Obstakelrun organiseren: checklist en planning

Een obstakelrun vraagt meer voorbereiding dan alleen obstakels op een parcours zetten. Je regelt tegelijk een veilige route, vergunningen, EHBO, verkeersstromen, startgroepen en voldoende vrijwilligers. Begin met datum en locatie, werk daarna het parcours en veiligheidsplan uit en open pas vervolgens de inschrijving. In de laatste weken verschuift de aandacht naar deelnemersinformatie, startnummers, pakketten, materiaal en de weersverwachting. Met deze checklist houd je de volgorde overzichtelijk en voorkom je dat praktische zaken op de wedstrijddag blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Evenementdatum vastleggen
2 personen
Parcourslocatie vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
2 personen
Verzekering controleren
Parcours uitmeten
3 personen
Obstakels selecteren
3 personen
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Leveranciers reserveren
2 personen
EHBO-bezetting vastleggen
2 personen
Verkeersplan uitwerken
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Briefingdocument maken
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Weersverwachting controleren
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst afronden
2 personen
Startnummers voorbereiden
3 personen
Pakketten samenstellen
4 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Obstakels controleren
4 personen

Event

Route bewegwijzeren
4 personen
Start- en finishzone opbouwen
6 personen
Obstakels opbouwen
10 personen
Veiligheidsmatten plaatsen
6 personen
Registratietafels opstellen
3 personen
Cateringpunt inrichten
4 personen
EHBO-punt inrichten
3 personen
Omroepapparatuur testen
2 personen
Vrijwilligers briefen
4 personen
Startnummers klaarleggen
3 personen
Deelnemers registreren
6 personen
Startinstructie geven
2 personen
Startgroepen begeleiden
6 personen
Obstakels bewaken
18 personen
Waterpunten bemannen
6 personen
Deelnemers opvangen
4 personen
Tijdregistratie verwerken
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Finishers medailles geven
3 personen
Incidenten registreren
2 personen
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
Finish officieel sluiten
2 personen

Nazorg

Obstakels afbreken
10 personen
Terrein schoon opleveren
8 personen
Catering opruimen
4 personen
Afval verzamelen
6 personen
Materialen laden
6 personen
Geleende materialen retourneren
3 personen
Herbruikbare materialen reinigen
4 personen
Uitslagen publiceren
2 personen
Deelnemersmail versturen
2 personen
Schade en vermissing controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 20
Biertafelsaantal 8
Registratietafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 12

Sportmateriaal

Hindernisrekkenaantal 8
Klimnettenaantal 4
Balansbalkenaantal 6
Kruiptunnelsaantal 4
Houten palenaantal 30
Touwenaantal 12
Kunststof bakkenaantal 20
Strobalenaantal 30
Rubberen tegelsaantal 60
Verkeerskegelsaantal 80
Afzethekkenaantal 30
Startlintenaantal 6
Medaillelintenaantal 220
Finishermedaillesaantal 220
Startnummersaantal 250
Startnummerbandjesaantal 250
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 20
Waterjerrycansaantal 12
Drinkwaterkranenaantal 6
Sponsbakkenaantal 8
Handdoekenaantal 40

Apparatuur

Portofoonsaantal 20
Megafoonsaantal 4
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Laptopsaantal 3
Barcodelezersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250

Keuken

Koelboxenaantal 10
Thermoskannenaantal 8
Schenkkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 6
Vloertrekkersaantal 4
Emmersaantal 8
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24
Handzeepdispensersaantal 8
Desinfectiepompjesaantal 10
EHBO-koffersaantal 4
Reddingsdekensaantal 20
Nitrilhandschoenenaantal 200

Verlichting

Led-bouwlampenaantal 12
Lichtslangenaantal 6

Decoratie

Routebordenaantal 30
Pijlbordenaantal 20
Startboog
Finishboog
Vlaggenlijnenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de locatie en het parcours vroeg vast. Meet de route uit en bepaal per hindernis hoeveel ruimte, afzethekken, verkeerskegels en valbescherming nodig zijn.
Werk het veiligheidsplan uit voordat je inschrijvingen opent. Noteer per obstakel de risico’s, toezichtplek, doorgang voor hulpdiensten en positie van de EHBO-bezetting.
Plan vrijwilligers niet alleen bij de start en finish. Deel ze ook in bij obstakels, waterpunten, registratie, verkeersposten en het verzamelen van gebruikte materialen.
Maak startgroepen zodra de aanmeldingen binnen zijn. Houd rekening met de capaciteit van het parcours en geef deelnemers uiterlijk enkele dagen vooraf hun starttijd, startnummer en praktische instructies.
Controleer de laatste voorraad uiterlijk één week voor de run. Leg startnummers, bandjes, medaillelinten, water, handdoeken, portofoons en briefingdocumenten apart per post klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een obstakelrun organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Reserveer daarna leveranciers en EHBO en werk het parcours minstens 6 weken voor de run uit.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een obstakelrun?: Reken minimaal 1 vrijwilliger per actief bewaakt obstakel en voeg mensen toe voor registratie, startgroepen, waterpunten, verkeer en de finish. Tel voor een kleine run vaak 15 tot 25 vrijwilligers, afhankelijk van het aantal obstakels en deelnemers.
Wanneer moet ik de deelnemersinformatie versturen?: Stuur de eerste praktische informatie ongeveer 2 weken vooraf. Verstuur startgroep, route-informatie, kledingadvies, parkeer- en verkeersinstructies uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de obstakelrun.
Hoeveel water heb ik nodig bij een obstakelrun?: Plan minimaal 0,5 liter drinkwater per deelnemer en extra voorraad voor vrijwilligers en warm weer. Zet waterpunten bij de start, finish en lange of fysiek zware delen van het parcours.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.