Oogstfeest organiseren: een praktische checklist

Een oogstfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen eten en versiering. Leg eerst datum, programma en locatie vast en werk daarna via leveranciers, uitnodigingen en aanmeldingen naar de uitvoering toe. Denk vroeg aan vergunningen, kinderactiviteiten, dieetwensen en een vrijwilligersrooster. In de laatste week controleer je het weer, richt je de ruimte in en zet je eten, drinken, servies en koelboxen klaar. Met deze checklist houd je de 81 taken overzichtelijk en voorkom je dat belangrijke zaken op de feestdag blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Leveranciers reserveren
2 personen
Muziek en apparatuur reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Kinderactiviteiten reserveren
Eten en drinken bestellen
2 personen
Route en parkeren publiceren
Plattegrond maken
Vrijwilligersrooster maken
Aanmeldingen bevestigen
Naamkaartjes maken
2 personen
Decoratie voorbereiden
3 personen
Speurtocht voorbereiden
2 personen
Quizvragen voorbereiden
2 personen
Weersverwachting controleren
Laatste boodschappen halen
3 personen
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Servies sorteren
2 personen
Kisten en materialen klaarzetten
3 personen
Terrein controleren
2 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Podiumhoek inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Stroomvoorziening testen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Informatiebord plaatsen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Buffettafels inrichten
4 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Soep en stoofpot bereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Activiteiten klaarzetten
4 personen
Veiligheidsroute vrijmaken
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Muziek vooraf testen
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Oogstproducten presenteren
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Speurtocht begeleiden
3 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Quiz presenteren
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet bedienen
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Gebruikt servies inzamelen
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Vuurschaal toezicht houden
2 personen
Afvalpunten legen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Eten veilig opbergen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Tenten afbreken
6 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Huurapparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Borg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 6
Eettafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 18
Podiumdelenaantal 4

Servies

Bordenaantal 140
Dessertbordenaantal 120
Messenaantal 140
Vorkenaantal 140
Lepelsaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Drinkglazenaantal 160
Mokkenaantal 80
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Braadpannenaantal 3
Soepketelsaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 6
Serveerlepelsaantal 12
Maatbekersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 6
Vershoudbakkenaantal 20

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Aggregaat

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Strobalenaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 10
Jute tafellopersaantal 12
Klapkratjesaantal 12
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12
Bloemenvazenaantal 12

Sportmateriaal

Ringwerpsetsaantal 3
Houten spellenaantal 6
Hooivorkenaantal 4
Knutseltafelsaantal 3
Kleurpotlodensetsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Blik en vegeraantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer locatie, leveranciers, muziek en apparatuur zodra datum en programma vaststaan; controleer uiterlijk 6 weken vooraf of vergunningen nodig zijn.
Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor het oogstfeest, zodat je dieetwensen, naamkaartjes en bestellingen kunt afronden.
Maak naast een plattegrond ook een vrijwilligersrooster met taken per tijdsblok. Plan minimaal één persoon voor ontvangst, één voor het buffet en één voor kinderactiviteiten.
Controleer de weersverwachting 5 tot 7 dagen vooraf en bepaal dan waar partytenten, tafels en activiteiten komen. Houd een binnen- of regenopstelling achter de hand.
Haal de laatste boodschappen 1 dag vooraf, markeer dieetmaaltijden apart en vul koelboxen pas kort voor vertrek. Sorteer servies per gebruiksmoment, zodat buffet en koffiepunt niet door elkaar raken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een oogstfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Reserveer leveranciers, muziek en kinderactiviteiten uiterlijk 6 weken voor het feest.
Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor een oogstfeest?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen en bevestig de deelnemers uiterlijk 7 tot 10 dagen voor het oogstfeest.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een oogstfeest?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 15 tot 20 gasten voor ontvangst, buffet, activiteiten en opruimen. Maak het rooster uiterlijk 2 weken vooraf en wijs per taak een back-up aan.
Wanneer controleer ik het weer voor een oogstfeest?: Bekijk de verwachting 7 dagen vooraf voor de grote planning en opnieuw 24 uur voor de start. Controleer dan ook partytenten, koelboxen, tafels en de route naar de locatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.