Journée portes ouvertes : la checklist d’organisation

Une journée portes ouvertes demande de coordonner l’accueil, les activités, les espaces et les bénévoles sans laisser les détails s’accumuler la veille. Commencez par fixer la date et le programme, puis avancez vers les autorisations, les réservations et les inscriptions. Les dernières étapes concernent surtout l’accès, la signalétique, le matériel, les boissons et l’installation sur place. Cette checklist regroupe les 64 tâches et les 55 fournitures du plan pour suivre l’organisation dans l’ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Répartir les espaces et le terrain
2 personnes
Vérifier les autorisations
Faire les réservations
Publier le programme
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer les activités
3 personnes
Créer les panneaux d'information
2 personnes
Créer le plan
Composer la musique
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Organiser les clés et l’accès
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Aménager l’entrée et l’accueil
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Installer les stands d’activités
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les installations sanitaires
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme
Accompagner les visites guidées
3 personnes
Encadrer les activités
5 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
Réapprovisionner le matériel d’activités
Animer le moment photo
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Gérer la musique
Servir le dernier tour
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 6
Tables de maquillageqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 4
Thermosqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Batteries externes rechargeablesqté 3
Ordinateur portable
Appareil photo

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Pompes à ballonsqté 2
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 100
Mur photo
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux en ardoiseqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Saladiersqté 4
Louchesqté 8
Pinceqté 6
Vaisselle isothermeqté 4
Bouteilles isothermesqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Matériel de sport

Cônesqté 20
Ballonsqté 8
Cordes à sauterqté 6
Cerceauxqté 6
Matériel de jeuqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant de lancer les invitations : les visiteurs doivent connaître les horaires, les activités proposées et les modalités d’inscription. Prévoyez aussi un délai de réponse pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Répartissez les espaces avant de réserver ou d’installer le mobilier. Le plan doit faire apparaître l’entrée, l’accueil, le stand d’information, les activités, les tables, les chaises et les zones de circulation.
Ne gardez pas les autorisations, les réservations et l’accès au lieu pour la dernière semaine. Vérifiez les clés, les horaires d’ouverture et les éventuelles contraintes électriques suffisamment tôt pour pouvoir corriger le plan.
Prévoyez un responsable par zone et répartissez les bénévoles par créneau. L’accueil, l’orientation, les activités, le ravitaillement et le rangement ne doivent pas dépendre d’une seule personne.
La veille, vérifiez le matériel et préparez ce qui se conserve : boissons à refroidir, restauration longue conservation, signalétique et supports d’information. Le jour même, installez d’abord les tables, les chaises, les tentes et l’accueil, puis testez le son et les branchements.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date. Cela laisse le temps de fixer le programme, vérifier les autorisations, réserver le matériel, publier les informations et traiter les inscriptions.
Que faut-il prévoir pour l’accueil d’une journée portes ouvertes ?: Prévoyez un espace d’entrée clairement visible, un stand d’information, le plan du lieu, les panneaux d’information et une personne disponible pendant chaque créneau. Organisez aussi les clés et l’accès avant le jour de l’événement.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer les lieux ?: Réservez au minimum 2 à 3 heures avant l’ouverture pour installer les tables, les chaises, les tentes, l’accueil, la signalétique et le matériel audio. Ajoutez 30 minutes pour tester les rallonges, multiprises, haut-parleurs et le microphone.
Quand acheter les boissons et préparer la restauration ?: Faites les courses 1 à 3 jours avant, selon les produits. Refroidissez les boissons la veille et préparez à l’avance uniquement les aliments qui se conservent bien, en tenant compte des besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.