Open dag organiseren: een checklist die werkt
Een open dag vraagt om meer dan een programma en een uitnodiging. Je moet bezoekers ontvangen, activiteiten begeleiden, informatie geven en tegelijk zorgen dat catering, techniek en terrein klaarstaan. Begin met datum, programma en aanmeldingen en werk daarna toe naar de opbouw. Plan vooraf ook vrijwilligers per taak en controleer materialen voor activiteiten zoals een knopenactiviteit. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer geregeld moet zijn, zodat je op de dag zelf niet nog naar bekers, verlengkabels of pijlborden hoeft te zoeken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Activiteitenprogramma uitwerken
3 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
4 personen
Activiteitenmateriaal controleren
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Activiteitenstations opbouwen
6 personen
Speakers en microfoon testen
2 personen
Event
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Rondleidingen geven
3 personen
Scoutinginformatie geven
2 personen
Knopenactiviteit begeleiden
2 personen
Buitenspellen begeleiden
4 personen
Kampvuuractiviteit begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval en toiletten controleren
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Materialen veilig opbergen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Biertafelsaantal 4
- Infobalie
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Bordenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Messenaantal 80
- Lepelsaantal 40
- Koffiekopjesaantal 40
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 4
- Serveerschalenaantal 10
- Scharenaantal 4
Apparatuur
- Speakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Oplaadbare portofoonsaantal 4
- Laptop
- Printer
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Pijlbordenaantal 10
- Informatiebannersaantal 4
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- Ledlampenaantal 6
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 4
- Pionnenaantal 20
- Touwenaantal 10
- Houten palenaantal 12
- Knutseltafelsaantal 2
- Knutselmaterialen
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Afwasbakkenaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Stuur uitnodigingen zodra datum en programma vaststaan en verwerk aanmeldingen doorlopend. Vraag dieetwensen uiterlijk één week vooraf uit, zodat hapjes en catering daarop kunnen worden afgestemd.
- Maak per tijdsblok een vrijwilligersindeling: minstens één persoon bij de aanmeldtafel, één bij de infobalie en per activiteitenstation een begeleider. Zet ook een reservepersoon in voor pauzes en onverwachte uitval.
- Controleer materialen voor elke activiteit minimaal drie dagen vooraf. Leg voor de knopenactiviteit bijvoorbeeld scharen en het overige activiteitenmateriaal bij elkaar en test of alles bruikbaar is.
- Plan de terreinopbouw op volgorde: eerst partytenten, tafels en stoelen, daarna infobalie, cateringtafel en activiteitenstations. Hang pijlborden en vlaggenlijnen pas op nadat de looproutes en ingangen vrij zijn.
- Test speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór bezoekers komen. Laad portofoons de avond ervoor op en zet een laptop, printer en reservepapier bij de aanmeldtafel klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een open dag organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en uitnodigingen. Plan de vrijwilligers, activiteiten en materialen uiterlijk 2 weken voor de open dag definitief.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een open dag?
- Reken op minimaal één vrijwilliger bij de ontvangst, één bij de infobalie en één begeleider per actief activiteitenstation. Voeg daarnaast per vier à vijf aanwezige vrijwilligers één reservekracht toe voor pauzes en uitval.
- Wanneer moet ik de hapjes en drankjes voor een open dag regelen?
- Verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf en doe de boodschappen 1 à 2 dagen voor de open dag. Koel dranken de avond ervoor en bereid houdbare hapjes zo veel mogelijk vooraf.
- Wanneer moet ik de weersverwachting controleren voor een open dag?
- Controleer de verwachting 5 tot 7 dagen vooraf voor de grote voorbereiding en opnieuw de avond ervoor. Neem bij buitenactiviteiten dan een definitief besluit over partytenten, opstelling en eventuele aanpassingen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!