Open dag organiseren: checklist en planning

Een open dag draait om een duidelijke route, herkenbare informatiepunten en activiteiten die op tijd klaarstaan. Begin met de datum, locatie en het programma en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en de vrijwilligersindeling. In de laatste week controleer je materialen, bewegwijzering, catering en het draaiboek. Op de dag zelf ligt de nadruk op ontvangst, ingerichte activiteitenstations en een korte controle van alle ruimtes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en ruimtes reserveren
Activiteiten en demonstraties kiezen
3 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programma naar deelnemers sturen
Leveringen en boodschappen plannen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programma- en routeborden maken
2 personen
Draaiboek printen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Aanmeldlijst klaarleggen
Locatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Informatietafels opstellen
3 personen
Activiteitenstations inrichten
5 personen
Demonstratieruimte inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Route- en bewegwijzeringsborden plaatsen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Koffie- en theehoek inrichten
2 personen
Buffet en uitgiftepunt inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Techniek en verlichting testen
2 personen
Toiletten controleren
Teambriefing houden
8 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma toelichten
2 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Informatietafels bemannen
5 personen
Workshops begeleiden
4 personen
Demonstraties verzorgen
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dieetmaaltijden apart uitgeven
Garderobe beheren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
Pauzes voor medewerkers regelen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Laatste ronde langs ruimtes maken
2 personen
Eindmededeling verzorgen

Nazorg

Overgebleven voedsel koelen
2 personen
Materialen veilig opbergen
3 personen
Meubilair afbouwen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Keuken opruimen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Huurmaterialen controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Statafelsaantal 6
Kleedkamertafel
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Partytentenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Melkkannenaantal 4
Suikerbakjesaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 15
Bloemstukkenaantal 8
Plakbandaantal 6
Kabelbindersaantal 100
Naamkaartjesaantal 120
Pennenaantal 20
Informatiehoudersaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Microfoonsaantal 2
Laptopsaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Projectorenaantal 2
Handkarrenaantal 2
Ventilatorenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12
Ovenwantenaantal 4
Theedoekenaantal 12

Schoonmaak

Schoonmaakkarrenaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiegelaantal 6
Papieren handdoekrollenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Staande lampenaantal 4

Sportmateriaal

Knutseltafelsaantal 4
Knutselstoelenaantal 24
Kleurpotlodenaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Tekenpapieraantal 300
Schortenaantal 24
Ballenaantal 12
Hoepelsaantal 8
Spelmaterialenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de uitnodigingen en het aanmeldformulier ruim vóór de open dag, zodat je dieetwensen en het verwachte aantal bezoekers uiterlijk een week vooraf kunt verwerken.
Maak per activiteit een verantwoordelijke en laat die persoon de materialen, tafelopstelling en uitleg controleren voordat de eerste bezoekers binnenkomen.
Zet bij de ontvangstbalie de aanmeldlijst, naamkaartjes, pennen en het programma bij elkaar. Zo voorkom je dat bezoekers bij verschillende tafels moeten zoeken.
Maak naast programmaborden ook routeborden naar de activiteitenstations, toiletten en catering. Controleer de looproute minstens één keer voordat de locatie opengaat.
Controleer de weersverwachting de dag ervoor en bepaal dan of partytenten, extra afvalbakken of een andere indeling nodig zijn. Koel dranken op tijd en houd waterkokers, koffie- en theeservies bij de juiste tafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en aanmeldformulier klaar zijn, zodat je minstens 2 weken hebt om aanmeldingen te verwerken.
Wat moet ik een week voor een open dag regelen?: Verwerk de aanmeldingen, verzamel dieetwensen en deel de vrijwilligers in. Maak ook naamkaartjes, programma- en routeborden, controleer de materialen en stuur deelnemers het definitieve programma.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een open dag?: Plan minimaal één vrijwilliger bij de ontvangst en één per actief activiteitenstation. Voeg bij grotere bezoekersstromen een extra persoon toe voor catering, routevragen en het aanvullen van bekers, hapjes en informatiemateriaal.
Wanneer zet ik de locatie klaar voor een open dag?: Reserveer op de dag zelf minstens 2 uur voor tafels, stoelen, ontvangstbalie, informatietafels en activiteitenstations. Leg het draaiboek en de aanmeldlijst klaar voordat bezoekers arriveren en controleer daarna alle ruimtes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.