Qué necesitas para una jornada de puertas abiertas

Una jornada de puertas abiertas necesita más que mesas y folletos. Debes preparar la recepción, las estaciones de actividades, el buffet y la señalización para que los visitantes sepan adónde ir desde el primer momento. Calcula el mobiliario y la vajilla según el número de inscritos, y añade material de reserva para las zonas de mayor uso. Esta lista reúne las compras y los elementos que conviene tener listos antes de abrir las puertas.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 100
Mesas altascant. 6
Mesa de camerino
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8
Carpas de fiestacant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharonescant. 8
Cuencoscant. 20
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 3
Jarras de lechecant. 4
Azucareroscant. 4

Decoración

Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 15
Arreglos floralescant. 8
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100
Tarjetas de nombrecant. 120
Bolígrafoscant. 20
Portainformacióncant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Micrófonoscant. 2
Portátilescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Proyectorescant. 2
Carritos de manocant. 2
Ventiladorescant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 6
Acumuladores de fríocant. 20
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 12
Guantes de hornocant. 4
Paños de cocinacant. 12

Limpieza

Carros de limpiezacant. 2
Cuboscant. 4
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Gel desinfectantecant. 6
Rollos de papel de cocinacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de piecant. 4

Material deportivo

Mesas de manualidadescant. 4
Sillas para manualidadescant. 24
Lápices de colorescant. 12
Rotuladorescant. 12
Papel para dibujarcant. 300
Delantalescant. 24
Pelotascant. 12
Aroscant. 8
Materiales de juegocant. 6

Catering

Compras
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 12 unidades
- Agua sin gas - 12 botellas
- Agua con gas - 12 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Cerveza - 48 botellines
- Vino blanco - 6 botellas
- Rosado - 4 botellas
- Burbujas - 3 botellas
- Cubitos de hielo - 10 bolsas
- Baguettes - 12 unidades
- Mini pistolets - 100 unidades
- Pan integral - 6 barras
- Croissants - 60 piezas
- Mantequilla - 1 kilo
- Queso joven - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Jamón - 1,5 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 1,5 kilo
- Hummus - 1,5 kilo
- Queso crema - 1 kilo
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada de fresa - 2 tarros
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates - 3 kilos
- Pimientos - 2 kilos
- Zanahorias - 2 kilos
- Lechuga - 8 unidades
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Melones - 4 unidades
- Yogur - 4 kilo
- Muesli - 2 kilo
- Bollos de pasas - 60 unidades
- Mini muffins - 100 piezas
- Brownies - 80 unidades
- Galletas - 8 paquetes
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Palitos salados - 4 paquetes
- Mix de frutos secos - 2 kilos
- Palomitas de maíz - 4 bolsas
- Poffertjes - 300 unidades
- Azúcar glas - 2 paquetes
- Compota de manzana - 4 tarros
- Wraps vegetarianos - 80 unidades
- Tiras de pechuga de pollo - 5 kilos
- Arroz - 4 kilo
- Pasta - 4 kilos
- Salsa para pasta - 8 frascos
- Queso rallado - 2 kilos
- Maíz - 6 latas
- Alubias rojas - 6 latas
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Pimentón - 1 bote
- Hierbas italianas - 1 tarro
- Ajo - 6 cabezas
- Pastillas de caldo - 1 paquete
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Servilletas de papel - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Pastillas para lavavajillas - 1 paquete
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Guantes de goma - 6 pares
- Bolsas de conservación - 2 cajas
- Filtros de café - 2 paquetes
- Palillos para cóctel - 2 cajas
- Palitos de madera para remover - 300 unidades

Consejos

Calcula al menos una silla por visitante previsto y añade un 10 % adicional para acompañantes o cambios durante el programa. Para las actividades, reserva mesas suficientes para que los materiales no queden mezclados con la recepción.
Prepara una tarjeta de nombre y un bolígrafo por persona inscrita, más un 10 % extra. Ten las tarjetas ordenadas antes de la llegada: escribirlas durante el registro suele crear colas desde el primer minuto.
Para una pausa de una hora, calcula dos o tres bebidas por persona y enfría una parte con antelación en las neveras portátiles. Separa las bebidas frías del café y del té para que el servicio no se bloquee.
Lleva vajilla reutilizable para el número previsto de visitantes y añade entre un 15 y un 20 % de reserva. Los vasos y platos desaparecen rápidamente de la recepción y del buffet, aunque el aforo se mantenga estable.
Coloca los carteles de programa y de ruta antes de montar las estaciones. Lleva cinta adhesiva y bridas de sobra: calcula al menos dos puntos de fijación por cartel y comprueba la señalización desde la entrada.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para una jornada de puertas abiertas?: Calcula una silla por visitante que pueda sentarse al mismo tiempo y añade un 10 % de reserva. Si esperas 80 personas, prepara al menos 88 sillas; para las actividades, cuenta además las plazas previstas por estación.
¿Cuántos vasos y platos hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Prepara un vaso, un plato y un juego de cubiertos por persona, más un 15-20 % adicional. Para 100 visitantes, eso significa aproximadamente 115-120 unidades de cada elemento que se use durante la pausa o el buffet.
¿Cuándo debo comprar y enfriar las bebidas?: Haz la compra entre 2 y 3 días antes y comprueba las cantidades al cerrar las inscripciones. Enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes de la apertura; deja una parte sin enfriar para reponer durante el programa.
¿Cuántas tarjetas de nombre debo preparar?: Prepara una tarjeta por inscripción confirmada y añade un 10 % extra para acompañantes, errores o inscripciones de última hora. Déjalas listas como mínimo 2 horas antes de abrir el mostrador de recepción.

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