Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas
Una jornada de puertas abiertas necesita más que un programa atractivo. Hay que coordinar permisos, espacios, inscripciones, actividades, voluntarios y el montaje para que las visitas entren y se orienten sin esperar. Esta checklist te ayuda a trabajar en orden, desde fijar la fecha hasta preparar la recepción, la información y el catering. También incluye los detalles que suelen dejarse para el último momento: llaves, preferencias dietéticas, bebidas frías y comprobación de materiales.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Distribuir los espacios y el recinto
2 personas
Comprobar permisos
Hacer reservas
Publicar el programa
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Preparar las actividades
3 personas
Hacer carteles informativos
2 personas
Hacer el plano
Seleccionar la música
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Gestionar llaves y acceso
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar la entrada y la recepción
2 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Montar estaciones de actividades
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar las instalaciones sanitarias
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Presentar el programa
Guiar visitas
3 personas
Coordinar actividades
5 personas
Proporcionar información
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
Reponer material de actividades
Coordinar el momento de fotos
Coordinar el programa de la noche
3 personas
Controlar la música
Servir la última ronda
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Gestionar la fianza y las llaves
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 10
- Sillascant. 80
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 6
- Mesas de maquillajecant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Bandejascant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarracant. 4
- Termoscant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Enrollacablescant. 4
- Regletascant. 6
- Baterías externas recargablescant. 3
- Portátil
- Cámara de fotos
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Arcos de globoscant. 2
- Bombas para globoscant. 2
- Mantelescant. 10
- Arreglos floralescant. 6
- Pancartas con nombrescant. 100
- Photowall
- Carteles direccionalescant. 10
- Pizarrascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
- Linternas a pilascant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Cucharonescant. 8
- Pinzacant. 6
- Vajilla refrigeradacant. 4
- Botellas térmicascant. 4
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Material deportivo
- Conoscant. 20
- Pelotascant. 8
- Cuerdas para saltarcant. 6
- Aroscant. 6
- Materiales de juegocant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Fija primero la fecha, el horario y el programa; después reserva los espacios y confirma los permisos necesarios. Publicar el programa antes de abrir las inscripciones evita cambios de última hora.
- Cierra las inscripciones con varios días de margen y recoge las preferencias dietéticas junto con los datos de contacto. Así puedes calcular las raciones y preparar el catering sin depender de respuestas el mismo día.
- Asigna a los voluntarios por turnos y funciones concretas: recepción, información, actividades y apoyo al montaje. Entrega el plano y los horarios al menos 24 horas antes para que sepan dónde deben estar.
- Prepara la entrada y la mesa de información como un punto visible: coloca el plano, los carteles y el programa juntos. Comprueba también las llaves, los accesos, el micrófono, los altavoces, los alargadores y las regletas antes de montar.
- Deja para la víspera las bebidas que necesiten enfriarse y el catering no perecedero, pero revisa antes toda la lista de compra. El día del evento, monta primero carpas, mesas y sillas; después prepara recepción, actividades y decoración.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, comprobar permisos, reservar espacios y publicar el programa. Deja la última semana para cerrar inscripciones, asignar voluntarios y confirmar materiales.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una jornada de puertas abiertas?
- Ábrelas entre 3 y 4 semanas antes y ciérralas entre 3 y 5 días antes del evento. Ese margen permite recoger preferencias dietéticas y ajustar actividades, sillas, bebidas y catering.
- ¿Qué se prepara el día anterior?
- El día anterior puedes enfriar las bebidas, preparar el catering no perecedero, revisar los materiales y dejar listos los carteles, el plano y el programa. Reserva al menos 2 horas para esta comprobación final.
- ¿En qué orden se monta una jornada de puertas abiertas?
- Monta primero las carpas y el mobiliario, después la entrada y la recepción, y luego la mesa de información y las actividades. Haz una prueba de sonido y revisa accesos, cables y llaves como mínimo 60 minutos antes de abrir.
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