Zo organiseer je een online rondetafel

Begin niet met de vergaderruimte, maar met het doel en de doelgroep van de rondetafel. Leg daarna het thema en de gespreksvragen vast, benader een moderator en panelleden en bouw de deelnemerslijst op. Zodra de uitnodigingen lopen, regel je de online ruimte, verzamel je presentaties en documenten en test je de deelnemerslink. Reserveer op de dag zelf tijd voor techniek, briefing en het klaarzetten van hapjes en dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Doelgroep en thema vastleggen
2 personen
2
Gespreksvragen opstellen
2 personen
3
Moderator en panelleden benaderen
4
Deelnemerslijst aanmaken
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Online vergaderruimte aanmaken
9
Deelnemerslink testen
2 personen
10
Programma naar deelnemers sturen
11
Panelleden instrueren
12
Presentatie en documenten verzamelen
13
Deelnemerslijst bijwerken
14
Techniekopstelling controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
16
Hapjes en dranken inkopen
17
Werkplekken vrijmaken
2 personen
18
Achtergrond en verlichting plaatsen
2 personen
19
Apparatuur opladen
20
Hapjes klaarzetten
2 personen
21
Dranken koud zetten
22
Techniek aansluiten
2 personen
23
Camera en microfoons testen
2 personen
24
Moderatorbriefing uitvoeren
3 personen

Event

25
Deelnemers toelaten
2 personen
26
Welkom en spelregels geven
27
Panelleden introduceren
28
Rondetafelgesprek begeleiden
2 personen
29
Vragen uit de chat verzamelen
30
Pauze aankondigen
31
Hapjes serveren
2 personen
32
Dranken bijvullen
33
Tweede gespreksronde begeleiden
2 personen
34
Technische problemen oplossen
35
Deelnemersvragen modereren
36
Conclusies en vervolgacties samenvatten
2 personen
37
Bedankwoord uitspreken
38
Deelnemers gecontroleerd uitloggen

Nazorg

39
Opname veilig opslaan
40
Apparatuur uitschakelen
2 personen
41
Servies afwassen
42
Werkplekken schoonmaken
2 personen
43
Afval verzamelen
44
Opname en notities archiveren
45
Bedankmail versturen
46
Opvolgdocument delen
47
Aanwezigheid registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 3
Bureaustoelenaantal 6

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Externe webcamsaantal 4
USB-microfoonsaantal 4
Hoofdtelefoonsaantal 6
Externe monitoraantal 2
USB-hubsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptopstandaardsaantal 4
Timeraantal 2
Reservebatterijenaantal 12
USB-geheugensticksaantal 2

Verlichting

Ringlampenaantal 3
Bureaulampenaantal 2

Decoratie

Neutrale achtergronddoekenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 8
Waterglazenaantal 8
Bordenaantal 8
Besteksetsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkoker
Koelbox
Serveerbladenaantal 3
Schaaltjesaantal 6
Scharenaantal 2
Kurkentrekker

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de moderatorbriefing uiterlijk 24 uur voor de rondetafel. Bespreek daarin de volgorde van de vragen, de spreektijd per panellid en hoe je deelnemers toeliet tot het gesprek.
Test de deelnemerslink minimaal 48 uur vooraf met dezelfde laptop, webcam en microfoon die je op de dag gebruikt. Controleer ook hoofdtelefoons, USB-hubs, HDMI-adapters en de internetverbinding.
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de deelnemerslijst 2 dagen voor het event. Zo kun je hapjes en dranken inkopen zonder op het laatste moment aantallen te moeten schatten.
Maak werkplekken minstens 1 uur voor de start vrij en plaats achtergrond en verlichting voordat de techniek wordt aangesloten. Een neutrale achtergrond en een ringlamp of bureaulamp voorkomen snelle beeldcorrecties tijdens het gesprek.
Stuur het programma en de deelnemerslink uiterlijk de dag ervoor. Laat panelleden hun presentatie en documenten uiterlijk 24 uur vooraf aanleveren, zodat je bestanden op de juiste laptop of USB-geheugenstick kunt klaarzetten.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een online rondetafel te organiseren?: Reken op minimaal 2 weken voor een kleine rondetafel en 3 tot 4 weken als je meerdere panelleden of veel deelnemers uitnodigt. Reserveer de laatste 48 uur voor aanmeldingen, documenten en technische tests.
Wanneer moet ik de deelnemerslink van een online rondetafel testen?: Test de link minimaal 48 uur voor de start en nogmaals 1 uur vooraf. Gebruik daarbij de definitieve laptop, camera, microfoon en hoofdtelefoon, omdat instellingen per apparaat kunnen verschillen.
Hoeveel tijd moet een moderatorbriefing duren?: Plan 30 tot 45 minuten voor de briefing. Neem de gespreksvragen, spreektijden, overgang tussen onderwerpen en procedure voor het toelaten van deelnemers door.
Wanneer stuur je het programma naar deelnemers?: Stuur het programma en de deelnemerslink uiterlijk 24 uur voor de rondetafel. Vermeld ook de verwachte starttijd, eindtijd en eventuele documenten die deelnemers vooraf moeten lezen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.