Organiser une course d’obstacles sans rien oublier

Une course d’obstacles demande plus qu’un parcours et quelques épreuves. Il faut sécuriser le terrain, obtenir les autorisations, organiser les départs et prévoir assez de bénévoles pour surveiller chaque zone. Cette checklist de 60 tâches et 67 équipements suit l’ordre de préparation, des premières décisions au briefing du jour J. Elle couvre aussi les inscriptions, les secours, le ravitaillement, les dossards et les changements de dernière minute liés à la météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date de l'événement
2 personnes
Définir l’emplacement du parcours
2 personnes
Demander les autorisations
2 personnes
Vérifier l’assurance
Mesurer le parcours
3 personnes
Sélectionner les obstacles
3 personnes
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver les fournisseurs
2 personnes
Assurer la présence des secours
2 personnes
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Créer le document de briefing
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier les stocks
2 personnes
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Préparer les dossards
3 personnes
Composer les colis
4 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier les obstacles
4 personnes

Événement

Balisage du parcours
4 personnes
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Monter les obstacles
10 personnes
Installer les tapis de sécurité
6 personnes
Installer les tables d'inscription
3 personnes
Aménager le point de restauration
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Briefing des bénévoles
4 personnes
Préparer les dossards
3 personnes
Enregistrer les participants
6 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Accompagner les groupes de départ
6 personnes
Surveiller les obstacles
18 personnes
Tenir les points d’eau
6 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Traiter le pointage du temps
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Remettre les médailles aux finishers
3 personnes
Enregistrer les incidents
2 personnes
Accompagner les derniers participants
4 personnes
Fermer officiellement l’arrivée
2 personnes

Suivi

Démonter les obstacles
10 personnes
Rendre le terrain propre
8 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Rassembler les déchets
6 personnes
Charger le matériel
6 personnes
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
Nettoyer le matériel réutilisable
4 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Envoyer l’e-mail aux participants
2 personnes
Vérifier les dommages et les objets manquants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 20
Tables de bièreqté 8
Tables d’inscriptionqté 4
Poubellesqté 12

Matériel de sport

Barres d’obstaclesqté 8
Filets d’escaladeqté 4
Poutres d'équilibreqté 6
Tunnels de crawlqté 4
Poteaux en boisqté 30
Cordesqté 12
Bacs en plastiqueqté 20
Balles de pailleqté 30
Dalles en caoutchoucqté 60
Cônes de signalisationqté 80
Barrières de sécuritéqté 30
Rubans de départqté 6
Rubans de médailleqté 220
Médailles de finisherqté 220
Numéros de départqté 250
Bracelets de dossardqté 250
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 20
Bidons d'eauqté 12
Robinets d’eau potableqté 6
Bacs à épongeqté 8
Serviettesqté 40

Équipement

Talkies-walkiesqté 20
Mégaphonesqté 4
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Ordinateurs portablesqté 3
Lecteurs de codes-barresqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250

Cuisine

Glacièresqté 10
Thermosqté 8
Carafesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Nettoyage

Sets de balaiqté 6
Raclettes de solqté 4
Seauxqté 8
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Pompes de désinfectionqté 10
Trousses de premiers secoursqté 4
Couvertures de survieqté 20
Gants en nitrileqté 200

Éclairage

Projecteurs LED de chantierqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Panneaux de directionqté 30
Panneaux indicateursqté 20
Arche de départ
Arche d'arrivée
Guirlandes de fanionsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commence par mesurer le parcours et positionner chaque obstacle avant de commander le matériel. Prévois des zones dégagées entre les épreuves pour éviter les croisements et faciliter l’intervention des secours.
Ne laisse pas les autorisations et l’assurance pour les dernières semaines : lance ces démarches dès que la date et l’emplacement sont fixés. Sans validation écrite, le parcours peut devoir être modifié tardivement.
Répartis les bénévoles par zone, avec au moins une personne clairement responsable de chaque obstacle. Donne-leur un briefing écrit et des talkies-walkies si les postes sont éloignés.
Ferme les inscriptions assez tôt pour répartir les groupes de départ et préparer les dossards, bracelets et colis. Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription afin de ne pas devoir improviser les ravitaillements.
Vérifie les prévisions météo et les stocks la veille, puis fais les courses finales après ce contrôle. Prépare notamment l’eau, les éponges, les serviettes et les solutions de protection du sol avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’obstacles ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour une course avec autorisations, assurance, fournisseurs et inscriptions. Un parcours plus important ou un site soumis à plusieurs validations peut demander plusieurs mois.
Combien de bénévoles faut-il pour une course d’obstacles ?: Compte au minimum 1 bénévole par obstacle ou zone surveillée, plus une équipe pour l’inscription, les départs, le ravitaillement et les imprévus. Pour 10 obstacles, une base de 15 à 20 bénévoles permet généralement de couvrir les postes essentiels.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoie les consignes pratiques 7 à 10 jours avant la course, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Indique l’horaire d’arrivée, le groupe de départ, la tenue recommandée, le parcours et les règles de sécurité.
Que faut-il prévoir en cas de pluie le jour de la course ?: Décide avant l’événement quels obstacles seront maintenus, sécurisés ou retirés selon les conditions. Contrôle la météo 48 heures puis 24 heures avant, et garde des bâches, des tapis ou dalles en caoutchouc et un plan de circulation adaptable.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.