Zo organiseer je een ontspanningsworkshop

Begin met de datum, locatie en begeleider; pas daarna kun je het programma en de deelnemerscommunicatie goed vastleggen. Plan tijd voor ademhalingsoefeningen en lichaamsontspanning, maar ook voor ontvangst, uitleg en een rustige afronding. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en stuur deelnemers vooraf praktische informatie over kleding, aankomst en wat ze kunnen verwachten. De meeste problemen ontstaan doordat materialen, muziek, ventilatie en thee of water pas vlak voor de start worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Workshopprogramma opstellen
3
Begeleider vastleggen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemersinformatie versturen
8
Aanmeldingen bevestigen
9
Benodigdheden controleren
10
Muziek en meditaties testen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Ruimte en toiletten controleren
2 personen
13
Materialen klaarleggen
2 personen
14
Dranken koud zetten
15
Aanmeldtafel voorbereiden
16
Ruimte ventileren
17
Licht en muziek instellen
18
Yogamatten neerleggen
2 personen
19
Kussens en dekens klaarleggen
2 personen
20
Thee en water klaarzetten
2 personen

Event

21
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
22
Deelnemers welkom heten
2 personen
23
Programma toelichten
24
Ademhalingsoefening begeleiden
25
Lichaamsontspanning begeleiden
26
Theepauze serveren
2 personen
27
Dranken bijvullen
28
Geleide meditatie begeleiden
29
Stiltewandeling begeleiden
2 personen
30
Reflectie-oefening begeleiden
31
Lichte maaltijd serveren
3 personen
32
Servies en afval verzamelen
2 personen
33
Avondontspanning begeleiden
34
Vragen en afronding begeleiden
35
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

36
Materialen verzamelen
2 personen
37
Servies afwassen
2 personen
38
Ruimte schoonmaken
2 personen
39
Afval wegbrengen
40
Ruimte afsluiten
41
Geleende materialen retourneren
42
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 8
Klaptafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 4
Schoenenrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 30
Meditatiekussensaantal 30
Dekensaantal 30
Oogmaskersaantal 30
Blokkenaantal 30

Decoratie

LED-kaarsenaantal 24
Vazenaantal 6
Kamerplantenaantal 8

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Laptop
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Timeraantal 2
Naamkaartstandaardsaantal 35
Klembordenaantal 3
Pennenaantal 40
Notitieboekjesaantal 35
Draagbare microfoon

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 35
Drinkglazenaantal 35
Bordenaantal 35
Besteksetsaantal 35
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4

Schoonmaak

Bezem
Stoffer en blikaantal 2
Dweil
Emmer
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma minimaal twee weken vooraf vast en blokkeer per onderdeel extra tijd voor overgang en uitleg. Test muziek, meditaties en de Bluetoothspeaker uiterlijk één dag van tevoren, zodat je tijdens de workshop niet hoeft te zoeken naar bestanden of aansluitingen.
Stuur deelnemers na hun bevestiging een praktisch bericht met aankomsttijd, kledingadvies en informatie over de oefeningen. Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de workshop om dieetwensen te verwerken en aantallen voor thee, water en eventuele hapjes te bepalen.
Controleer de ruimte op de ochtend zelf: ventileer vooraf, test licht en muziek en leg yogamatten, meditatiekussens, dekens en oogmaskers klaar. Houd looppaden vrij en richt een vaste plek in voor schoenen, tassen en toiletroute.
Maak de ontvangsttafel minstens 30 minuten voor aanvang gereed met naamkaartstandaards, klemborden en de deelnemerslijst. Laat één persoon de ontvangst bemannen, zodat de begeleider deelnemers kan verwelkomen en het programma rustig kan starten.
Zet thee en water klaar voordat de eerste oefening begint en controleer of waterkokers, thermoskannen, herbruikbare mokken en drinkglazen bereikbaar staan. Leg een timer klaar voor oefeningen en pauzes; zonder tijdsbewaking loopt vooral de introductie snel uit.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een ontspanningsworkshop?: Plan meestal 2 tot 3 uur, inclusief ontvangst, programma-uitleg en een korte pauze. Reserveer daarnaast minimaal 30 minuten vooraf voor klaarzetten en 15 minuten na afloop voor opruimen.
Hoeveel deelnemers passen in een ontspanningsworkshop?: Houd bij rustige oefeningen rekening met ongeveer 1,5 tot 2 vierkante meter per deelnemer voor een yogamat en bewegingsruimte. Bij één begeleider werkt een groep van 8 tot 15 deelnemers meestal overzichtelijk; grotere groepen vragen extra begeleiding.
Wanneer moet ik deelnemersinformatie versturen?: Stuur de praktische informatie direct na de aanmelding en bevestig de definitieve deelname uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de workshop. Vraag dieetwensen en bijzonderheden meteen uit, zodat je tijd hebt om thee, water en eventuele versnaperingen aan te passen.
Wanneer moet ik de materialen voor een ontspanningsworkshop klaarleggen?: Controleer alle materialen uiterlijk één dag vooraf en leg matten, kussens, dekens en oogmaskers op de dag zelf minstens 30 minuten voor aanvang klaar. Test apparatuur en meditaties eerder, zodat de ruimte bij ontvangst al rustig en gebruiksklaar is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.