Fête des récoltes : la checklist pour ne rien oublier

Une fête des récoltes demande plus qu’un repas et quelques décorations. Il faut coordonner le lieu, les autorisations, les fournisseurs, les inscriptions, les bénévoles et le matériel de service. Cette checklist de 81 tâches vous guide dans l’ordre, depuis la fixation de la date jusqu’au rangement de la vaisselle. Vous y trouverez aussi les points souvent réglés trop tard : besoins alimentaires, stationnement, météo, repas adaptés et organisation des glacières.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Réserver les fournisseurs
2 personnes
Réserver la musique et le matériel
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Réserver des activités pour enfants
Commander à manger et à boire
2 personnes
Publier l’itinéraire et le stationnement
Créer le plan
Établir le planning des bénévoles
Confirmer les inscriptions
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Préparer la décoration
3 personnes
Préparer la chasse au trésor
2 personnes
Préparer les questions du quiz
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les derniers achats
3 personnes
Marquer les repas diététiques
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Trier la vaisselle
2 personnes
Préparer les caisses et le matériel
3 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Aménager le coin scène
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer le panneau d'information
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer les tables de buffet
4 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la soupe et le ragoût
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le point café
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Préparer les activités
4 personnes
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Tester la musique à l’avance
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Présenter les produits de la récolte
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Encadrer la chasse au trésor
3 personnes
Fournir la musique
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer le quiz
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Assurer le service du buffet
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Récupérer la vaisselle utilisée
3 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Surveiller le brasero
2 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Stocker la nourriture en toute sécurité
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 8
Tables de buffetqté 6
Tables à mangerqté 12
Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 4
Nappesqté 18
Éléments de podiumqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 140
Assiettes à dessertqté 120
Couteauxqté 140
Fourchettesqté 140
Cuillèresqté 120
Tasses à caféqté 100
Verres à boireqté 160
Tassesqté 80
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Sauteusesqté 3
Marmites à soupeqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Cuillères de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Papier aluminiumqté 6
Boîtes de conservationqté 20

Équipement

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Groupe électrogène

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Balles de pailleqté 20
Guirlandes de fanionsqté 10
Chemins de table en juteqté 12
Bacs pliablesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12
Vases à fleursqté 12

Matériel de sport

Jeux de lancer d'anneauxqté 3
Jeux en boisqté 6
Fourches à foinqté 4
Tables de loisirs créatifsqté 3
Sets de crayons de couleurqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le programme et le lieu avant d’envoyer les invitations. Vérifiez les autorisations nécessaires et prévoyez au moins quelques jours pour obtenir les réponses officielles.
Traitez les inscriptions avec une date limite claire, puis confirmez le nombre de participants. Demandez les besoins alimentaires avant de commander les repas et marquez les portions adaptées le jour même.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par zones : accueil, repas, activités pour enfants, circulation et rangement. Envoyez le planning final au moins 7 jours avant la fête.
Prévoyez le matériel en fonction du service, pas seulement du nombre d’invités : tables de buffet, tables à manger, chaises, vaisselle, plateaux et bacs de maintien au chaud doivent être disponibles avant l’installation.
Consultez les prévisions météo quelques jours avant, puis faites les derniers achats et remplissez les glacières le jour précédent. Gardez un itinéraire et les informations de stationnement prêts à publier ou à distribuer.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête des récoltes ?: Commencez au moins 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, les fournisseurs, la musique, les activités pour enfants et de gérer les inscriptions.
Quand envoyer les invitations pour une fête des récoltes ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant l’événement et fixez une date limite de réponse 2 à 3 semaines avant. Vous pourrez ainsi commander les repas et établir le planning des bénévoles avec des chiffres fiables.
Combien de temps avant faut-il confirmer les repas ?: Confirmez les quantités au fournisseur 7 à 10 jours avant la fête, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Préparez ensuite l’étiquetage des repas diététiques la veille.
Que faut-il vérifier la veille d’une fête des récoltes ?: La veille, vérifiez la météo, faites les derniers achats, remplissez les glacières, triez la vaisselle et contrôlez le matériel de service. Gardez aussi les badges, le plan, le quiz et la chasse au trésor regroupés au même endroit.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.