Erntedankfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Erntedankfest steht und fällt mit guter Vorbereitung: Termin, Programm und Veranstaltungsort müssen früh feststehen, bevor Einladungen und Bestellungen rausgehen. Plane nicht nur Essen und Getränke, sondern auch Genehmigungen, Parken, Helferschichten und Kinderangebote. Besonders häufig fehlen am Festtag gekennzeichnete Diätmahlzeiten, ausreichend Kühlung und ein klarer Lageplan. Arbeite die Checkliste Schritt für Schritt ab und bündele die letzten Besorgungen spätestens am Vortag.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location reservieren
Genehmigungen prüfen
Lieferanten reservieren
2 Personen
Musik und Ausrüstung reservieren
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Kinderaktivitäten buchen
Essen und Getränke bestellen
2 Personen
Anfahrt und Parken veröffentlichen
Lageplan erstellen
Freiwilligenplan erstellen
Anmeldungen bestätigen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Dekoration vorbereiten
3 Personen
Schnitzeljagd vorbereiten
2 Personen
Quizfragen vorbereiten
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Letzte Besorgungen erledigen
3 Personen
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Geschirr sortieren
2 Personen
Kisten und Materialien bereitstellen
3 Personen
Gelände kontrollieren
2 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Stromversorgung testen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Infotafel aufstellen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Buffettische einrichten
4 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Suppe und Eintopf zubereiten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Aktivitäten vorbereiten
4 Personen
Sicherheitsroute freimachen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Musik vorab testen
2 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
Ernteprodukte präsentieren
2 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
Schnitzeljagd begleiten
3 Personen
Musik organisieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
Quiz moderieren
2 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Buffet bedienen
5 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Benutztes Geschirr einsammeln
3 Personen
Dessert servieren
3 Personen
Feuerschale beaufsichtigen
2 Personen
Abfallstationen leeren
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Essen sicher verstauen
3 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Zelte abbauen
6 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Leihgeräte zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Kaution und Schlüssel abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
StehtischeAnz. 8
BuffetischeAnz. 6
EsstischeAnz. 12
StühleAnz. 120
KlappischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 18
BühnenelementeAnz. 4

Geschirr

TellerAnz. 140
DesserttellerAnz. 120
MesserAnz. 140
GabelnAnz. 140
LöffelAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
TrinkgläserAnz. 160
TassenAnz. 80
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
BratpfannenAnz. 3
SuppenkesselAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 6
ServierlöffelAnz. 12
MessbecherAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 6
FrischhaltedosenAnz. 20

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Stromaggregat

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6

Dekoration

StrohballenAnz. 20
WimpelkettenAnz. 10
Jute-TischläuferAnz. 12
KlappkistenAnz. 12
KreidetafelnAnz. 8
KreidestifteAnz. 12
BlumenvasenAnz. 12

Sportmaterial

RingwurfsätzeAnz. 3
HolzspieleAnz. 6
HeugabelnAnz. 4
BasteltischeAnz. 3
BuntstiftsetsAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
Kehrblech und HandfegerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Programm zuerst fest und reserviere den Veranstaltungsort anschließend so früh, dass Genehmigungen und Lieferanten noch geprüft werden können. Spätestens 6 bis 8 Wochen vorher sollten diese Punkte geklärt sein.
Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und kennzeichne Diätmahlzeiten beim Buffet sichtbar. Bestätige die Anmeldungen einige Tage vor dem Fest, damit die Mengen für Essen, Getränke, Geschirr und Sitzplätze belastbar sind.
Plane Helfer nicht nur für den Aufbau ein: Teile Schichten für Empfang, Buffet, Kinderaktivitäten, Nachfüllen und Abbau ein. Ein schriftlicher Freiwilligenplan verhindert, dass dieselben Personen den ganzen Tag an Küche oder Getränken stehen.
Veröffentliche Anfahrt und Parkmöglichkeiten zusammen mit einem Lageplan. Markiere darin Partyzelte, Buffet- und Esstische, Bühne, Toiletten sowie den Treffpunkt für Kinderaktivitäten mindestens 1 Woche vorher.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und erledige die letzten Besorgungen am Vortag. Fülle Kühlboxen, sortiere Geschirr und stelle Warmhaltebehälter, Suppenkessel sowie Kaffeemaschinen so bereit, dass der Aufbau ohne Suchen starten kann.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Erntedankfest organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm und Location. Einladungen sollten etwa 6 Wochen vor dem Fest verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
Wie viel Essen und Getränke braucht man für ein Erntedankfest?: Plane die Mengen anhand der bestätigten Anmeldungen und rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Bestelle Sondermahlzeiten getrennt und halte beim Buffet zusätzlich eine kleine Reserve für Nachzügler bereit.
Wann sollte man Einladungen für ein Erntedankfest verschicken?: Verschicke die Einladungen ungefähr 6 Wochen vor dem Termin und setze eine Rückmeldefrist von 2 bis 3 Wochen. So bleiben noch mindestens 10 Tage, um Mengen, Namensschilder und Sitzplätze anzupassen.
Was muss man am Tag vor dem Erntedankfest vorbereiten?: Erledige die letzten Besorgungen, prüfe die Wetterlage, fülle die Kühlboxen und sortiere Teller, Besteck, Gläser und Tassen. Lege außerdem Lageplan, Helferplan und gekennzeichnete Diätmahlzeiten griffbereit für den Aufbau.

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