Einen Entspannungsworkshop Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Entspannungsworkshop entscheidet die Reihenfolge über die Ruhe des Tages. Lege zuerst Termin, Ort und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Anmeldungen und Ernährungswünsche, prüfst Material und Technik und informierst die Teilnehmenden rechtzeitig. Am Veranstaltungstag zählen ein vorbereiteter Empfang, ein gelüfteter Raum und ein klarer Übergang von Begrüßung zu Atemübung und Körperentspannung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
- 2
Workshopprogramm erstellen
- 3
Begleitperson festlegen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Teilnehmerinformationen versenden
- 8
Anmeldungen bestätigen
- 9
Benötigtes Material prüfen
- 10
Musik und Meditationen testen
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Räume und Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 13
Materialien bereitlegen
2 Personen
- 14
Getränke kalt stellen
- 15
Anmeldetisch vorbereiten
- 16
Raum lüften
- 17
Licht und Musik einstellen
- 18
Yogamatten auslegen
2 Personen
- 19
Kissen und Decken bereitlegen
2 Personen
- 20
Tee und Wasser bereitstellen
2 Personen
Event
- 21
Empfangstisch betreuen
2 Personen
- 22
Teilnehmer begrüßen
2 Personen
- 23
Programm vorstellen
- 24
Atemübung anleiten
- 25
Körperentspannung anleiten
- 26
Teepause servieren
2 Personen
- 27
Getränke nachfüllen
- 28
Geführte Meditation anleiten
- 29
Stillewanderung begleiten
2 Personen
- 30
Reflexionsübung anleiten
- 31
Leichte Mahlzeit servieren
3 Personen
- 32
Geschirr und Abfall einsammeln
2 Personen
- 33
Abendentspannung begleiten
- 34
Fragen und Abschluss moderieren
- 35
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 36
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 37
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 38
Raum reinigen
2 Personen
- 39
Müll entsorgen
- 40
Raum abschließen
- 41
Geliehene Materialien zurückgeben
- 42
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 8
- KlappischeAnz. 4
- TischdeckenAnz. 4
- SchuhregaleAnz. 2
Sportmaterial
- YogamattenAnz. 30
- MeditationskissenAnz. 30
- DeckenAnz. 30
- AugenmaskenAnz. 30
- BausteineAnz. 30
Dekoration
- LED-KerzenAnz. 24
- VasenAnz. 6
- ZimmerpflanzenAnz. 8
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 6
Ausstattung
- Bluetooth-Lautsprecher
- Laptop
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- TimerAnz. 2
- NamenskartenständerAnz. 35
- KlemmbretterAnz. 3
- StifteAnz. 40
- NotizbücherAnz. 35
- Tragbares Mikrofon
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 35
- TrinkgläserAnz. 35
- TellerAnz. 35
- BestecksetsAnz. 35
- ServierschalenAnz. 6
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 4
Reinigung
- Besen
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- Wischmopp
- Eimer
- AbfallbehälterAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane für die Ankunft mindestens 30 Minuten vor Beginn ein. In dieser Zeit kannst du den Anmeldetisch, Namenskarten, Schuhregale sowie Wasser und Tee vorbereiten, ohne die ersten Gäste warten zu lassen.
- Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 3 Tage vorher. Nenne Beginn, Ort, benötigte Kleidung und den Ablauf, damit Rückfragen nicht erst beim Empfang entstehen.
- Teste Musik, Meditationen und Bluetooth-Lautsprecher mindestens 24 Stunden vor dem Workshop. Prüfe dabei auch Laptop, Timer und Verlängerungskabel, denn technische Probleme fallen während einer Atemübung besonders störend auf.
- Lege Yogamatten mit ausreichend Abstand aus und halte Kissen, Decken und Augenmasken griffbereit. Rechne pro Person mit einem festen Platz und plane zusätzlich zwei Ersatzplätze ein.
- Kläre die Verpflegung vor dem Einkauf anhand der Anmeldungen. Stelle Wasser und Tee bereit und erfasse Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor dem Termin, damit du fehlende Zutaten nicht am Workshop-Tag nachkaufen musst.
Häufige Fragen
- Wie lange dauert die Vorbereitung für einen Entspannungsworkshop?
- Plane die inhaltliche Vorbereitung mindestens 1 Woche vorher ein. Raum, Material und Technik sollten spätestens am Vortag geprüft werden; für den Aufbau am Veranstaltungstag brauchst du etwa 30 bis 45 Minuten.
- Wie viele Teilnehmer sind für einen Entspannungsworkshop sinnvoll?
- Für eine persönliche Anleitung sind 8 bis 15 Teilnehmende meist gut handhabbar. Bei größeren Gruppen solltest du eine Begleitperson festlegen und mindestens 1 zusätzlichen Empfangs- oder Betreuungsablauf einplanen.
- Wann soll ich die Einladungen für den Entspannungsworkshop verschicken?
- Verschicke die Einladungen idealerweise 2 bis 3 Wochen vor dem Termin. Bitte um eine verbindliche Anmeldung und frage Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor dem Workshop ab.
- Was muss ich am Tag des Entspannungsworkshops zuerst machen?
- Lüfte den Raum zuerst und kontrolliere anschließend Toiletten, Licht und Musik. Danach legst du Matten aus, bereitest Kissen und Decken vor und richtest den Empfangstisch mindestens 30 Minuten vor Beginn ein.
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