Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas
Una jornada de puertas abiertas necesita más coordinación que una simple reunión: hay que recibir visitantes, explicar el programa y mantener varias actividades en marcha. Esta checklist reúne el trabajo desde la publicación de la fecha hasta el desmontaje, con especial atención al registro, las visitas guiadas y la actividad de nudos. Reserva tiempo para revisar el recinto, probar el sonido y preparar las mesas de catering. Así evitarás improvisaciones cuando lleguen los primeros visitantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Publicar la fecha y el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Desarrollar el programa de actividades
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
4 personas
Comprobar el material de actividades
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar carpas
4 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar estaciones de actividades
6 personas
Probar los altavoces y el micrófono
2 personas
Evento
Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Dar visitas guiadas
3 personas
Dar información sobre el scouting
2 personas
Coordinar la actividad de nudos
2 personas
Dirigir los juegos al aire libre
4 personas
Guiar la actividad de la hoguera
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Comprobar los residuos y los baños
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
Guardar los materiales de forma segura
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de cervezacant. 4
- Mostrador de información
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Platoscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cuchilloscant. 80
- Cucharascant. 40
- Tazas de cafécant. 40
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 4
- Bandejas de servircant. 10
- Tijerascant. 4
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Walkie-talkies recargablescant. 4
- Portátil
- Impresora
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Carteles direccionalescant. 10
- Banners informativoscant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Material deportivo
- Balones de fútbolcant. 4
- Conoscant. 20
- Cuerdascant. 10
- Postes de maderacant. 12
- Mesas de manualidadescant. 2
- Materiales de manualidades
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobascant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregaderoscant. 3
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Publica la fecha y el programa con al menos 3 semanas de antelación. Incluye la forma de inscripción y pregunta por las preferencias dietéticas para poder calcular la compra y preparar el catering.
- Asigna los voluntarios antes de la última semana y define turnos de 2 a 3 horas. Necesitarás personas diferenciadas para el registro, las visitas guiadas, la información sobre scouting y la coordinación de los nudos.
- Revisa el recinto y monta las zonas al menos 2 horas antes de la apertura. Deja señalizadas la entrada, la mesa de información, el catering y cada estación de actividades.
- Comprueba el material técnico el mismo día, con tiempo suficiente para resolver fallos. Prueba los altavoces y el micrófono, coloca los cables alargadores de forma segura y carga los walkie-talkies.
- No dejes las bebidas y el café para el último momento: enfría las bebidas varias horas antes y prepara termos, máquinas de café, vasos y utensilios antes de que empiecen las visitas. Coloca también papeleras cerca de las mesas y del catering.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?
- Envíalas al menos 3 semanas antes de la jornada. Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes para conocer la asistencia prevista y las necesidades dietéticas.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el recinto?
- Empieza el montaje como mínimo 2 horas antes de recibir visitantes. Reserva otros 30 minutos para comprobar las estaciones de actividades, la mesa de registro y el equipo de sonido.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?
- Para una jornada con registro, visitas y actividades simultáneas, calcula al menos 1 voluntario por función activa y añade 2 personas de apoyo. Organiza turnos de 2 a 3 horas para mantener la atención durante todo el programa.
- ¿Cuándo hay que comprobar la previsión del tiempo?
- Consulta la previsión 48 horas antes y vuelve a revisarla la mañana del evento. Si se esperan cambios, decide antes de abrir dónde colocar las carpas y cómo trasladar las actividades al interior.
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