Checklist voor een ontspanningsworkshop organiseren

Een ontspanningsworkshop vraagt vooral om een rustige voorbereiding. Leg de datum, locatie, begeleider en het programma eerst vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en deelnemersinformatie. Controleer vóór de workshop alle materialen, test muziek en meditaties en richt de ruimte op tijd in. Denk ook aan details die snel worden vergeten, zoals dieetwensen, schoenenrekken, ventilatie, warme thee en een duidelijke ontvangsttafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Workshopprogramma opstellen
Begeleider vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Aanmeldingen bevestigen
Benodigdheden controleren
Muziek en meditaties testen
Boodschappen doen
2 personen
Ruimte en toiletten controleren
2 personen
Materialen klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
Aanmeldtafel voorbereiden
Ruimte ventileren
Licht en muziek instellen
Yogamatten neerleggen
2 personen
Kussens en dekens klaarleggen
2 personen
Thee en water klaarzetten
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Deelnemers welkom heten
2 personen
Programma toelichten
Ademhalingsoefening begeleiden
Lichaamsontspanning begeleiden
Theepauze serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Geleide meditatie begeleiden
Stiltewandeling begeleiden
2 personen
Reflectie-oefening begeleiden
Lichte maaltijd serveren
3 personen
Servies en afval verzamelen
2 personen
Avondontspanning begeleiden
Vragen en afronding begeleiden
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Materialen verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Afval wegbrengen
Ruimte afsluiten
Geleende materialen retourneren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 8
Klaptafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 4
Schoenenrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 30
Meditatiekussensaantal 30
Dekensaantal 30
Oogmaskersaantal 30
Blokkenaantal 30

Decoratie

LED-kaarsenaantal 24
Vazenaantal 6
Kamerplantenaantal 8

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Laptop
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Timeraantal 2
Naamkaartstandaardsaantal 35
Klembordenaantal 3
Pennenaantal 40
Notitieboekjesaantal 35
Draagbare microfoon

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 35
Drinkglazenaantal 35
Bordenaantal 35
Besteksetsaantal 35
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4

Schoonmaak

Bezem
Stoffer en blikaantal 2
Dweil
Emmer
Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma per onderdeel en houd tussen ademhalingsoefening, lichaamsontspanning en andere werkvormen enkele minuten ruimte. Zo loopt een uitloop van 10 minuten niet meteen door naar de ontvangst of pauze.
Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en stuur de praktische deelnemersinformatie enkele dagen vooraf. Vermeld daarin onder meer de starttijd, wat deelnemers moeten meenemen en waar schoenen en jassen terechtkunnen.
Test muziek, meditaties, Bluetoothspeaker, laptop en timer vóór de workshop. Controleer ook verlengsnoeren en stekkerdozen, zodat je niet vlak voor de start nog naar een passende aansluiting hoeft te zoeken.
Richt de ruimte minimaal 30 minuten voor ontvangst in: ventileer, stel licht en muziek in en leg yogamatten, meditatiekussens, dekens en oogmaskers klaar. Zet water, thee, mokken en thermoskannen op één vaste plek.
Maak de ontvangsttafel compleet met naamkaartstandaards en klemborden en wijs één persoon aan voor de ontvangst. Zo kan de begeleider deelnemers welkom heten en het programma toelichten zonder tegelijk aanmeldingen te moeten verwerken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ontspanningsworkshop organiseren?: Leg datum, locatie en begeleider bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je tijd hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een ontspanningsworkshop klaar te zetten?: Reken op minimaal 30 minuten voor ventileren, licht en muziek instellen, matten neerleggen en de ontvangsttafel voorbereiden. Plan extra tijd als je meerdere ruimtes of veel materialen moet controleren.
Wat moet ik vóór een ontspanningsworkshop testen?: Test muziek en meditaties ten minste 1 dag vooraf met de laptop en Bluetoothspeaker. Controleer op de dag zelf opnieuw het volume, de timer, verlengsnoeren en stekkerdozen.
Wanneer moet ik thee en water klaarzetten voor een ontspanningsworkshop?: Zet water en thee ongeveer 15 tot 20 minuten voor de ontvangst klaar. Houd thermoskannen beschikbaar en controleer of er genoeg herbruikbare mokken en drinkglazen zijn voor alle deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.