Zo organiseer je een online bingoavond zonder technische chaos

Begin met het bingoplatform en de deelnemerslijst, niet met de hapjes. Je hebt eerst een inschrijfformulier nodig voor namen, e-mailadressen en eventuele dieetwensen. Daarna leg je de spelregels vast, maak je de bingokaarten en regel je de prijzen. Plan uiterlijk een dag vooraf een volledige techniektest met laptop, webcam, microfoon en back-upverbinding. Op de avond zelf draait alles om een vaste volgorde: deelnemers toelaten, uitleg geven, spelen en alleen tijdens pauzes technische hulp bieden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Bingoplatform kiezen
2
Aanmeldformulier maken
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst bijwerken
7
Bingoregels uitschrijven
8
Bingokaarten maken
9
Prijzen inkopen
10
Prijzen verpakken
11
Deelnemers bevestigen
12
Deelnemersinstructies versturen
13
Bingokaarten distribueren
14
Internetverbinding testen
15
Camera en microfoon testen
16
Back-upverbinding voorbereiden
17
Boodschappen doen
18
Hapjes voorbereiden
2 personen
19
Dranken koud zetten
20
Werkplek opbouwen
21
Techniek aansluiten
22
Bingozaal instellen
23
Prijzen klaarleggen

Event

24
Deelnemers toelaten
2 personen
25
Techniek van deelnemers helpen
2 personen
26
Welkom en regels uitleggen
27
Bingorondes begeleiden
2 personen
28
Bingomeldingen controleren
2 personen
29
Pauzes aankondigen
30
Dranken bijvullen
31
Hapjes aanvullen
32
Winnaars bekendmaken
33
Afsluiting aankondigen
34
Deelnemers uitloggen

Nazorg

35
Apparatuur uitschakelen
36
Werkplek afbreken
37
Servies afwassen
38
Ruimte schoonmaken
39
Prijzen verzenden
40
Deelnemers bedanken
41
Bingodocumenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Bureau
Bureaustoel

Apparatuur

Laptop
Reserve-laptop
Webcam
USB-microfoon
Headset
Tweede monitor
Smartphone
Mobiele wifi-hotspot
HDMI-kabelaantal 2
USB-kabelaantal 3
Verlengsnoeraantal 2
Stekkerdoosaantal 2

Verlichting

Bureaulampaantal 2

Spelmateriaal

Geprinte bingokaartenaantal 30
Bingonummersaantal 90
Markeerstiftenaantal 30
Reservepapieraantal 50
Bingoprijzenaantal 6
Prijszakjesaantal 6
Cadeaukaartjesaantal 6

Catering

Herbruikbare bekersaantal 30
Herbruikbare bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Schaaltjesaantal 6
Serveertangenaantal 3
Thermoskanaantal 2
Waterkanaantal 2
Koelbox
Boodschappen

Decoratie

Bingobanner
Tafeldecoratieaantal 4

Tips

Stuur de deelnemersinstructies uiterlijk 24 uur vooraf. Zet daarin de aanmeldlink, starttijd, benodigde bingokaart, spelregels en een telefoonnummer of chatkanaal voor problemen.
Test de volledige opstelling minstens één dag eerder en nogmaals 30 minuten voor aanvang. Controleer niet alleen beeld en geluid, maar ook de tweede monitor, HDMI-kabel, USB-microfoon en internetverbinding.
Maak voor elke deelnemer een unieke bingokaart en houd een aparte deelnemerslijst bij. Bewaar reservekaarten en reservepapier, zodat een foutieve of kwijtgeraakte kaart niet meteen het spel stillegt.
Leg de bingoprijzen per ronde klaar en noteer vooraf wie welke prijs krijgt. Verpak ze vóór de avond; zoeken, inpakken en adressen controleren tijdens de uitzending kost al snel 10 minuten per winnaar.
Zet hapjes, koude dranken, bekers, borden en bestek vóór de start binnen handbereik. Houd je werkplek vrij voor laptop, microfoon en bingonummers, zodat je tijdens het afroepen niet hoeft op te staan of te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een online bingoavond?: Reken voor een online bingoavond op ongeveer 90 tot 120 minuten. Reserveer daarnaast 30 minuten vooraf om de werkplek op te bouwen, deelnemers toe te laten en technische problemen op te vangen.
Wanneer moet ik de bingokaarten versturen?: Verstuur de bingokaarten en deelnemersinstructies uiterlijk 24 uur voor de bingoavond. Stuur bij voorkeur 1 uur voor de start nog een korte herinnering met de toegangslink en begintijd.
Hoeveel prijzen heb ik nodig voor een online bingoavond?: Plan minimaal één prijs per bingoronde en leg daarnaast 1 of 2 reserveprijzen klaar. Bij vijf rondes heb je dus ten minste vijf hoofdprijzen en liefst één of twee extra prijzen nodig.
Hoe test ik de techniek voor een online bingoavond?: Doe minimaal 24 uur vooraf een volledige test van laptop, webcam, microfoon, platform en internetverbinding. Test ook de mobiele wifi-hotspot of reserve-laptop en herhaal een korte controle 30 minuten voor aanvang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.