Organiser une journée portes ouvertes de la commune

Une journée portes ouvertes réussie se prépare dans un ordre précis : date, lieux, autorisations, programme, communication, accueil et logistique. Prévoyez les visites guidées, les activités pour enfants et la répartition du personnel avant d’ouvrir les inscriptions. Les plans, badges, panneaux et présentations doivent être prêts assez tôt pour être relus et imprimés sans urgence. Cette checklist rassemble 65 tâches et 49 équipements pour suivre l’organisation jusqu’au nettoyage final.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
3 personnes
Déterminer les lieux et les espaces publics
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
Réserver des salles
2 personnes
Élaborer le programme des visiteurs
3 personnes
Composer les visites guidées
2 personnes
Choisir des activités pour enfants
2 personnes
Répartir le personnel aux stands
2 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Publier l’événement en ligne
2 personnes
Envoyer le communiqué de presse
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Confirmer les informations visiteurs
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les plans
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Créer les panneaux et la signalétique
2 personnes
Rassembler la technique et les présentations
2 personnes
Vérifier les itinéraires des visites guidées
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier le catering longue conservation
2 personnes
Aller chercher le catering frais
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Monter les stands d’information
6 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager l’espace enfants
3 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
3 personnes
Tester les présentations et le micro
2 personnes
Briefer les guides
4 personnes
Briefer les bénévoles
4 personnes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes

Événement

Préparer l’équipe d’accueil
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Tenir les stands d'information
12 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Laisser les visiteurs partir tranquillement
3 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les stands d’information
6 personnes
Couper et emballer le matériel technique
2 personnes
Remettre le mobilier en place
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Rapporter le stock
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rassembler les factures et les reçus
2 personnes
Archiver les coordonnées en toute sécurité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’informationqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 8
Accueil
Tabourets de barqté 6
Tentes de réceptionqté 3
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 160
Assiettesqté 160
Couvertsqté 160
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteaux à painqté 6
Plateauxqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphones sans filqté 2
Enceintes mobilesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Clés USBqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes de bureauqté 8

Décoration

Drapeaux de la communeqté 6
Arches de ballonsqté 3
Nappesqté 16
Compositions floralesqté 8
Panneaux en ardoiseqté 12
Supports de badges nominatifsqté 40
Badges nominatifsqté 120
Braceletsqté 300

Matériel de sport

Crayons de couleurqté 12
Feutresqté 12
Coloriagesqté 150
Blocs de constructionqté 4
Machine à bullesqté 12
Cordes à sauterqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 6
Balayette et pelleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez 8 à 12 semaines avant la date par le programme, les lieux et les autorisations. Vérifiez séparément chaque espace public, chaque salle réservée et chaque itinéraire de visite.
Bloquez les effectifs au moins 3 semaines à l’avance. Répartissez les personnes entre l’accueil, les stands, les visites guidées et les activités pour enfants, avec un responsable de remplacement par zone.
Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant l’événement. Utilisez cette échéance pour confirmer les informations des visiteurs et recueillir les besoins alimentaires.
Faites relire les plans, programmes, badges et panneaux 10 jours avant l’ouverture, puis imprimez-les en prévoyant quelques exemplaires supplémentaires. Les poteaux de balisage et les drapeaux doivent être associés à un itinéraire réellement vérifié.
Séparez le catering longue conservation du catering frais. Récupérez les produits frais le jour même, tandis que les tasses, verres, assiettes, couverts, machines à café, thermos et glacières peuvent être contrôlés la veille.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes de la commune ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations, réserver les salles, construire le programme et organiser la communication.
Quand faut-il fermer les inscriptions des visiteurs ?: Fixez la clôture des inscriptions environ 7 jours avant l’événement. Vous pourrez alors confirmer les participants, préparer les badges nominatifs et adapter le catering aux besoins alimentaires.
Combien de temps avant faut-il imprimer les programmes et les plans ?: Faites valider les contenus au plus tard 10 jours avant l’ouverture et imprimez-les ensuite. Préparez environ 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires pour l’accueil et les changements de dernière minute.
Quand récupérer le catering frais pour une journée portes ouvertes ?: Récupérez le catering frais le jour de l’événement, idéalement quelques heures avant l’accueil du public. Contrôlez les glacières et les espaces de conservation avant l’arrivée des produits.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.