Que faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?

Une journée portes ouvertes demande plus que des tables et du café. Il faut prévoir l’accueil des visiteurs, les visites guidées, les activités, la signalétique et un espace convivial sans créer de files d’attente. Cette liste rassemble le mobilier, la vaisselle, le matériel de cuisine et l’équipement technique à acheter ou à emprunter. Ajoutez les quantités en fonction du nombre d’inscrits, puis gardez une marge pour les visiteurs de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 12
Tables hautesqté 6
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 8
Sets de nappesqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Louchesqté 12
Petits bolsqté 24

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Terminaux de paiementqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Saladiersqté 6
Thermosqté 8
Distributeurs de boissonsqté 3
Pains de glaceqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Poids pour ballonsqté 8
Compositions floralesqté 6
Porte-menusqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 10
Tableaux blancsqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 10
Lampes de pocheqté 4

Matériel de sport

Matériel de jeu
Cônesqté 20
Cerceauxqté 8
Corde de tir à la corde
Feutres et crayons de couleurqté 20
Coloriagesqté 150
Puzzlesqté 6

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balais à mainqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 10
Couverture anti-feuqté 2

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Thé glacé - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Glaçons - 10 sacs
- Mini-sandwichs - 180 pièces
- Wraps végétariens - 60 pièces
- Wraps vegan - 30 pièces
- Petits pains sans gluten - 12 pièces
- Fromage jeune - 2 kilos
- Houmous - 1,5 kilo
- Fromage frais - 1 kilo
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Laitues - 6 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Popcorn - 6 sachets
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Oranges - 6 kilos
- Biscuits - 10 paquets
- Brownies - 80 pièces
- Muffins vegan - 30 pièces
- Muffins sans gluten - 12 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Serviettes en papier - 600 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 3 flacons
- Éponges - 2 paquets
- Chiffons en microfibre - 3 paquets
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Gobelets en papier - 250 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 300 pièces
- Pics cocktail - 300 pièces
- Sacs de congélation - 1 boîte
- Étiquettes - 2 paquets
- Marqueurs permanents - 2 paquets
- Crumbleurs de table - 4 pièces
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Pansements - 2 boîtes
- Mouchoirs jetables - 6 boîtes

Conseils

Prévoyez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis environ une boisson par heure supplémentaire. Répartissez l’eau, les boissons chaudes et les boissons fraîches plutôt que de tout placer au même endroit.
Comptez une chaise par personne pour les présentations assises et gardez quelques sièges disponibles pour les visiteurs qui arrivent en cours de journée. Pour l’accueil debout, prévoyez aussi des tables hautes et des tabourets.
Préparez au moins une table dédiée à l’accueil avec les badges nominatifs, la liste des visiteurs et les informations pratiques. Imprimez ces documents avant le jour J : une panne d’imprimante sur place ne doit pas bloquer l’entrée.
Vérifiez le nombre de prises nécessaires pour les machines à café, bouilloires, enceintes, vidéoprojecteur et terminaux de paiement. Ajoutez des rallonges et multiprises adaptées, sans surcharger un seul circuit électrique.
Prévoyez une signalétique visible dès l’arrivée et à chaque changement d’espace. Les panneaux d’information, l’itinéraire et le programme doivent rester lisibles même lorsque plusieurs visiteurs circulent en même temps.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au minimum deux verres réutilisables par visiteur si le lavage est limité, ou un verre par personne avec un point de collecte et un lavage régulier. Ajoutez 10 % de marge pour les pertes et les arrivées imprévues.
Quelle quantité de café faut-il pour une journée portes ouvertes ?: Comptez environ 2 à 3 tasses par personne sur une demi-journée, selon l’horaire et le public attendu. Prévoyez les machines à café, les bouilloires, les tasses et plusieurs thermos pour éviter une file devant une seule machine.
Quand préparer le matériel pour une journée portes ouvertes ?: Rassemblez le mobilier, la vaisselle et l’équipement technique au moins 48 heures avant l’ouverture. Testez les enceintes, le microphone, l’ordinateur, le vidéoprojecteur et les terminaux de paiement la veille.
Combien de tables faut-il pour l’accueil des visiteurs ?: Prévoyez au moins une table pour l’accueil et une table par activité ou point de service. Pour une file de plus de 10 personnes, ajoutez une table d’accueil ou séparez l’inscription de la remise des badges afin de fluidifier l’entrée.

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