Journée portes ouvertes : la checklist d’organisation

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un parcours simple pour les visiteurs et une répartition précise pour l’équipe. Commence par fixer la date, le programme et les espaces, puis ouvre les inscriptions assez tôt pour estimer les besoins alimentaires et le nombre de bénévoles. À l’approche du jour J, concentre-toi sur l’accueil, la signalétique, les activités et la préparation du lieu. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les espaces
Choisir les activités et les démonstrations
3 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer le programme aux participants
Planifier les livraisons et les courses
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les panneaux du programme et de l’itinéraire
2 personnes
Imprimer le déroulé
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer la liste d’inscription
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Installer les tables d'information
3 personnes
Installer les postes d’activités
5 personnes
Aménager l'espace de démonstration
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de signalisation et d'orientation
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Aménager le coin café et thé
2 personnes
Aménager le buffet et le point de service
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
Vérifier les toilettes
Faire le briefing d’équipe
8 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Présenter le programme
2 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Tenir les tables d'information
5 personnes
Encadrer les ateliers
4 personnes
Assurer les démonstrations
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Distribuer séparément les repas spéciaux
Gérer le vestiaire
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Organiser les pauses du personnel
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Faire le dernier tour des salles
2 personnes
Assurer le message de clôture

Suivi

Refroidir les restes
2 personnes
Ranger le matériel en toute sécurité
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger la cuisine
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Vérifier le matériel de location
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Tables hautesqté 6
Table de loge
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2
Poubellesqté 8
Tentes de réceptionqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Petits bolsqté 20
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 15
Compositions floralesqté 8
Ruban adhésifqté 6
Serre-câblesqté 100
Badges nominatifsqté 120
Stylosqté 20
Porte-informationsqté 12

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Microphonesqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Écrans de projectionqté 2
Projecteursqté 2
Chariots à mainqté 2
Ventilateursqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 20
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12
Gants de cuisineqté 4
Torchonsqté 12

Nettoyage

Chariots de ménageqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Gel désinfectantqté 6
Essuie-tout en papierqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampadairesqté 4

Matériel de sport

Tables de loisirs créatifsqté 4
Chaises de bricolageqté 24
Crayons de couleurqté 12
Feutresqté 12
Papier à dessinqté 300
Tabliersqté 24
Ballonsqté 12
Cerceauxqté 8
Matériel de jeuqté 6

Catering

Courses

Conseils

Ouvre le formulaire d’inscription au moins trois semaines avant la journée portes ouvertes. Demande le nombre de participants et les besoins alimentaires afin d’ajuster les en-cas, les boissons et le personnel d’accueil.
Envoie le programme aux participants trois à cinq jours avant l’événement. Indique clairement les horaires, l’itinéraire et les activités ou démonstrations accessibles sur place.
Prépare les badges nominatifs, les stylos et la liste d’inscription la veille. Prévois un bureau d’accueil visible dès l’entrée, avec les informations utiles et le déroulé imprimé.
Installe la signalétique avant l’arrivée du public : panneaux du programme, itinéraire et tables d’information. Utilise du ruban adhésif ou des serre-câbles pour fixer les supports et sécuriser les câbles.
Vérifie les prévisions météo 48 heures avant l’ouverture. Si une partie du programme est dehors, confirme à ce moment-là les tentes, les tables, les chaises et les solutions de rangement du matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une journée portes ouvertes ?: Commence la préparation six à huit semaines avant la date prévue. Fixe d’abord le lieu, les espaces, le programme et les activités, puis ouvre les inscriptions environ trois semaines avant.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoie une première invitation trois à quatre semaines avant l’événement. Prévois un rappel trois à cinq jours avant, avec le programme, les horaires et les informations d’accès.
Quand préparer le matériel et les badges ?: Rassemble le matériel et prépare les badges la veille. Installe les tables, les chaises, l’accueil et les postes d’activités le jour même, idéalement deux à trois heures avant l’ouverture.
Combien de boissons prévoir par personne ?: Pour le premier accueil, compte deux à trois boissons par personne, puis environ une boisson par heure supplémentaire. Prévois davantage d’eau si la météo est chaude et garde les boissons au frais dans des glacières.

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