Checklist voor een oldtimer caravan treffen organiseren

Een oldtimer caravan treffen vraagt om meer voorbereiding dan alleen een terrein en koffie. Je moet caravans veilig en logisch parkeren, de aanrijroute duidelijk maken en vooraf weten hoeveel deelnemers, stroompunten en zitplaatsen nodig zijn. Regel de basis enkele weken eerder en werk in de laatste dagen vooral de weersverwachting, catering en deelnemersinformatie bij. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke parkeerindeling, zichtbare routebordjes en een terrein dat klaar is voordat de eerste combinatie arriveert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Parkeerindeling maken
2 personen
Aanrijroute controleren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Parkeerplaatsen reserveren
Stroompunten inventariseren
2 personen
Programma voor deelnemers maken
2 personen
Routebordjes ontwerpen
Naamkaartjes voorbereiden
Weersverwachting controleren
Deelnemers laatste informatie sturen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies en materialen verzamelen
2 personen
Locatie en terrein controleren
2 personen
Parkeervakken uitzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Caravans naar plaatsen begeleiden
4 personen
Inschrijving afhandelen
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Caravans presenteren
2 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Hapjes uitserveren
3 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Buffet serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Muziek verzorgen
Laatste ronde serveren
2 personen
Afscheid van deelnemers begeleiden
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Buffet en bar afbreken
3 personen
Terrein afvalvrij maken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Tenten en decoratie afbreken
4 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare bekersaantal 150
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkannenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele geluidsbox

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8

Decoratie

Routebordjesaantal 12
Pionnenaantal 30
Afzetlintaantal 4
Naamkaartjesaantal 80
Stiftenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Dienbladenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudbakkenaantal 10

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 3
Sponzenaantal 12
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de parkeerindeling vóór je uitnodigingen verstuurt. Reserveer per aangemelde caravan een plek en houd extra ruimte vrij voor manoeuvreren, zodat aankomende combinaties niet hoeven te keren tussen tenten en tafels.
Controleer de aanrijroute uiterlijk één week vooraf met een auto en caravan. Noteer lage viaducten, smalle bochten en tijdelijke afsluitingen en stuur de definitieve route samen met de laatste informatie naar deelnemers.
Inventariseer stroompunten voordat je koffiezetapparaten, verlichting en geluidsapparatuur aansluit. Tel de verlengkabels en stekkerdozen na en verdeel apparaten over meerdere punten om overbelasting te voorkomen.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor het treffen. Daarmee kun je hapjes, buffet, servies en gekoelde dranken op aantallen afstemmen in plaats van op een ruwe schatting.
Plan de opbouw in twee blokken: zet parkeerplaatsen, pionnen en routebordjes eerst uit en bouw daarna partytenten, tafels, stoelen, buffet en bar op. Controleer minimaal 60 minuten vóór aankomst van de eerste deelnemer het terrein, de verlichting en de stroom.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een oldtimer caravan treffen organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je parkeerplaatsen, stroompunten en catering op basis van aanmeldingen kunt plannen.
Hoe maak ik een parkeerindeling voor een oldtimer caravan treffen?: Reserveer voor elke aangemelde caravan een vak en voeg minimaal 10% extra manoeuvreerruimte toe op het terrein. Zet de vakken uit met pionnen of afzetlint en plaats routebordjes vóór de eerste deelnemers arriveren.
Wanneer moet ik de laatste informatie naar deelnemers sturen?: Stuur de definitieve informatie 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld daarin de aanrijroute, aankomsttijd, parkeerinstructies, het programma en eventuele informatie over dieetwensen of wijzigingen op het terrein.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een caravan treffen?: Reserveer minimaal 3 uur voor de opbouw van parkeerindeling, tenten, tafels, stoelen, stroom, verlichting, buffet en bar. Plan daarnaast 60 minuten controle vóór de eerste aankomst voor ontbrekende materialen of weersaanpassingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.