Organiser une soirée bingo en ligne sans mauvaise surprise

Une soirée bingo en ligne se prépare dans un ordre précis : choisissez d’abord la plateforme, puis gérez les inscriptions, les cartes et les règles avant de tester la technique. Prévoyez aussi une solution de secours, car une connexion instable peut interrompre la partie au mauvais moment. Les participants doivent recevoir leurs instructions et leurs cartes suffisamment tôt. Le jour venu, installez l’espace de jeu, préparez les boissons et les en-cas, puis gardez du temps pour aider les moins à l’aise avec la connexion.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Choisir la plateforme de bingo
2
Créer le formulaire d’inscription
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Mettre à jour la liste des participants
7
Rédiger les règles du bingo
8
Créer des cartes de bingo
9
Acheter les prix
10
Emballer les prix
11
Confirmer les participants
12
Envoyer les instructions aux participants
13
Distribuer les cartes de bingo
14
Tester la connexion Internet
15
Tester la caméra et le micro
16
Préparer une connexion de secours
17
Faire les courses
18
Préparer les en-cas
2 personnes
19
Mettre les boissons au frais
20
Installer l’espace de travail
21
Brancher la technique
22
Installer la salle de bingo
23
Préparer les prix

Événement

24
Accueillir les participants
2 personnes
25
Aider les participants pour la technique
2 personnes
26
Accueillir et expliquer les règles
27
Animer les rondes de bingo
2 personnes
28
Vérifier les annonces de bingo
2 personnes
29
Annoncer les pauses
30
Réapprovisionner les boissons
31
Ravitaillement des amuse-bouches
32
Annonce des gagnants
33
Annoncer la clôture
34
Déconnecter les participants

Suivi

35
Éteindre l’équipement
36
Démonter le poste de travail
37
Faire la vaisselle
38
Nettoyer l’espace
39
Envoyer les prix
40
Remercier les participants
41
Archiver les documents de bingo

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bureau
Chaise de bureau

Équipement

Ordinateur portable
Ordinateur portable de secours
Webcam
Microphone USB
Casque
Deuxième écran
Smartphone
Hotspot Wi-Fi mobile
Câble HDMIqté 2
Câble USBqté 3
Rallongeqté 2
Multipriseqté 2

Éclairage

Lampe de bureauqté 2

Matériel de jeu

Cartes de bingo impriméesqté 30
Numéros de bingoqté 90
Marqueursqté 30
Papier de réserveqté 50
Prix du bingoqté 6
Sachets de prixqté 6
Cartes cadeauxqté 6

Catering

Gobelets réutilisablesqté 30
Assiettes réutilisablesqté 30
Couvertsqté 30
Petits bolsqté 6
Pinces de serviceqté 3
Thermosqté 2
Carafe d’eauqté 2
Glacière
Courses

Décoration

Banderole de bingo
Décoration de tableqté 4

Conseils

Choisissez la plateforme avant d’envoyer les invitations et testez-la avec au moins une personne extérieure au groupe. Vérifiez notamment le partage de l’écran, le son et le nombre maximal de participants.
Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant la soirée. Vous aurez ainsi le temps de mettre à jour la liste, de recueillir les besoins alimentaires et de confirmer les participants.
Envoyez les règles, les cartes de bingo et les instructions techniques au moins 48 heures à l’avance. Précisez comment signaler un bingo et quoi faire en cas de déconnexion.
Testez l’ordinateur, la webcam, le microphone et la connexion le jour précédent, puis refaites un essai 30 minutes avant l’arrivée des participants. Gardez un ordinateur de secours ou un hotspot prêt à être utilisé.
Préparez les prix, les en-cas et les boissons avant le début de la soirée. Laissez une marge d’au moins 15 minutes pour accueillir les participants et aider ceux qui rencontrent un problème technique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée bingo en ligne ?: Prévoyez environ 7 à 10 jours pour gérer les invitations, les inscriptions, les cartes, les règles et les prix. Réservez les 48 dernières heures aux confirmations et aux tests techniques.
Quand envoyer les cartes de bingo aux participants ?: Envoyez-les au moins 48 heures avant la soirée, avec les règles et les instructions de connexion. Gardez quelques cartes imprimées et du papier de réserve pour les personnes qui ne peuvent pas les imprimer.
Combien de temps avant faut-il tester la connexion ?: Faites un premier test la veille, puis un second environ 30 minutes avant le début. Testez aussi la webcam, le microphone, le partage d’écran et la connexion de secours.
Que prévoir si un participant ne sait pas se connecter ?: Demandez-lui de se connecter 15 minutes avant le début afin de pouvoir l’aider sans retarder la partie. Une personne dédiée à l’assistance technique peut résoudre les problèmes pendant que l’animateur prépare le bingo.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.