Boodschappenlijst voor een open dag

Een open dag vraagt om meer dan koffie en een paar informatiestands. Je hebt spullen nodig voor ontvangst, routeaanduiding, activiteiten, catering en een nette afsluiting. Denk vooraf aan bekers, naamkaartjes, informatiehouders en afvalbakken, maar ook aan koelboxen en waterkokers als de locatie geen keukenvoorziening heeft. Met deze boodschappenlijst zie je welke materialen je moet kopen, lenen of op tijd laten leveren voor een soepel programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Statafelsaantal 6
Kleedkamertafel
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Partytentenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Melkkannenaantal 4
Suikerbakjesaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 15
Bloemstukkenaantal 8
Plakbandaantal 6
Kabelbindersaantal 100
Naamkaartjesaantal 120
Pennenaantal 20
Informatiehoudersaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Microfoonsaantal 2
Laptopsaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Projectorenaantal 2
Handkarrenaantal 2
Ventilatorenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12
Ovenwantenaantal 4
Theedoekenaantal 12

Schoonmaak

Schoonmaakkarrenaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiegelaantal 6
Papieren handdoekrollenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Staande lampenaantal 4

Sportmateriaal

Knutseltafelsaantal 4
Knutselstoelenaantal 24
Kleurpotlodenaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Tekenpapieraantal 300
Schortenaantal 24
Ballenaantal 12
Hoepelsaantal 8
Spelmaterialenaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenen - 12 stuks
- Plat water - 12 flessen
- Bruisend water - 12 flessen
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Bier - 48 flesjes
- Witte wijn - 6 flessen
- Rosé - 4 flessen
- Bubbels - 3 flessen
- IJsblokjes - 10 zakken
- Stokbroden - 12 stuks
- Mini pistolets - 100 stuks
- Volkorenbrood - 6 broden
- Croissants - 60 stuks
- Roomboter - 1 kilo
- Jonge kaas - 2 kilo
- Brie - 1 kilo
- Ham - 1,5 kilo
- Kipfiletbeleg - 1,5 kilo
- Hummus - 1,5 kilo
- Roomkaas - 1 kilo
- Pindakaas - 2 potten
- Aardbeienjam - 2 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Komkommers - 12 stuks
- Tomaten - 3 kilo
- Paprika's - 2 kilo
- Wortels - 2 kilo
- Sla - 8 kroppen
- Druiven - 4 kilo
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Meloenen - 4 stuks
- Yoghurt - 4 kilo
- Muesli - 2 kilo
- Krentenbollen - 60 stuks
- Mini muffins - 100 stuks
- Brownies - 80 stuks
- Koekjes - 8 pakken
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Zoute stengels - 4 pakken
- Notenmix - 2 kilo
- Popcorn - 4 zakken
- Poffertjes - 300 stuks
- Poedersuiker - 2 pakken
- Appelmoes - 4 potten
- Vegetarische wraps - 80 stuks
- Kipfiletreepjes - 5 kilo
- Rijst - 4 kilo
- Pasta - 4 kilo
- Pastasaus - 8 potten
- Geraspte kaas - 2 kilo
- Maïs - 6 blikken
- Kidneybonen - 6 blikken
- Olijfolie - 2 flessen
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 pot
- Paprikapoeder - 1 pot
- Italiaanse kruiden - 1 pot
- Knoflook - 6 bollen
- Bouillonblokjes - 1 pak
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Papieren servetten - 500 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Vaatwastabletten - 1 pak
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Sponzen - 12 stuks
- Rubberen handschoenen - 6 paar
- Vershoudzakjes - 2 dozen
- Koffiefilters - 2 pakken
- Cocktailprikkers - 2 dozen
- Houten roerstaafjes - 300 stuks

Tips

Plan per bezoeker minimaal 1 herbruikbare beker en houd voor koffie of thee 1 kopje per persoon apart. Neem daarnaast circa 10% extra servies mee voor breuk, zoekgeraakte bekers en een onverwachte toestroom.
Zet voor de ontvangstbalie naamkaartjes, pennen en informatiehouders klaar. Leg minstens 10% extra naamkaartjes neer boven het aantal aangemelde bezoekers, zodat last-minute bezoekers niet zonder kaartje zitten.
Regel bewegwijzering met programma- en routeborden, plakband en kabelbinders. Controleer dit uiterlijk de dag ervoor; zonder bevestigingsmateriaal blijven borden vaak ongebruikt liggen.
Koel dranken uiterlijk 2 uur voor opening in koelboxen en controleer of er genoeg ruimte is voor de volledige voorraad. Gebruik herbruikbare bekers bij de drankpunten en plaats afvalbakken direct naast deze plekken.
Zorg bij buitenactiviteiten voor partytenten en tafelkleden voordat je de informatietafels en activiteitenstations opbouwt. Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en bepaal dan of extra beschutting nodig is.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een open dag?: Reken naast koffie, thee en water op bekers, koffiekopjes, borden, bestek, schaaltjes en opscheplepels. Voor de organisatie heb je ook naamkaartjes, pennen, informatiehouders, routeborden, afvalbakken, koelboxen en eventuele partytenten nodig.
Hoeveel bekers heb ik nodig voor een open dag?: Neem minimaal 1 beker per verwachte bezoeker en voeg 10% reserve toe. Bij 100 bezoekers kom je dus uit op 110 herbruikbare bekers, naast de koffiekopjes die je voor warme dranken gebruikt.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een open dag doen?: Bestel materialen en houdbare boodschappen uiterlijk 1 week vooraf. Koop verse hapjes 1 dag van tevoren en koel de dranken ongeveer 2 uur voor de opening.
Wat wordt vaak vergeten bij een open dag?: Plakband, kabelbinders, extra pennen, afvalbakken en materiaal voor bewegwijzering worden vaak te laat geregeld. Leg deze spullen uiterlijk de dag ervoor bij de ontvangstbalie en controleer ook of waterkokers en koelboxen beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.