Checklist voor een open dag in je fysiotherapiepraktijk

Een open dag in een fysiotherapiepraktijk vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en wat koffie. Je moet bezoekers aanmelden, demonstraties veilig klaarzetten en zorgen dat de route door de praktijk duidelijk is. Plan presentaties, muziek en video vooraf in en test alle apparatuur op locatie. Gebruik deze checklist om de voorbereiding stap voor stap af te werken, van datum en uitnodiging tot ontvangst, catering en het schoon achterlaten van de behandelruimtes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Open dag aanmelden
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediabericht plaatsen
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Programma naar bezoekers sturen
Leveranciersafspraken bevestigen
Presentaties controleren
2 personen
Demonstraties voorbereiden
3 personen
Muziek en video testen
2 personen
Bezoekerslijst afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Routebordjes maken
Catering ophalen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Ruimtes leegmaken
3 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Werkplekken beschermen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Demonstratieruimtes inrichten
4 personen
Versiering ophangen
2 personen
Informatiemateriaal klaarleggen
2 personen
Catering uitstallen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Techniek opnieuw testen
2 personen
Teambriefing houden
5 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Praktijk rondleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Oefeningen demonstreren
3 personen
Houdingsadvies presenteren
2 personen
Sportblessures bespreken
2 personen
Valpreventie demonstreren
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Informatiemateriaal aanvullen
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
Contactgegevens verzamelen
2 personen
Foto's maken
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Materialen terugplaatsen
3 personen
Overgebleven catering koelen
2 personen
Afvalcontainers buitenzetten
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Bezoekers nabellen
Bedankbericht versturen
Aanmeldingen opvolgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Ontvangstbalie
Kapstokkenaantal 2
Privacy schermenaantal 4

Sportmateriaal

Oefenmattenaantal 8
Weerstandsbandenaantal 12
Fitnessballenaantal 4
Balanskussensaantal 4
Foam rollersaantal 4
Kleine oefenballenaantal 8
Pionnenaantal 12
Lage hordenaantal 4
Handknijpersaantal 6
Meetlintenaantal 4
Stopwatchesaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Beamer
Projectiescherm
Mobiele speaker
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Servies

Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Scharenaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 80
Slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 80
Routebordjesaantal 12
Kleefstripsaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk vier weken vooraf vast. Plan demonstraties in blokken van 15 tot 20 minuten, zodat bezoekers kunnen aansluiten zonder lang te wachten.
Verstuur uitnodigingen ongeveer drie weken vooraf en plaats in dezelfde week een socialmediabericht en posters. Sluit de aanmeldingen vijf dagen voor de open dag als je dieetwensen en aantallen voor de catering wilt verwerken.
Test laptop, beamer, projectiescherm, mobiele speaker, verlengsnoeren en stekkerdozen minimaal één week vooraf én nogmaals op de ochtend zelf. Controleer vooral of presentaties, video en geluid werken in de ruimte waar je ze gebruikt.
Maak per demonstratie één werkplek klaar met de benodigde oefenmatten, weerstandsbanden, fitnessballen, balanskussens en andere materialen. Bescherm werkplekken en houd privacy schermen beschikbaar wanneer bezoekers oefeningen in een behandelruimte uitvoeren.
Zet ontvangstbalie, bezoekerslijst en naamkaartjes minimaal 30 minuten voor opening klaar. Plaats routebordjes vanaf de ingang en zet dranken koud voordat de eerste bezoekers binnenkomen; dat voorkomt zoeken tijdens de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open dag in een fysiotherapiepraktijk organiseren?: Begin idealiter zes weken vooraf met datum, programma en aanmelding. Verstuur uitnodigingen ongeveer drie weken vooraf en bevestig aanmeldingen uiterlijk vijf dagen voor de open dag.
Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor een demonstratie tijdens een open dag?: Reken per demonstratie op 15 tot 20 minuten en plan daarnaast minimaal 5 minuten wisseltijd. Zo kunnen bezoekers doorlopen en houd je ruimte voor vragen zonder dat het programma uitloopt.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen voor de open dag regelen?: Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en verwerk ze vijf dagen vooraf in de bestelling. Bevestig leveranciersafspraken uiterlijk één week vooraf en haal catering of boodschappen op de ochtend van de open dag.
Wanneer zet ik de fysiotherapieruimtes klaar voor de open dag?: Maak de ruimtes de dag ervoor leeg, schoon en veilig en zet de materialen klaar. Stel tafels en stoelen uiterlijk 60 minuten voor opening op, zodat je nog tijd hebt voor een laatste controle van route, techniek en ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.