Zo organiseer je een oldtimer camper treffen

Begin met een geschikt terrein, een vaste datum en duidelijke deelnemersvoorwaarden. Verzamel daarna per aanmelding niet alleen contactgegevens, maar ook kenteken, dieetwensen en informatie die nodig is voor de parkeerindeling. Werk vervolgens de route, reserveringen, catering en terreinindeling uit. De laatste week draait om bevestigingen, boodschappen, materiaalcontrole en het testen van koffieapparaten; op de dag zelf voorkom je vertraging met een herkenbare ingang en een aparte registratietafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en terrein vastleggen
2 personen
2
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Kentekens verzamelen
8
Bevestigingen versturen
9
Routebeschrijving maken
10
Reserveringen controleren
11
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
12
Boodschappenlijst opstellen
13
Naamkaartjes maken
2 personen
14
Parkeerindeling tekenen
2 personen
15
Programma afdrukken
16
Weersverwachting controleren
17
Deelnemerslijst bijwerken
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
21
Koffieapparaten testen
22
Materiaal naar terrein brengen
4 personen
23
Terrein inspecteren
2 personen
24
Parkeervakken uitzetten
4 personen
25
Ingang bewegwijzeren
2 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen plaatsen
4 personen
28
Partytenten opbouwen
6 personen
29
Stroompunten veilig aansluiten
2 personen
30
Verlichting ophangen
3 personen
31
Camperplaatsen markeren
4 personen
32
Registratietafel inrichten
2 personen
33
Naamkaartjes klaarleggen
34
Buffet klaarzetten
4 personen
35
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
36
Hapjes voorbereiden
3 personen
37
Afvalpunten plaatsen
2 personen
38
Blusmiddelen klaarzetten
39
Muziek afspeellijst testen
40
Instructie voor vrijwilligers geven
2 personen

Event

41
Registratiebalie bemannen
2 personen
42
Deelnemers welkom heten
2 personen
43
Campers naar plaatsen wijzen
3 personen
44
Naamkaartjes uitdelen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Hapjes serveren
2 personen
47
Camperrondgang begeleiden
2 personen
48
Technische verhalen begeleiden
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Buffet openen
2 personen
51
Buffet aanvullen
3 personen
52
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
53
Servies verzamelen
2 personen
54
Fotomoment begeleiden
2 personen
55
Lichtcontrole uitvoeren
56
Avondhapjes klaarzetten
2 personen
57
Laatste ronde aankondigen
58
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

59
Afval sorteren
3 personen
60
Buffet opruimen
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Tafels en stoelen schoonmaken
2 personen
63
Verlichting uitschakelen
2 personen
64
Stroomkabels verwijderen
2 personen
65
Partytenten afbreken
6 personen
66
Parkeermarkeringen verwijderen
3 personen
67
Terrein schoonmaken
4 personen
68
Materialen inventariseren
2 personen
69
Materialen terugbrengen
3 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Overgebleven eten opslaan
2 personen
72
Koelboxen reinigen
2 personen
73
Registratiemateriaal archiveren
74
Gevonden voorwerpen verzamelen
75
Locatie schoon opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 11
Krukkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare bekersaantal 100
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Serveerlepelsaantal 10
Dienbladenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Opslagbakkenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokkenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Bluetoothspeaker
Microfoon
Portofoonsaantal 6
Handmegafoon
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8
Batterijenaantal 24

Decoratie

Welkomstbord
Routebordenaantal 10
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 70
Tafelnummersaantal 11
Vlaggenaantal 12
Vlaggenstokkenaantal 8
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handdesinfectieaantal 6
Toiletpapieraantal 24
Papieren handdoekenaantal 12

Veiligheid

Brandblussersaantal 3
EHBO-koffer
Afzetlintaantal 4
Zaklampenaantal 4

Registratie

Deelnemerslijstenaantal 4
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 20
Polsbandjesaantal 70
Programmafoldersaantal 70
Routekaartenaantal 70

Overig

Parasolvoetenaantal 4
Gewichten voor tentenaantal 12
Rolmaataantal 2
Tie-wrapsaantal 100
Ducttapeaantal 4
Scharenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmelding zodra datum en terrein vastliggen en sluit die uiterlijk één week voor het treffen. Dan heb je tijd om kentekens, dieetwensen en de parkeerindeling te verwerken.
Maak de parkeerindeling op basis van de ontvangen kentekens en zet de vakken vóór aankomst uit. Houd bij de ingang ruimte vrij voor registratie, keren en voertuigen die later binnenkomen.
Controleer reserveringen, routebeschrijving en weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf. Pas daarna het programma en de terreinindeling aan; last-minute wijzigingen bereik je zo nog op tijd.
Bereken catering en drinken op basis van het definitieve aantal deelnemers, niet op basis van het aantal uitnodigingen. Zet houdbare voorraad eerder klaar en koel dranken pas wanneer je weet hoeveel koelruimte beschikbaar is.
Breng materiaal niet allemaal tegelijk op de ochtend zelf. Inspecteer het terrein vooraf, test koffiezetapparaten en verlengkabels en leg bewegwijzering, naamkaartjes en het afgedrukte programma apart bij de ingang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een oldtimer camper treffen organiseren?: Leg datum en terrein bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf vast. Open de aanmelding daarna direct, zodat je minstens 2 weken hebt om aantallen, kentekens, dieetwensen en reserveringen af te ronden.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een oldtimer camper treffen?: Sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor het treffen. Gebruik die laatste week om bevestigingen te versturen, de parkeerindeling te tekenen en cateringhoeveelheden definitief te berekenen.
Hoeveel drank heb je nodig voor een oldtimer camper treffen?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Neem naast gekoelde dranken ook water, koffie en thee mee en stem de voorraad af op het definitieve deelnemersaantal.
Wanneer maak je de parkeerindeling voor campers?: Maak de indeling zodra de aanmelding sluit en de kentekens compleet zijn, uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet de parkeervakken vóór de aankomst uit en houd bij de ingang voldoende ruimte voor registratie en manoeuvreren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.