Que faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?

Une journée portes ouvertes demande surtout une organisation fluide dès l’arrivée : accueil, inscription, circulation entre les espaces et pauses bien approvisionnées. Prévoyez le mobilier pour les activités et les tables d’information, puis le matériel de signalétique pour guider les visiteurs sans aide constante. Les boissons, le café et les en-cas sont souvent préparés trop tard, tout comme les badges et les fournitures d’accueil. Cette liste rassemble les achats et le matériel à prévoir avant l’installation.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Tables hautesqté 6
Table de loge
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2
Poubellesqté 8
Tentes de réceptionqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Petits bolsqté 20
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 15
Compositions floralesqté 8
Ruban adhésifqté 6
Serre-câblesqté 100
Badges nominatifsqté 120
Stylosqté 20
Porte-informationsqté 12

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Microphonesqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Écrans de projectionqté 2
Projecteursqté 2
Chariots à mainqté 2
Ventilateursqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 20
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12
Gants de cuisineqté 4
Torchonsqté 12

Nettoyage

Chariots de ménageqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Gel désinfectantqté 6
Essuie-tout en papierqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampadairesqté 4

Matériel de sport

Tables de loisirs créatifsqté 4
Chaises de bricolageqté 24
Crayons de couleurqté 12
Feutresqté 12
Papier à dessinqté 300
Tabliersqté 24
Ballonsqté 12
Cerceauxqté 8
Matériel de jeuqté 6

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Eau plate - 12 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Rosé - 4 bouteilles
- Bulles - 3 bouteilles
- Glaçons - 10 sacs
- Baguettes - 12 pièces
- Mini pistolets - 100 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Croissants - 60 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Jambon - 1,5 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 1,5 kilo
- Houmous - 1,5 kilo
- Fromage frais - 1 kilo
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Poivrons - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Laitue - 8 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Melons - 4 pièces
- Yaourt - 4 kilo
- Muesli - 2 kilo
- Petits pains aux raisins - 60 pièces
- Mini muffins - 100 stuks
- Brownies - 80 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Bâtonnets salés - 4 paquets
- Mélange de noix - 2 kilos
- Popcorn - 4 sacs
- Poffertjes - 300 pièces
- Sucre glace - 2 paquets
- Compote de pommes - 4 pots
- Wraps végétariens - 80 pièces
- Émincés de filet de poulet - 5 kilos
- Riz - 4 kilo
- Pâtes - 4 kilos
- Sauce tomate - 8 pots
- Fromage râpé - 2 kilo
- Maïs - 6 boîtes
- Haricots rouges - 6 boîtes
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Ail - 6 têtes
- Bouillon cubes - 1 paquet
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Gants en caoutchouc - 6 paires
- Sachets de conservation - 2 boîtes
- Filtres à café - 2 paquets
- Piques à cocktail - 2 boîtes
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 300 pièces

Conseils

Préparez un badge nominatif et un stylo pour chaque personne attendue, puis ajoutez environ 10 % de badges vierges pour les inscriptions de dernière minute.
Prévoyez au moins un gobelet réutilisable par visiteur et quelques exemplaires supplémentaires. Pour le café et le thé, comptez une tasse par personne et gardez les pichets et les théières près du buffet.
Installez les tables d’information avant l’ouverture et placez un porte-informations sur chacune. Les panneaux du programme et de l’itinéraire doivent être imprimés et fixés avant l’arrivée des premiers visiteurs.
Pour une journée en extérieur, vérifiez la météo au plus tard la veille et prévoyez des tentes de réception pour protéger l’accueil, les activités et le buffet. Gardez du ruban adhésif et des serre-câbles pour les ajustements sur place.
Regroupez les boissons dans des glacières plusieurs heures avant l’ouverture. Placez les poubelles près du buffet, des activités et de la sortie afin d’éviter qu’elles ne débordent dans les espaces de visite.

Questions fréquentes

Combien de badges faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez un badge par participant inscrit, plus 10 % de badges vierges pour les visiteurs qui s’inscrivent sur place. Gardez aussi plusieurs stylos au bureau d’accueil.
Combien de gobelets faut-il pour une journée portes ouvertes ?: Comptez au minimum un gobelet réutilisable par visiteur et prévoyez 10 à 15 % de réserve. Ajoutez des tasses pour le café et le thé si ces boissons sont servies séparément.
Quand faut-il refroidir les boissons ?: Mettez les boissons dans les glacières au moins 4 heures avant l’ouverture. Pour une journée le matin, faites-le la veille au soir afin de ne pas mobiliser l’équipe pendant l’installation.
Combien de temps avant l’ouverture faut-il installer les tables ?: Commencez l’installation du mobilier au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Gardez ensuite 30 minutes pour placer la signalétique, préparer l’accueil et vérifier les postes d’activités.

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