialen klaar en bevestig de aanwezigheid van medewerkers. Plan verse catering en de laatste schoonmaak zo dat ze niet botsen met de opbouw.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!