Checklist para organizar un taller de relajación
Un taller de relajación necesita más preparación que reservar una sala y colocar unas esterillas. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado: fecha, programa, inscripciones, materiales y preparación del espacio. Incluye detalles que suelen llegar tarde, como recoger preferencias dietéticas, probar las meditaciones y ventilar la sala antes de recibir al grupo. También te ayuda a dejar preparada la mesa de recepción, el té, el agua y todo lo necesario para guiar la respiración y la relajación corporal.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
Preparar el programa del taller
Fijar acompañante
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los participantes
Confirmar inscripciones
Comprobar los suministros necesarios
Probar la música y las meditaciones
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el espacio y los baños
2 personas
Preparar los materiales
2 personas
Enfriar las bebidas
Preparar la mesa de inscripciones
Ventilar el espacio
Configurar la luz y la música
Colocar esterillas de yoga
2 personas
Preparar cojines y mantas
2 personas
Preparar té y agua
2 personas
Evento
Atender la mesa de recepción
2 personas
Dar la bienvenida a los participantes
2 personas
Presentar el programa
Guiar ejercicios de respiración
Coordinar la relajación corporal
Servir la pausa del té
2 personas
Rellenar las bebidas
Guiar meditación guiada
Guiar la caminata en silencio
2 personas
Guiar un ejercicio de reflexión
Servir una comida ligera
3 personas
Recoger vajilla y residuos
2 personas
Coordinar la animación nocturna
Guiar las preguntas y el cierre
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Reunir los materiales
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Llevar la basura
Cerrar el recinto
Devolver el material prestado
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 8
- Mesas plegablescant. 4
- Mantelescant. 4
- Surtidores para zapatoscant. 2
Material deportivo
- Esterillas de yogacant. 30
- Cojines de meditacióncant. 30
- Mantascant. 30
- Antifacescant. 30
- Bloquescant. 30
Decoración
- Velas LEDcant. 24
- Jarronescant. 6
- Plantas de interiorcant. 8
Iluminación
- Luces decorativascant. 6
Equipo
- Altavoz Bluetooth
- Portátil
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Temporizadorcant. 2
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 35
- Portapapelescant. 3
- Bolígrafoscant. 40
- Cuadernoscant. 35
- Micrófono portátil
Vajilla
- Tazas reutilizablescant. 35
- Vasoscant. 35
- Platoscant. 35
- Cubiertoscant. 35
- Bandejas de servircant. 6
Cocina
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Cucharonescant. 4
Limpieza
- Escoba
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregona
- Cubo
- Papeleracant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el lugar antes de enviar invitaciones. Deja al menos 7 días entre la confirmación de las inscripciones y el taller para poder comprar materiales y enviar la información final.
- Pide las preferencias dietéticas al inscribirse, no el día del taller. Usa esa información para calcular el té, el agua y la comida para el 100 % de los asistentes confirmados.
- Prueba el altavoz Bluetooth, el portátil, los cables y las meditaciones con 24 horas de antelación. Comprueba también que el volumen permita escuchar la voz del guía sin resultar molesto durante la relajación.
- Prepara la sala entre 60 y 90 minutos antes de la llegada. Ventila, revisa los baños, coloca las esterillas, cojines, mantas y antifaces, y configura la luz y la música antes de abrir la recepción.
- Deja la mesa de inscripciones lista 30 minutos antes del inicio. Coloca los soportes para tarjetas de nombre, el portapapeles y la información del programa para evitar interrupciones cuando empiece la respiración guiada.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de relajación?
- Empieza entre 2 y 3 semanas antes si necesitas gestionar inscripciones y comprar materiales. Envía la información definitiva a los participantes al menos 3 días antes del taller.
- ¿Cuánto tiempo antes se prepara la sala para un taller de relajación?
- Reserva entre 60 y 90 minutos para preparar el espacio. La música, la iluminación, las esterillas, los cojines, las mantas, el té y la mesa de recepción deben estar listos 30 minutos antes de recibir al grupo.
- ¿Qué hay que comprobar antes de un taller de relajación?
- El día anterior, comprueba el programa, las inscripciones, los suministros, el altavoz y las meditaciones. El mismo día revisa también los baños, la ventilación, las conexiones eléctricas y la disposición de las esterillas.
- ¿Cuándo se confirma la asistencia al taller de relajación?
- Confirma las inscripciones entre 3 y 5 días antes del taller. Así puedes ajustar las esterillas, los cojines, las tazas, el agua, el té y las necesidades dietéticas antes de hacer la compra final.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!