Que faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?

Une journée portes ouvertes demande plus qu’un buffet et quelques chaises. Il faut pouvoir accueillir les visiteurs, les orienter, servir des boissons et maintenir les espaces propres pendant plusieurs heures. Prévoyez le mobilier, la vaisselle, le matériel technique et les éléments de signalétique avant de faire les courses. Cette liste vous aide aussi à repérer les oublis fréquents : rallonges, gobelets réutilisables, thermos, poubelles et batteries chargées.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 6
Tables de maquillageqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 4
Thermosqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Batteries externes rechargeablesqté 3
Ordinateur portable
Appareil photo

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Pompes à ballonsqté 2
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 100
Mur photo
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux en ardoiseqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Saladiersqté 4
Louchesqté 8
Pinceqté 6
Vaisselle isothermeqté 4
Bouteilles isothermesqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Matériel de sport

Cônesqté 20
Ballonsqté 8
Cordes à sauterqté 6
Cerceauxqté 6
Matériel de jeuqté 4

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Chocolat chaud - 2 paquets
- Sucre - 2 paquets
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 8 pièces
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Iced tea - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière - 5 casiers
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Rosé - 4 bouteilles
- Glaçons - 10 sacs
- Baguettes - 12 pièces
- Mini petits pains à cuire - 8 paquets
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Fromage à la crème - 6 pots
- Houmous - 6 barquettes
- Garniture de blanc de poulet - 1 kilo
- Jambon - 1 kilo
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Laitues - 6 pièces
- Poivrons - 12 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Clémentines - 40 pièces
- Mini croissants - 6 paquets
- Mini muffins - 6 paquets
- Biscuits au beurre - 6 paquets
- Chips nature - 6 sachets
- Chips au paprika - 6 sacs
- Snacks salés - 4 sachets
- Popcorn - 4 sacs
- Mélange de noix - 3 sachets
- Crackers sans gluten - 3 paquets
- Biscuits sans gluten - 3 paquets
- Wraps vegan - 4 paquets
- Falafel vegan - 2 kilos
- Tartinades végétaliennes - 6 barquettes
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 2 pots
- Olives - 4 bocaux
- Cornichons - 3 bocaux
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Chiffons en microfibre - 12 pièces

Conseils

Prévoyez environ 2 verres réutilisables par visiteur si vous servez des boissons pendant 3 à 4 heures, ou davantage si vous ne pouvez pas les laver sur place.
Comptez une table d’accueil et une table d’information pour 30 à 50 visiteurs attendus, afin de séparer les inscriptions, les documents et les échanges avec l’équipe.
Pour le café, prévoyez 1 tasse par personne plus 10 % de réserve, ainsi qu’un thermos par point de service pour éviter les files d’attente.
Ajoutez au moins 2 rallonges électriques et 2 multiprises de rechange : les machines à café, les bouilloires, les haut-parleurs et l’ordinateur ne seront pas toujours installés près d’une prise.
Installez une poubelle à l’entrée, une près de la restauration et une dans chaque espace très fréquenté. Videz-les avant l’ouverture puis toutes les 2 heures environ.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez des chaises pour 20 à 30 % des visiteurs présents simultanément, sauf si une présentation nécessite des places assises pour tout le public. Pour 100 visiteurs attendus sur la journée, 20 à 30 chaises peuvent donc suffire dans un espace de repos.
Combien de verres faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Comptez 2 verres réutilisables par visiteur pour une durée de 3 à 4 heures, puis ajoutez 10 % de marge. Pour 100 visiteurs, prévoyez donc environ 220 verres si aucun lavage n’est possible pendant l’événement.
Quand acheter les boissons et la vaisselle ?: Achetez la vaisselle, les nappes, les poubelles et les éléments de signalétique au moins 3 à 5 jours avant. Les boissons peuvent être achetées 1 à 2 jours avant, afin de pouvoir les refroidir à temps sans encombrer le lieu trop tôt.
Combien de rallonges faut-il pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au minimum 1 rallonge par zone équipée et 2 rallonges supplémentaires en réserve. Pour une zone d’accueil, un espace café et une sonorisation, cela représente généralement 5 rallonges et 2 multiprises.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.