Organiser un atelier de relaxation, étape par étape
Un atelier de relaxation se prépare d’abord autour du programme, de l’accompagnateur et du lieu, puis autour des inscriptions et des besoins des participants. Prévoyez assez de temps pour tester la musique, les méditations et l’installation de la salle. Le jour J, l’ambiance dépend autant de la lumière et du calme que des tapis, coussins et couvertures. Voici l’ordre de préparation qui évite les oublis les plus fréquents.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
- 2
Établir le programme de l’atelier
- 3
Fixer l’accompagnateur
- 4
Envoyer les invitations
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Envoyer les informations aux participants
- 8
Confirmer les inscriptions
- 9
Vérifier le matériel nécessaire
- 10
Tester la musique et les méditations
- 11
Faire les courses
2 personnes
- 12
Vérifier l’espace et les toilettes
2 personnes
- 13
Préparer le matériel
2 personnes
- 14
Mettre les boissons au frais
- 15
Préparer la table d’inscription
- 16
Aérer la salle
- 17
Régler la lumière et la musique
- 18
Déposer les tapis de yoga
2 personnes
- 19
Préparer les coussins et les couvertures
2 personnes
- 20
Préparer le thé et l’eau
2 personnes
Événement
- 21
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
- 22
Accueillir les participants
2 personnes
- 23
Présenter le programme
- 24
Animer un exercice de respiration
- 25
Encadrer la relaxation corporelle
- 26
Servir la pause thé
2 personnes
- 27
Réapprovisionner les boissons
- 28
Animer une méditation guidée
- 29
Encadrer la marche silencieuse
2 personnes
- 30
Animer une activité de réflexion
- 31
Servir un repas léger
3 personnes
- 32
Rassembler la vaisselle et les déchets
2 personnes
- 33
Animer la soirée de détente
- 34
Animer les questions et la clôture
- 35
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 36
Rassembler le matériel
2 personnes
- 37
Faire la vaisselle
2 personnes
- 38
Nettoyer l’espace
2 personnes
- 39
Évacuer les déchets
- 40
Fermer la salle
- 41
Restituer le matériel emprunté
- 42
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 8
- Tables pliantesqté 4
- Nappesqté 4
- Porte-chaussuresqté 2
Matériel de sport
- Tapis de yogaqté 30
- Coussins de méditationqté 30
- Couverturesqté 30
- Masques de sommeilqté 30
- Blocsqté 30
Décoration
- Bougies LEDqté 24
- Vasesqté 6
- Plantes d’intérieurqté 8
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 6
Équipement
- Enceinte Bluetooth
- Ordinateur portable
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Minuterieqté 2
- Présentoirs pour cartes nominativesqté 35
- Presse-papiersqté 3
- Stylosqté 40
- Carnetsqté 35
- Microphone portable
Vaisselle
- Mugs réutilisablesqté 35
- Verres à boireqté 35
- Assiettesqté 35
- Couvertsqté 35
- Plateaux de serviceqté 6
Cuisine
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Louchesqté 4
Nettoyage
- Balai
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillière
- Seau
- Poubellesqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez la durée de l’exercice de respiration, de la relaxation corporelle et des temps de pause. Les participants sauront ainsi s’ils doivent prévoir environ 2 à 3 heures sur place.
- Traitez les inscriptions au fur et à mesure et confirmez-les quelques jours avant l’atelier. Profitez-en pour recueillir les besoins alimentaires et envoyer les informations pratiques sur l’horaire, l’accès et les affaires à apporter.
- Testez la musique et les méditations au moins 48 heures à l’avance avec l’enceinte Bluetooth et l’ordinateur portable. Vérifiez aussi les rallonges, les multiprises et le volume : une panne technique au début coupe rapidement la concentration.
- Installez la salle avant l’arrivée du groupe : aérez-la pendant 10 à 15 minutes, réglez la lumière, placez les tapis, puis ajoutez les coussins et les couvertures. Gardez les bougies LED et les lampes d’ambiance à distance des zones de circulation.
- Préparez l’accueil séparément de l’espace de relaxation. Une table avec les inscriptions, les cartes nominatives et un porte-chaussures permet de fluidifier les 10 premières minutes, tandis que le thé et l’eau peuvent être servis sans interrompre l’exercice.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un atelier de relaxation ?
- Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines entre la réservation du lieu et l’atelier. Gardez les 3 derniers jours pour confirmer les inscriptions, faire les courses et vérifier le matériel.
- Quand envoyer les invitations pour un atelier de relaxation ?
- Envoyez-les au moins 14 jours avant la date prévue afin de laisser le temps de répondre et de signaler les besoins alimentaires. Envoyez les informations finales 2 à 3 jours avant l’atelier.
- Combien de temps avant faut-il préparer la salle ?
- Arrivez 60 à 90 minutes avant l’accueil des participants. Comptez environ 15 minutes pour aérer, 30 minutes pour installer les tapis, coussins et couvertures, puis le reste pour régler la lumière, la musique et l’espace d’accueil.
- Que faut-il vérifier avant le début d’un atelier de relaxation ?
- Vérifiez au minimum l’accès à la salle et aux toilettes, les inscriptions, le matériel de relaxation, les boissons et le fonctionnement de la musique. Faites ce contrôle environ 30 minutes avant l’arrivée du groupe.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !