Oldtimermarkt organiseren: complete checklist
Een oldtimermarkt organiseren vraagt meer dan marktkramen en oude auto’s verzamelen. Je moet standhouders tijdig vastleggen, inschrijvingen verwerken en vooraf bepalen waar bezoekers, voertuigen en leveranciers terechtkunnen. Ook vergunningen, verzekering, toiletvoorzieningen en een verkeersplan worden snel vergeten. Gebruik deze checklist om de voorbereiding stap voor stap te plannen, van datum en locatie tot de laatste controle op de marktdag.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Standhouders benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Bevestigingen versturen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Afvalinzameling regelen
Toiletvoorzieningen reserveren
Verkeersplan maken
2 personen
Parkeerindeling maken
2 personen
Plattegrond opstellen
Standhouders informeren
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Routeborden ontwerpen
Promotie plaatsen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Gereedschap klaarzetten
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Terrein afzetten
3 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Standplaatsen markeren
3 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Parkeerplaatsen markeren
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Contant geld klaarleggen
Event
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders inchecken
2 personen
Voertuigen naar plaatsen wijzen
4 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Toegangskaarten verkopen
2 personen
Parkeerbegeleiding uitvoeren
3 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Terreinrondes lopen
2 personen
Verlichting controleren
Standhouders uitchecken
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Eindcontrole uitvoeren
2 personen
Nazorg
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Borden en afzetting verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein vegen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelboxen schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Locatie schoon opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Marktkramenaantal 12
- Tafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 30
- Inschrijftafel
- Afvalbakkenaantal 8
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Pinapparatenaantal 2
- Portofoonsaantal 6
- Megafonenaantal 2
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 8
- Ledlampenaantal 12
- Bouwlampenaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 10
- Nederlandse vlaggenaantal 6
- Pijlenbordenaantal 12
- Informatiebordenaantal 8
- Standnummerbordenaantal 12
Veiligheid
- Afzethekkenaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 20
- Waarschuwingslintaantal 4
- Brandblussersaantal 4
- EHBO-koffersaantal 2
- Hesjesaantal 12
- Zaklampenaantal 6
Marktbenodigdheden
- Standhoudersformulierenaantal 50
- Polsbandjesaantal 500
- Toegangskaartenaantal 500
- Kleingeldkassa'saantal 2
- Kassabonnenaantal 4
- Clipboardsaantal 6
- Balpennenaantal 24
- Watervaste stiftenaantal 12
- Meetlintenaantal 4
- Tie-wrapsaantal 200
- Ducttapeaantal 6
- Touwaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Opscheplepelsaantal 8
- Koffielepelsaantal 100
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Koelroostersaantal 4
Schoonmaak
- Bezemaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 3
- Emmersaantal 4
- Sponzenaantal 12
- Afwasborstelsaantal 4
- Handvegersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum en locatie eerst vast en controleer daarna direct vergunningen, verzekering en verkeersregels. Zonder die duidelijkheid kun je standplaatsen, routeborden en parkeerindeling nog niet definitief maken.
- Benader standhouders vroeg en sluit de inschrijving op een vaste datum. Verwerk daarna de aanmeldingen, wijs standplaatsen toe en stuur elke deelnemer een bevestiging met aankomsttijd, standnummer en praktische informatie.
- Maak de plattegrond niet alleen voor bezoekers, maar ook voor leveranciers en hulpdiensten. Zet marktkramen, partytenten, toiletten, afvalbakken, parkeerplaatsen en afzethekken erop en geef standhouders hun plek vooraf door.
- Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok in. Voor een oldtimermarkt heb je tijdens opbouw en bezoekersontvangst aparte mensen nodig voor de inschrijftafel, verkeersbegeleiding, portofoons en het beantwoorden van vragen.
- Controleer het terrein vlak voor de opening en houd een korte weerscheck aan op de dag zelf. Test verlengkabels, stekkerdozen, pinapparaten en verlichting; leg bij regen of schemering partytenten, ledlampen, bouwlampen en zaklampen klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een oldtimermarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Benader standhouders uiterlijk 8 tot 12 weken voor de markt, zodat je de indeling en verkeersplannen op tijd kunt afronden.
- Wanneer moet ik standhouders voor een oldtimermarkt uitnodigen?
- Stuur de uitnodiging ongeveer 12 weken voor het evenement en geef minimaal 4 weken inschrijftijd. Verstuur de definitieve bevestiging met standplaats, aankomsttijd en route uiterlijk 7 dagen vooraf.
- Wat moet er op een plattegrond van een oldtimermarkt staan?
- Zet minimaal de standplaatsen, parkeerindeling, in- en uitgangen, toiletten, catering, afvalpunten en vluchtroutes op de plattegrond. Voeg standnummerborden, informatieborden en pijlenborden toe, zodat bezoekers en standhouders hun plek snel vinden.
- Wanneer regel ik toiletten, afvalinzameling en catering voor een oldtimermarkt?
- Reserveer toiletvoorzieningen en catering zodra de locatie en verwachte bezoekersaantallen bekend zijn, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Leg afvalinzameling en schoonmaak uiterlijk 2 weken voor de markt vast en controleer de afspraken nogmaals tijdens de locatie-inspectie.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!