Checklist pour organiser les portes ouvertes de votre cabinet

Une journée portes ouvertes dans un cabinet de physiothérapie demande plus qu’un accueil convivial. Il faut guider les visiteurs, protéger les postes de travail et rendre les démonstrations simples à suivre, même lorsque plusieurs personnes arrivent en même temps. Prévoyez les inscriptions, les besoins alimentaires et le programme assez tôt, puis vérifiez le matériel et les présentations dans les derniers jours. Cette checklist rassemble les 62 tâches et 46 fournitures du plan, dans l’ordre où vous en aurez besoin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Inscription pour la journée portes ouvertes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier un message sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Envoyer le programme aux visiteurs
Confirmer les accords avec les fournisseurs
Vérifier les présentations
2 personnes
Préparer les démonstrations
3 personnes
Tester la musique et la vidéo
2 personnes
Imprimer la liste des visiteurs
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer des panneaux de direction
Récupérer le catering
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Vider les espaces
3 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Protéger les postes de travail
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager les espaces de démonstration
4 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer le matériel d'information
2 personnes
Mettre le catering en place
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Revérifier la technique
2 personnes
Faire le briefing d’équipe
5 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Faire visiter l’atelier
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Faire des démonstrations d’exercices
3 personnes
Présenter les conseils de posture
2 personnes
Discuter des blessures sportives
2 personnes
Faire une démonstration de prévention des chutes
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement en matériel d’information
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
Recueillir les coordonnées
2 personnes
Prendre des photos
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Remettre le matériel en place
3 personnes
Refroidir le catering restant
2 personnes
Sortir les conteneurs à déchets
Retourner les matériels de location
2 personnes
Rappeler les visiteurs
Envoyer un message de remerciement
Assurer le suivi des inscriptions

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Accueil
Porte-manteauxqté 2
Paravents de confidentialitéqté 4

Matériel de sport

Tapis d'exerciceqté 8
Bandes de résistanceqté 12
Ballons de fitnessqté 4
Coussins d’équilibreqté 4
Rouleaux en mousseqté 4
Petits ballons d'entraînementqté 8
Cônesqté 12
Petites haiesqté 4
Pince-poignéesqté 6
Mètres rubansqté 4
Chronomètresqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleur portable
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Vaisselle

Verresqté 70
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Pichets à caféqté 3
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 4
Nappesqté 8

Décoration

Ballonsqté 80
Guirlandesqté 8
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 80
Panneaux d’orientationqté 12
Bandes adhésivesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins trois semaines avant la date et prévoyez un rappel une semaine avant. Demandez dès l’inscription les allergies, régimes particuliers et besoins d’accessibilité.
Préparez un programme avec des horaires précis pour les présentations et les démonstrations. Envoyez-le aux visiteurs confirmés deux à trois jours avant afin de limiter les arrivées groupées.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, la vidéo et le haut-parleur au moins 48 heures avant. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises : une démonstration peut être prête, mais inutilisable si la prise est trop éloignée.
Réservez une zone distincte pour les exercices et une autre pour l’accueil. Les tapis, bandes de résistance, ballons et rouleaux en mousse doivent être installés avant l’arrivée des visiteurs, tandis que les paravents préservent la confidentialité des postes de travail.
Imprimez la liste des visiteurs et les badges le jour précédent. Gardez quelques badges vierges à l’accueil pour les inscriptions de dernière minute et prévoyez les panneaux de direction avant d’installer les tables et les chaises.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour les portes ouvertes d’un cabinet de physiothérapie ?: Envoyez-les idéalement trois semaines avant l’événement, puis publiez un rappel sur les réseaux sociaux environ sept jours avant. Fixez une date limite d’inscription cinq à sept jours avant pour avoir le temps de confirmer les participants et le catering.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer le cabinet ?: Comptez au moins deux à trois heures le jour précédent pour vider les espaces, nettoyer, protéger les postes et préparer le matériel. Ajoutez 60 à 90 minutes le jour même pour installer les tables, les chaises, l’accueil, les boissons et la signalétique.
Quand tester le matériel audiovisuel des portes ouvertes ?: Faites un premier test 48 heures avant, puis un contrôle rapide le matin même. Vérifiez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les vidéos, le son, les câbles et chaque multiprise avec la configuration réelle de la salle.
Que prévoir pour les démonstrations de physiothérapie ?: Préparez les tapis d’exercice, bandes de résistance, ballons, coussins d’équilibre, rouleaux en mousse et accessoires de mesure au moins la veille. Gardez une zone libre d’environ 2 mètres autour de chaque démonstration pour éviter les collisions et faciliter la circulation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.