Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas
Una jornada de puertas abiertas necesita más que una fecha y unas mesas preparadas. Hay que coordinar el programa, las salas, las inscripciones, los voluntarios y el recorrido de los visitantes. Esta checklist te ayuda a avanzar en orden, desde la planificación inicial hasta la recepción y el montaje. También incluye los detalles que suelen quedar para el último momento, como las preferencias dietéticas, la señalización, las bebidas frías y la previsión meteorológica.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar y las salas
Elegir actividades y demostraciones
3 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar el programa a los participantes
Planificar entregas y compras
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Crear carteles de programa y de ruta
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Reunir los materiales
3 personas
Preparar la lista de registro
Comprobar el lugar
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Instalar mesas informativas
3 personas
Montar estaciones de actividades
5 personas
Montar la zona de demostración
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta y orientación
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar el rincón de café y té
2 personas
Montar el bufé y el punto de recogida
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Montar aperitivos
3 personas
Probar la técnica y la iluminación
2 personas
Comprobar los baños
Hacer briefing al equipo
8 personas
Evento
Atender la recepción
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Presentar el programa
2 personas
Guiar visitas
4 personas
Atender las mesas de información
5 personas
Guiar talleres
4 personas
Ofrecer demostraciones
3 personas
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Servir por separado las comidas especiales
Gestionar el guardarropa
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
Organizar descansos para el personal
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Hacer la última ronda por las salas
2 personas
Encargarse del anuncio final
Seguimiento
Enfriar la comida sobrante
2 personas
Guardar los materiales de forma segura
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Ordenar la cocina
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Registrar objetos perdidos
Comprobar el material de alquiler
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 100
- Mesas altascant. 6
- Mesa de camerino
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 8
- Carpas de fiestacant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cucharonescant. 8
- Cuencoscant. 20
- Jarras de cafécant. 4
- Teterascant. 3
- Jarras de lechecant. 4
- Azucareroscant. 4
Decoración
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 2
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 15
- Arreglos floralescant. 8
- Cinta adhesivacant. 6
- Bridascant. 100
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Bolígrafoscant. 20
- Portainformacióncant. 12
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Micrófonoscant. 2
- Portátilescant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Proyectorescant. 2
- Carritos de manocant. 2
- Ventiladorescant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 6
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Bandejas de servircant. 16
- Pinzas de servircant. 8
- Termoscant. 6
- Acumuladores de fríocant. 20
- Papel de aluminiocant. 4
- Recipientes herméticoscant. 12
- Guantes de hornocant. 4
- Paños de cocinacant. 12
Limpieza
- Carros de limpiezacant. 2
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 6
- Sets de escobacant. 3
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Gel desinfectantecant. 6
- Rollos de papel de cocinacant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas de piecant. 4
Material deportivo
- Mesas de manualidadescant. 4
- Sillas para manualidadescant. 24
- Lápices de colorescant. 12
- Rotuladorescant. 12
- Papel para dibujarcant. 300
- Delantalescant. 24
- Pelotascant. 12
- Aroscant. 8
- Materiales de juegocant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y las salas antes de enviar las invitaciones. Si hay varias actividades o demostraciones, asigna cada una a un espacio concreto y calcula al menos 15 minutos entre bloques para facilitar los cambios.
- Abre el formulario de inscripción con tiempo suficiente para recoger preferencias dietéticas y preparar la lista de registro. Como referencia, ciérralo entre 3 y 5 días antes para poder ajustar compras, aperitivos, tarjetas de nombre y voluntarios.
- Envía el programa definitivo a los participantes al menos 48 horas antes. Incluye horarios, salas y el recorrido; así reduces preguntas en recepción y puedes colocar los carteles de programa y de ruta antes de que lleguen los primeros visitantes.
- Haz una comprobación del lugar el día anterior y confirma mesas, sillas, mesas informativas, estaciones de actividades y recepción. Si el evento es exterior, revisa el pronóstico 24 horas antes y decide dónde colocar las carpas o qué material debe quedar protegido.
- No dejes la compra y las bebidas para la mañana del evento. Enfría las bebidas con varias horas de antelación, reúne los materiales el día anterior y prepara por separado la lista de registro, el plan de trabajo, los bolígrafos y las tarjetas de nombre.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, reservar las salas y definir las actividades. Deja los últimos 3 a 5 días para cerrar inscripciones, compras, señalización y asignación final de voluntarios.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes si necesitas gestionar inscripciones. Manda el programa definitivo y la información práctica al menos 48 horas antes del evento.
- ¿Cuándo se prepara el montaje de una jornada de puertas abiertas?
- Comprueba el lugar y reúne los materiales el día anterior. El montaje de mesas, sillas, recepción, señalización y estaciones de actividades debería empezar entre 2 y 3 horas antes de la apertura.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?
- Asigna como mínimo una persona a recepción y otra por cada estación de actividad o demostración que funcione al mismo tiempo. Añade 1 o 2 personas de apoyo para orientar a los visitantes, reponer materiales y resolver incidencias.
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