Open dag organiseren: checklist van voorbereiding tot afronding

Een open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een paar tafels. Je regelt bezoekersstromen, vrijwilligersdiensten, activiteiten, catering en duidelijke informatie op locatie. Begin met programma, locatie en vergunningen en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en de inrichting. Controleer vlak voor de dag vooral materialen, voorraad, allergenenlabels en de bewegwijzering. Met deze checklist houd je de 76 taken en 77 benodigde spullen op volgorde bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma definitief maken
2 personen
Locatie en toegang bevestigen
Reserveringen voor meubilair maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers bevestigen
Vrijwilligersdiensten indelen
Activiteitenbegeleiders bevestigen
Vergunningen en afspraken controleren
Locatie vooraf inspecteren
2 personen
Plattegrond voor de inrichting maken
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Programmaflyers opmaken
Bezoekerslijst voorbereiden
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Informatiebladen verzamelen
2 personen
Activiteitenmateriaal controleren
2 personen
Decoratie voorbereiden
3 personen
Voorraadkratten samenstellen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Versproducten controleren
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Allergenen bij gerechten labelen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Gereedschap en kabels controleren
2 personen
Apparatuur opladen
Weersverwachting controleren
Binnenalternatief klaarzetten
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Informatietafels inrichten
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Activiteitenhoeken opbouwen
5 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Veilige looproutes vrijmaken
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Opening aankondigen
Bezoekers naar activiteiten begeleiden
3 personen
Creatieve activiteit begeleiden
2 personen
Spelactiviteiten begeleiden
3 personen
Informatie verstrekken
3 personen
Kinderen bij activiteiten begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet netjes houden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Laatste ronde serveren
2 personen
Bezoekers vriendelijk uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Activiteitenmateriaal verzamelen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restvoorraad opbergen
2 personen
Deelnemersgegevens veilig opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Partytentenaantal 2
Kledingrekkenaantal 2
Opbergkrattenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Dessertbordjesaantal 100
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Catering

Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Buffetbakkenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Taartplateausaantal 4
Drankdispensersaantal 4
Servettenhoudersaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Ovenplatenaantal 6
Koekenpannenaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Powerbanksaantal 4
Prikbordenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Bloemstukkenaantal 6
Fotowand
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjeshoudersaantal 4

Sportmateriaal

Tafelvoetbalspel
Cornholebordenset
Ballenaantal 12
Hoepelsaantal 8
Kegelsaantal 20
Springtouwenaantal 8
Spelletjesaantal 12
Knutseltafelkledenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Bezemaantal 3
Vuilnisblikkenaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Eerstehulpkoffer
Brandblussersaantal 2

Informatie

Ontvangstbalie
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Naamkaartjesaantal 150
Programmabordenaantal 6
Menubordenaantal 6
Folderbakkenaantal 8
Polsbandjesaantal 150

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Maak het programma uiterlijk enkele weken vooraf definitief. Zo kun je activiteitenbegeleiders bevestigen, flyers opmaken en bezoekers tijdig informeren.
Verwerk aanmeldingen direct en verzamel dieetwensen niet pas bij binnenkomst. Zet allergenenlabels klaar voordat hapjes en buffetbakken worden gevuld.
Plan vrijwilligersdiensten met overlap rond opbouw, ontvangst en afsluiting. Reken per wisselmoment enkele minuten overdracht in, zodat de ontvangst niet stilvalt.
Inspecteer de locatie vooraf met de plattegrond in de hand. Controleer looproutes, toegang, partytenten, tafels, stoelen en de plaats van bewegwijzering.
Stel voorraadkratten per onderdeel samen: ontvangst, activiteiten en catering. Controleer versproducten op de laatste dag en zet houdbare voorraad eerder klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met programma, locatie, vergunningen en reserveringen. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en de toegang definitief zijn; verwerk aanmeldingen daarna wekelijks.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een open dag?: Maak eerst diensten voor ontvangst, activiteiten, catering en praktische ondersteuning. Plan per gelijktijdige activiteit minimaal één begeleider en zorg voor minstens één extra persoon als reserve tijdens piekmomenten.
Wanneer regel ik catering voor een open dag?: Bepaal het aanbod en verzamel dieetwensen uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf. Doe houdbare boodschappen eerder, controleer versproducten de dag ervoor en label allergenen voordat het buffet opengaat.
Wat moet ik de dag voor een open dag controleren?: Controleer programmaflyers, bezoekerslijst, naamkaartjes, activiteitenmateriaal, bewegwijzering en alle voorraadkratten. Zet houdbare spullen klaar en loop de locatie nog één keer na op toegang, inrichting en ontbrekende materialen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.