Boodschappenlijst voor een open dag

Voor een open dag heb je meer nodig dan koffie en een paar tafels. Bezoekers bewegen tussen ontvangst, activiteiten en informatiepunten, vaak binnen én buiten. Regel daarom ook partytenten, bewegwijzering, afvalbakken en techniek voor mededelingen of muziek. Stem servies en catering af op het aantal aanmeldingen en houd extra drinkglazen, koffie en water achter de hand. Controleer uiterlijk een week vooraf wat al aanwezig is en wat nog gekocht, geleend of gereserveerd moet worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Kleedtafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare powerbanksaantal 3
Laptop
Fotocamera

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenpompenaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Naambordjesaantal 100
Fotowand
Pijlbordenaantal 10
Krijtbordenaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Mengkommenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Tangaantal 6
Koelserviesaantal 4
Thermosflessenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Ballenaantal 8
Springtouwenaantal 6
Hoepelsaantal 6
Spelmaterialenaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Warme chocolademelk - 2 pakken
- Suiker - 2 pakken
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenen - 8 stuks
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Iced tea - 6 flessen
- Spa Blauw - 8 flessen
- Spa Rood - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Bier - 5 kratten
- Alcoholvrij bier - 2 kratten
- Rode wijn - 6 flessen
- Witte wijn - 6 flessen
- Rosé - 4 flessen
- IJsblokjes - 10 zakken
- Stokbroden - 12 stuks
- Mini afbakbroodjes - 8 pakken
- Roomboter - 4 pakken
- Jonge kaas - 2 kilo
- Brie - 1 kilo
- Roomkaas - 6 kuipjes
- Hummus - 6 bakjes
- Kipfiletbeleg - 1 kilo
- Ham - 1 kilo
- Komkommers - 8 stuks
- Tomaten - 3 kilo
- Sla - 6 kroppen
- Paprika's - 12 stuks
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 50 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Mandarijnen - 40 stuks
- Mini croissants - 6 pakken
- Mini muffins - 6 pakken
- Roomboterkoekjes - 6 pakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Paprikachips - 6 zakken
- Zoutjes - 4 zakken
- Popcorn - 4 zakken
- Notenmix - 3 zakken
- Glutenvrije crackers - 3 pakken
- Glutenvrije koekjes - 3 pakken
- Vegan wraps - 4 pakken
- Vegan falafel - 2 kilo
- Vegan beleg - 6 kuipjes
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Pindakaas - 2 potten
- Jam - 2 potten
- Olijven - 4 potten
- Augurken - 3 potten
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 pot
- Paprikapoeder - 1 pot
- Olijfolie - 1 fles
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Servetten - 500 stuks
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 3 rollen
- Vaatwastabletten - 1 pak
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Desinfecterende spray - 2 flessen
- Sponzen - 6 stuks
- Microvezeldoeken - 12 stuks

Tips

Reken voor koffie op één kop per bezoeker per uur en zet per 25 gasten minimaal één thermoskan of koffiezetapparaat klaar. Plan ook koffiekopjes, schotels, suiker en roerstaafjes mee; die worden bij een open dag snel vergeten.
Voorzie elke publieksruimte van minstens één afvalbak en plaats extra bakken bij de catering en uitgang. Leeg ze vóór de opening en controleer ze tijdens de dag elke 60 tot 90 minuten.
Zet bij buitenactiviteiten één partytent klaar als beschutte plek voor ontvangst of informatie. Controleer 2 dagen vooraf of tenten, tafels en stoelen compleet zijn en of de ondergrond geschikt is.
Gebruik per informatiepunt een tafelkleed, duidelijke borden en een plattegrond. Maak de route naar entree, activiteiten en toiletten uiterlijk de avond ervoor zichtbaar met informatieborden en vlaggenlijnen.
Test microfoon, bluetoothspeakers, verlenghaspels en stekkerdozen minimaal 24 uur vooraf op de uiteindelijke plek. Laad powerbanks op en houd minstens één reservekabel of stroompunt beschikbaar voor de laptop.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een open dag?: Zet voor minimaal 25 tot 30% van het verwachte bezoekersaantal een stoel klaar als bezoekers doorlopend komen en gaan. Bij 100 verwachte bezoekers zijn dat dus ongeveer 25 tot 30 stoelen, aangevuld met zitplekken voor vrijwilligers en presentaties.
Hoeveel koffie en drinken moet ik kopen voor een open dag?: Reken voor koffie op één kop per bezoeker per uur. Voor het eerste uur kun je daarnaast 2 tot 3 drankjes per persoon inkopen; houd bij een programma van meerdere uren extra voorraad achter de hand voor vrijwilligers en late bezoekers.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een open dag doen?: Doe houdbare boodschappen en wegwerpreserves uiterlijk 3 dagen vooraf. Koop gekoelde producten 1 dag vooraf, koel dranken direct en controleer op de ochtend zelf of koffie, water, servies en catering compleet klaarstaan.
Hoeveel afvalbakken heb ik nodig voor een open dag?: Begin met één afvalbak per publieksruimte en voeg minimaal één bak toe bij elk cateringpunt en de uitgang. Voor 100 bezoekers zijn meestal 5 tot 6 bakken praktisch; leeg ze tijdens de dag elke 60 tot 90 minuten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.