Oldtimer-Wohnmobiltreffen Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Oldtimer-Wohnmobiltreffen beginnt die Organisation nicht mit dem Buffet, sondern mit Gelände, Zufahrt und Stellplatzplan. Lege zuerst Datum und Teilnahmebedingungen fest, öffne danach die Anmeldung und sammle Kennzeichen sowie Ernährungswünsche. Aus den Anmeldungen entstehen Parkplatzaufteilung, Verpflegungsmengen und Namensschilder. In den letzten Tagen zählen aktuelle Teilnehmerliste, Wetterprognose, gekühlte Getränke und ein klar ausgeschilderter Eingang.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Gelände festlegen
2 Personen
2
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldeformular öffnen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Kennzeichen sammeln
8
Bestätigungen versenden
9
Wegbeschreibung erstellen
10
Reservierungen prüfen
11
Cateringmengen berechnen
2 Personen
12
Einkaufsliste erstellen
13
Namensschilder erstellen
2 Personen
14
Parkplatzaufteilung zeichnen
2 Personen
15
Programm drucken
16
Wettervorhersage prüfen
17
Teilnehmerliste aktualisieren
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
Getränke kühlen
2 Personen
20
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
21
Kaffeemaschinen testen
22
Material zum Gelände bringen
4 Personen
23
Gelände inspizieren
2 Personen
24
Parkplätze markieren
4 Personen
25
Eingang ausschildern
2 Personen
26
Tische aufstellen
4 Personen
27
Stühle aufstellen
4 Personen
28
Partyzelte aufbauen
6 Personen
29
Stromanschlüsse sicher verbinden
2 Personen
30
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
31
Wohnmobilplätze markieren
4 Personen
32
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
33
Namensschilder bereitlegen
34
Buffet vorbereiten
4 Personen
35
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
36
Snacks vorbereiten
3 Personen
37
Müllstationen aufstellen
2 Personen
38
Löschmittel bereitstellen
39
Musikwiedergabeliste testen
40
Anweisungen für Freiwillige geben
2 Personen

Event

41
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
42
Teilnehmer begrüßen
2 Personen
43
Wohnmobile zu den Stellplätzen weisen
3 Personen
44
Namensschilder verteilen
45
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
46
Snacks servieren
2 Personen
47
Rundgang mit dem Camper begleiten
2 Personen
48
Technikvorträge betreuen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Buffet eröffnen
2 Personen
51
Buffet auffüllen
3 Personen
52
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
53
Geschirr sammeln
2 Personen
54
Fotomoment begleiten
2 Personen
55
Lichtkontrolle durchführen
56
Abendsnacks bereitstellen
2 Personen
57
Letzte Runde ankündigen
58
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

59
Abfall trennen
3 Personen
60
Buffet aufräumen
3 Personen
61
Geschirr abwaschen
3 Personen
62
Tische und Stühle reinigen
2 Personen
63
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
64
Stromkabel entfernen
2 Personen
65
Partyzelte abbauen
6 Personen
66
Parkmarkierungen entfernen
3 Personen
67
Gelände reinigen
4 Personen
68
Materialien inventarisieren
2 Personen
69
Materialien zurückbringen
3 Personen
70
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
71
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
72
Kühlboxen reinigen
2 Personen
73
Registrierungsmaterial archivieren
74
Fundsachen sammeln
75
Ort sauber übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 3
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
Registrierungstisch
StehtischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 11
HockerAnz. 8

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 70
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 70
Wiederverwendbare BecherAnz. 100
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
MesserAnz. 70
GabelnAnz. 70
LöffelAnz. 70
ServierlöffelAnz. 10
TablettsAnz. 6

Küche

ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
SchälchenAnz. 12
AufbewahrungsboxenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 2

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Bluetooth-Lautsprecher
Mikrofon
FunkgeräteAnz. 6
Handmegafon
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 8
BatterienAnz. 24

Dekoration

Willkommensschild
WegweiserAnz. 10
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 70
TischnummernAnz. 11
FahnenAnz. 12
FlaggenstangenAnz. 8
KreidetafelnAnz. 4
KreidestifteAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
HanddesinfektionsmittelAnz. 6
ToilettenpapierAnz. 24
PapierhandtücherAnz. 12

Sicherheit

FeuerlöscherAnz. 3
Erste-Hilfe-Koffer
AbsperrbandAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4

Registrierung

TeilnehmerlistenAnz. 4
KlemmbretterAnz. 4
StifteAnz. 20
ArmbänderAnz. 70
ProgrammhefteAnz. 70
RoutenpläneAnz. 70

Sonstiges

SchirmständerAnz. 4
Gewichte für ZelteAnz. 12
MaßbandAnz. 2
KabelbinderAnz. 100
GewebeklebebandAnz. 4
ScherenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Gelände fest, bevor du Einladungen verschickst. Prüfe Zufahrt, Untergrund und die benötigte Fläche für Wohnmobile; zeichne die Parkplatzaufteilung spätestens eine Woche vorher.
Schließe die Anmeldung mit einer festen Frist, etwa 10 bis 14 Tage vor dem Treffen. Frage dabei Kennzeichen und Ernährungswünsche ab, damit Bestätigungen, Namensschilder und Catering nicht auf Schätzungen beruhen.
Plane die Verpflegung erst nach dem Anmeldeschluss. Halte haltbare Vorräte früher bereit, kaufe frische Waren kurz vor dem Termin und kühle Getränke sowie Eiswürfel rechtzeitig ein.
Teste Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Verlängerungskabel mindestens am Vortag. Thermoskannen, Mehrwegbecher und Geschirr gehören gebündelt in beschriftete Boxen, damit beim Aufbau nichts im Fahrzeug bleibt.
Kontrolliere am Vortag die Wettervorhersage und inspiziere das Gelände am Veranstaltungstag. Markiere Parkplätze und Eingang vor der Ankunft, bringe Programm und Teilnehmerliste zum Registrierungstisch und stelle das Festzelt nur mit ausreichend Mobiliar auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Oldtimer-Wohnmobiltreffen planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Gelände und Teilnahmebedingungen. Öffne die Anmeldung danach und setze eine Frist von etwa 10 bis 14 Tagen vor dem Treffen.
Wann muss die Teilnehmerzahl für das Catering feststehen?: Plane die endgültigen Mengen direkt nach dem Anmeldeschluss, spätestens 7 bis 10 Tage vor dem Termin. So kannst du Ernährungswünsche berücksichtigen und frische Einkäufe zeitnah erledigen.
Wann soll man die Stellplätze für die Wohnmobile markieren?: Zeichne die Parkplatzaufteilung spätestens eine Woche vorher und markiere die Stellplätze am Veranstaltungstag vor der ersten Ankunft. Eine ausgeschilderte Einfahrt verhindert Rückfragen und Staus.
Was sollte man am Tag vor dem Wohnmobiltreffen prüfen?: Kontrolliere die Wettervorhersage, teste Kaffeemaschinen und Wasserkocher und packe Material für den Transport. Prüfe außerdem Teilnehmerliste, Reservierungen, Getränke und alle Verlängerungskabel.

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