Wat heb je nodig voor een open dag?

Een open dag vraagt om meer dan koffie en een paar tafels. Je hebt spullen nodig voor ontvangst, rondleidingen, activiteiten, presentaties en bezoekersregistratie. Denk ook aan techniek, stroomvoorziening en materialen die pas op de dag zelf opvallen, zoals naamkaartjes, informatieborden en routeaanduidingen. Gebruik deze boodschappenlijst om per ruimte te controleren wat aanwezig is, wat je moet lenen en wat je uiterlijk enkele dagen vooraf koopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 12
Statafelsaantal 6
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Tafelkleedsetsaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 24

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele speakersaantal 2
Microfoon
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Betaalterminalsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Drankdispensersaantal 3
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Ballongewichtenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Menukaarthoudersaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 10
Whiteboardsaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 10
Zaklampenaantal 4

Sportmateriaal

Spelmaterialen
Pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 8
Touwtrektouw
Stiften en kleurpotlodenaantal 20
Kleurplatenaantal 150
Puzzelsaantal 6

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handvegersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 10
Brandblusdekenaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- IJsthee - 6 flessen
- Spa Blauw - 12 flessen
- Spa Rood - 6 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- IJsblokjes - 10 zakken
- Mini sandwiches - 180 stuks
- Vegetarische wraps - 60 stuks
- Vegan wraps - 30 stuks
- Glutenvrije broodjes - 12 stuks
- Jonge kaas - 2 kilo
- Hummus - 1,5 kilo
- Roomkaas - 1 kilo
- Komkommers - 12 stuks
- Tomaten - 3 kilo
- Sla - 6 kroppen
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoutjes - 6 zakken
- Popcorn - 6 zakken
- Appels - 8 kilo
- Bananen - 6 kilo
- Druiven - 4 kilo
- Sinaasappels - 6 kilo
- Koekjes - 10 pakken
- Brownies - 80 stuks
- Vegan muffins - 30 stuks
- Glutenvrije muffins - 12 stuks
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Olijfolie - 1 fles
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 pot
- Papieren servetten - 600 stuks
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 36 rollen
- Handzeep - 6 flessen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Vaatwastabletten - 1 pak
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende spray - 3 flessen
- Sponsjes - 2 pakken
- Microvezeldoeken - 3 pakken
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Papieren bekers - 250 stuks
- Houten roerstaafjes - 300 stuks
- Cocktailprikkers - 300 stuks
- Diepvrieszakken - 1 doos
- Etiketten - 2 pakken
- Permanent markers - 2 pakken
- Tafelkruimeldieven - 4 stuks
- Handdesinfectie - 6 flessen
- Pleisters - 2 dozen
- Wegwerpzakdoekjes - 6 dozen

Tips

Reken voor koffie op één kopje per bezoeker plus ongeveer 10% extra. Zet naast koffiezetapparaten ook waterkokers, thermoskannen, koffiekopjes, suiker en roerstaafjes klaar.
Plan per ontvangstruimte minimaal één tafel voor registratie en één tafel voor informatie. Leg naamkaartjes, bezoekerslijsten en pennen uiterlijk de avond ervoor op die tafels.
Controleer bij elk apparaat de stroombehoefte en neem per gebruikte ruimte minstens één verlengkabel en stekkerdoos mee. Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en mobiele speakers vóór de open dag.
Zet voor een rondleiding of activiteit stoelen klaar op basis van het maximale aantal deelnemers per ronde, met minstens 10% extra zitplaatsen. Gebruik statafels en barkrukken alleen waar bezoekers kort blijven staan.
Maak per eet- en drinkpunt een aparte voorraad met herbruikbare drinkglazen, borden, besteksets, schaaltjes en opscheplepels. Leg snijplanken, koks messen en serveertangen niet pas tijdens het opbouwen klaar, maar controleer ze vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoeveel koffie heb ik nodig voor een open dag?: Reken op één kop koffie per bezoeker voor een kort bezoek en 1,5 tot 2 koppen bij een programma van meerdere uren. Bestel of bereid ongeveer 10% extra, zodat je niet tijdens de drukste instroom zonder koffie zit.
Hoeveel stoelen moet ik klaarzetten voor een open dag?: Zet voor vaste presentaties en activiteiten het maximale aantal verwachte deelnemers klaar, plus 10% reserve. Bij 40 deelnemers betekent dat 44 stoelen; voor rondleidingen kun je de stoelen per ronde verplaatsen.
Wanneer moet ik techniek voor een open dag testen?: Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en speakers uiterlijk één werkdag vooraf op de plek waar ze worden gebruikt. Controleer op de ochtend zelf nog de stroom, kabels en eventuele presentaties.
Wat moet ik meenemen voor de ontvangst van bezoekers?: Leg per ontvangstpunt een tafel, bezoekerslijst, naamkaartjes, pennen en informatieborden klaar. Bereid dit uiterlijk de avond ervoor voor en neem 10% extra naamkaartjes mee ten opzichte van het aantal aangemelde bezoekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.