Checklist voor een goed georganiseerde nieuwjaarspicknick

Een nieuwjaarspicknick vraagt om meer voorbereiding dan een gewone picknick: het kan koud zijn, vroeg donker worden en niet iedereen eet hetzelfde. Werk daarom terug vanaf het moment waarop de gasten aankomen. Leg aantallen, dieetwensen en de locatie vooraf vast en controleer twee dagen van tevoren het weer. Op de dag zelf draait alles om een logische opbouw: eerst tenten, tafels, verlichting en verwarming, daarna buffet, dranken en koffie of thee.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Picknickplek reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Weersverwachting controleren
Definitieve aantallen vastleggen
Boodschappenlijst controleren
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen ophalen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Koude gerechten voorbereiden
3 personen
Desserts portioneren
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Route en parkeerinformatie delen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Picknickplek inspecteren
2 personen
Tafels en banken opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Verwarming veilig plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Gerechten op temperatuur brengen
3 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomdrankjes serveren
2 personen
Buffet openen
2 personen
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet tussentijds aanvullen
2 personen
Afval en servies verzamelen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Nieuwjaarsmoment begeleiden
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Voedsel veilig verpakken
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Versiering en verlichting verwijderen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Servies en materiaal afwassen
2 personen
Overgebleven eten verdelen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Klapbankenaantal 6
Picknickkleeddenaantal 10
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 70
Koffiemokkenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Draagbare speaker
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Buitenverwarmersaantal 2
Gasflessenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Buitenlantaarnsaantal 8
Ledkaarsenaantal 20

Decoratie

Nieuwjaarsbannersaantal 4
Tafeldecoratiesaantal 6

Veiligheid

Brandblussersaantal 2
EHBO-koffer

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Broodmandenaantal 4
Voedselbakkenaantal 12
Kurkentrekkersaantal 2
Flessenopenersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Recyclingbakkenaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de definitieve aantallen uiterlijk 3 dagen vooraf vast. Gebruik die telling voor eten, servies, glazen en zitplaatsen; reken per gast op minimaal één bord, één kom, één glas en één bestekset.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Bij lage temperaturen moeten partytenten, buitenverwarmers en veilige gasflessen al klaarstaan voordat de eerste gasten komen.
Plan de opbouw met een tijdsblok van minimaal 2 uur. Zet eerst tafels, banken en tenten neer, hang daarna lichtsnoeren op en richt pas als laatste het buffet en drankpunt in.
Koel dranken enkele uren vooraf in koelboxen en houd warme dranken apart. Zet koffie en thee pas kort voor aankomst klaar, zodat water en koffie niet onnodig afkoelen.
Controleer de plek vóór het uitladen op stroompunten, losse kabels, wind en voldoende ruimte tussen verwarming en tentdoek. Leg brandblussers en de EHBO-koffer zichtbaar bij het buffet of drankpunt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een nieuwjaarspicknick organiseren?: Begin minimaal 3 weken vooraf met het reserveren van de picknickplek en het versturen van uitnodigingen. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen uiterlijk 1 week vooraf, zodat je boodschappen en materialen kunt bijstellen.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een nieuwjaarspicknick?: Leg de hoeveelheden vast op basis van het definitieve aantal gasten, dat je uiterlijk 3 dagen vooraf bepaalt. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en plan extra warme dranken als de picknick langer dan 2 uur duurt.
Wanneer moet ik de partytenten en verlichting opbouwen?: Begin minstens 2 uur vóór aankomst met de opbouw. Plaats eerst de partytenten en tafels, controleer daarna verlengkabels en stekkerdozen en hang vervolgens lichtsnoeren, lantaarns of ledkaarsen op.
Wat moet ik doen als het koud wordt tijdens de nieuwjaarspicknick?: Plaats buitenverwarmers vóór de gasten arriveren en controleer of gasflessen stabiel en veilig staan. Houd brandblussers vrij toegankelijk en zorg daarnaast voor een beschutte plek onder de tenten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.