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Entspannungsworkshop organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Entspannungsworkshop braucht mehr Vorbereitung als nur Matten und passende Musik. Lege zuerst Termin, Raum und Programm fest, danach folgen Einladungen, Anmeldungen und Teilnehmerinformationen. Kurz vor Beginn zählen vor allem Raumklima, Sitz- und Liegeplätze, Getränke sowie ein klarer Empfang. Diese Checkliste führt dich durch die 42 Aufgaben und 39 benötigten Dinge, damit Atemübung, Körperentspannung und Meditation ohne unnötige Unterbrechungen ablaufen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

  • Workshopprogramm erstellen

  • Begleitperson festlegen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Anmeldungen bestätigen

  • Benötigtes Material prüfen

  • Musik und Meditationen testen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Räume und Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Materialien bereitlegen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Anmeldetisch vorbereiten

  • Raum lüften

  • Licht und Musik einstellen

  • Yogamatten auslegen

    2 Personen

  • Kissen und Decken bereitlegen

    2 Personen

  • Tee und Wasser bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Teilnehmer begrüßen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Atemübung anleiten

  • Körperentspannung anleiten

  • Teepause servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Geführte Meditation anleiten

  • Stillewanderung begleiten

    2 Personen

  • Reflexionsübung anleiten

  • Leichte Mahlzeit servieren

    3 Personen

  • Geschirr und Abfall einsammeln

    2 Personen

  • Abendentspannung begleiten

  • Fragen und Abschluss moderieren

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Müll entsorgen

  • Raum abschließen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 8
  • KlappischeAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 4
  • SchuhregaleAnz. 2

Sportmaterial

  • YogamattenAnz. 30
  • MeditationskissenAnz. 30
  • DeckenAnz. 30
  • AugenmaskenAnz. 30
  • BausteineAnz. 30

Dekoration

  • LED-KerzenAnz. 24
  • VasenAnz. 6
  • ZimmerpflanzenAnz. 8

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 6

Ausstattung

  • Bluetooth-Lautsprecher
  • Laptop
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • TimerAnz. 2
  • NamenskartenständerAnz. 35
  • KlemmbretterAnz. 3
  • StifteAnz. 40
  • NotizbücherAnz. 35
  • Tragbares Mikrofon

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 35
  • TrinkgläserAnz. 35
  • TellerAnz. 35
  • BestecksetsAnz. 35
  • ServierschalenAnz. 6

Küche

  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 4

Reinigung

  • Besen
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • Wischmopp
  • Eimer
  • AbfallbehälterAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane für jede angemeldete Person eine Yogamatte, ein Meditationskissen und mindestens eine Decke ein. Lege einige zusätzliche Decken und Kissen bereit, falls jemand schneller friert oder mehr Unterstützung braucht.
  • Teste Musik, Meditationen, Lautsprecher und Laptop spätestens am Vortag gemeinsam. Prüfe dabei auch die Verlängerungskabel und stelle einen Timer bereit, damit du während der Übungen nicht auf die Uhr schauen musst.
  • Richte den Empfangstisch 30 Minuten vor Beginn ein. Namenskartenständer und Klemmbretter helfen dir, Anmeldungen, Ernährungswünsche und wichtige Teilnehmerinformationen schnell zuzuordnen.
  • Stelle Wasser und Tee vor dem Eintreffen der Gruppe bereit und kühle Getränke rechtzeitig. Mit wiederverwendbaren Bechern, Trinkgläsern und zwei Thermoskannen vermeidest du Warteschlangen während der Pausen.
  • Lüfte den Raum vor dem Einrichten und kontrolliere auch die Toiletten. Danach stellst du Licht und Musik ein, legst die Matten aus und platzierst Kissen, Decken und Augenmasken so, dass niemand später durch den Raum laufen muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Entspannungsworkshop organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Ort und Programm. Verschicke die Einladungen mindestens 3 Wochen vor dem Workshop, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig bearbeiten kannst.
Wie viele Yogamatten brauche ich für einen Entspannungsworkshop?
Plane eine Yogamatte pro angemeldeter Person und zusätzlich 2 bis 3 Ersatzmatten ein. Für jede Person sollten außerdem ein Meditationskissen und mindestens eine Decke verfügbar sein.
Wann soll ich Musik und Meditationen testen?
Teste alle Audiodateien, den Bluetooth-Lautsprecher und den Laptop spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag prüfst du die Technik nochmals 30 Minuten vor dem Empfang.
Was muss ich kurz vor dem Entspannungsworkshop vorbereiten?
Etwa 30 Minuten vorher lüftest du den Raum, kontrollierst die Toiletten, stellst Licht und Musik ein und bereitest den Empfangstisch vor. Tee, Wasser, Matten, Kissen und Decken sollten vor dem Eintreffen der Teilnehmer bereitliegen.

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