Open dag organiseren: een checklist die werkt

Een open dag vraagt om meer dan een programma en een uitnodiging. Je moet bezoekersstromen, ruimtes, ontvangst, activiteiten en catering op elkaar afstemmen. Begin met de datum, het programma en de indeling van het terrein; werk daarna toe naar aanmeldingen, vrijwilligers en materialen. In de laatste week controleer je vooral toegang, techniek, bewegwijzering en boodschappen. Met deze checklist houd je overzicht tot en met de schoonmaak na afloop.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Ruimtes en terrein indelen
2 personen
Vergunningen controleren
Reserveringen maken
Programma publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale berichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Activiteiten voorbereiden
3 personen
Informatieborden maken
2 personen
Plattegrond maken
Muziek samenstellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Sleutels en toegang regelen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Entree en ontvangst inrichten
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Activiteitenstations opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Licht en stroom controleren
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Sanitaire voorzieningen controleren
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Programma toelichten
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Activiteiten begeleiden
5 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
Activiteitenmaterialen aanvullen
Fotomoment begeleiden
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Muziek bedienen
Laatste ronde serveren
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Kleedtafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare powerbanksaantal 3
Laptop
Fotocamera

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenpompenaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Naambordjesaantal 100
Fotowand
Pijlbordenaantal 10
Krijtbordenaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Mengkommenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Tangaantal 6
Koelserviesaantal 4
Thermosflessenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Ballenaantal 8
Springtouwenaantal 6
Hoepelsaantal 6
Spelmaterialenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en terreinindeling uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast. Controleer meteen of vergunningen nodig zijn en reserveer ruimtes, tafels, stoelen en partytenten voordat andere activiteiten ze gebruiken.
Publiceer het programma minimaal 3 weken vooraf en sluit aanmeldingen ongeveer 5 dagen voor de open dag. Vraag daarbij dieetwensen en het verwachte aantal bezoekers uit, zodat je catering en zitplaatsen kunt bijstellen.
Maak één plattegrond met entree, ontvangst, informatie, activiteiten, catering en afvalbakken. Hang informatieborden op zichtlijnen en richt de informatietafel in met een laptop, plattegrond en actuele programma-informatie.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en geef iedere ploeg een duidelijke plek en taak. Zorg naast ontvangst en activiteiten ook voor iemand die sleutels, stroom, microfoon en verlenghaspels controleert.
Koel dranken de avond ervoor en zet houdbare catering, servies en thermoskannen op de ochtend zelf klaar. Test Bluetoothspeakers, microfoon en koffiezetapparaten minstens 60 minuten voor de opening; losse stekkerdozen en powerbanks worden vaak pas gemist als bezoekers er al zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open dag organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, terreinindeling en vergunningen. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de open dag en gebruik de laatste week voor materialen, vrijwilligers en techniek.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een open dag?: Reken minimaal één vrijwilliger per belangrijke publieksfunctie: ontvangst, informatietafel, activiteiten en catering. Plan daarnaast per dienst van 2 tot 3 uur minstens één reservepersoon voor pauzes en onverwachte drukte.
Wanneer moet ik de catering voor een open dag regelen?: Verzamel dieetwensen tot ongeveer 5 dagen vooraf en controleer daarna de boodschappenlijst. Koel dranken de avond ervoor; koffie, servies en houdbare catering zet je op de ochtend van de open dag klaar.
Wanneer test ik de techniek voor een open dag?: Test microfoon, Bluetoothspeakers, laptop, verlenghaspels en stekkerdozen minimaal 60 minuten voor opening. Leg oplaadbare powerbanks vooraf klaar en controleer of je op alle geplande plekken stroom hebt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.