Journée portes ouvertes : la checklist d’organisation

Une journée portes ouvertes réussie repose sur une préparation répartie dans le temps, pas sur une installation précipitée le matin même. Commence par publier la date et le programme, puis suis les inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles. La veille, vérifie la météo, rassemble le matériel et prépare les boissons et les en-cas. Le jour J, prévois un point d’information visible, un bureau d’inscription et des responsables pour les visites, les activités et l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Élaborer le programme d’activités
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Vérifier le matériel d'activités
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les stands d’activités
6 personnes
Tester les enceintes et le micro
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Faire des visites guidées
3 personnes
Donner des informations sur les scouts
2 personnes
Animer l'activité de nouage
2 personnes
Encadrer les jeux en plein air
4 personnes
Encadrer l’activité du feu de camp
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier les déchets et les toilettes
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Ranger le matériel en toute sécurité
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de bièreqté 4
Bureau d’information
Poubellesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 40
Tasses à caféqté 40

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Ciseauxqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Talkies-walkies rechargeablesqté 4
Ordinateur portable
Imprimante

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Panneaux indicateursqté 10
Bannières d’informationqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Cônesqté 20
Cordesqté 10
Poteaux en boisqté 12
Tables de loisirs créatifsqté 2
Matériel de bricolage

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Bacs à vaisselleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Publie le programme assez tôt pour laisser le temps de s’inscrire. Demande aussi les besoins alimentaires lors de l’inscription, puis fixe une date limite de réponse quelques jours avant l’événement.
Répartis les bénévoles par créneau et par mission, avec au moins une personne à l’accueil, une au bureau d’inscription et une pour chaque activité. Prévois également un contact joignable pendant toute la journée.
Fais une inspection du site avant l’installation : accès, emplacement des tentes, circulation entre les stands et prises électriques. Teste les enceintes et le microphone avant l’arrivée des visiteurs, avec les rallonges et multiprises nécessaires.
Installe d’abord les tables, les chaises, les tentes et le comptoir d’information, puis les stands d’activités et la signalétique. Les panneaux indicateurs doivent être visibles depuis l’entrée et guider vers l’inscription, les visites et les toilettes.
Refroidis les boissons et prépare les en-cas la veille lorsque c’est possible. Pour le café, vérifie le nombre de machines, bouilloires et thermos disponibles, et place des poubelles près des zones de restauration et d’attente.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes ?: Commence au moins 4 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de publier le programme, recueillir les inscriptions, répartir les bénévoles et réserver le matériel nécessaire.
Que faut-il préparer la veille d’une journée portes ouvertes ?: La veille, vérifie la météo, rassemble le matériel, contrôle les équipements d’activité, refroidis les boissons et prépare les en-cas. Imprime aussi les documents utiles pour le bureau d’inscription et le comptoir d’information.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévois au minimum une personne à l’accueil, une au bureau d’inscription, un responsable par activité et une personne pour les visites guidées. Ajoute un ou deux bénévoles de réserve pour les pauses et les imprévus.
À quelle heure installer une journée portes ouvertes ?: Commence l’installation au moins 2 heures avant l’ouverture au public. Garde les 30 dernières minutes pour tester le son, vérifier les panneaux, installer les boissons et mettre en place l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.