Checklist voor een goed georganiseerd nieuwjaarsfeest

Een nieuwjaarsfeest vraagt vooral om goede timing: eerst leg je locatie en bezoekerslijst vast, daarna regel je indeling, programma en boodschappen. Verzamel dieetwensen voordat je hapjes en drank inkoopt, zodat je op de avond zelf niet hoeft te improviseren. Test muziek en microfoon vooraf en plan de opbouw ruim voor de eerste gasten komen. Met deze checklist houd je overzicht over 49 taken en 49 benodigdheden, van tafels en glazen tot lichtdecoratie en koelboxen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Locatie reserveren
Bezoekerslijst afronden
Tafelschikking maken
Muziekprogramma samenstellen
Spelprogramma voorbereiden
2 personen
Decoratie controleren
Apparatuur testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Groenten en fruit snijden
2 personen
Sausjes klaarzetten
Servies sorteren
2 personen
Cadeautafel voorbereiden
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Tafels indekken
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Lichtdecoratie installeren
2 personen
Muziekapparatuur plaatsen
2 personen
Spelmaterialen klaarleggen
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Allergenen markeren
Toiletten controleren

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Muziek verzorgen
Aftelmoment begeleiden
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Buffet opruimen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 7
Stoelenaantal 55
Kapstokkenaantal 3
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 4
Kinderstoelenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Besteksetsaantal 60
Serveerlepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 15
Schenkkanaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonnenstandaardsaantal 4
Nieuwjaarsvlaggenaantal 3
Confettivrije tafelversieringaantal 10
Fotowand
Fotorekwisietenaantal 20

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Luidsprekerstandaardsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Flessenopenersaantal 3
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lampenaantal 4

Sportmateriaal

Spelkaartenaantal 4
Bordspellenaantal 8
Kleurpotlodensetsaantal 6
Tekenblokkenaantal 10
Ballonnen voor spellenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Rond de bezoekerslijst uiterlijk één week vooraf af. Gebruik het definitieve aantal voor de tafelschikking, het aantal stoelen, servies en de hoeveelheid hapjes en drank.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en zet de antwoorden op één overzicht. Label speciale hapjes duidelijk voordat je de buffettafel indekt.
Test Bluetoothspeakers, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen minimaal één dag vooraf. Leg ook vast waar de muziekapparatuur en luidsprekerstandaards komen te staan, zodat kabels geen looproute kruisen.
Koel dranken niet pas bij de start van het feest. Zet koelboxen en drank enkele uren eerder klaar en houd thermoskannen en een schenkkan apart voor warme dranken en bijschenken.
Plan de opbouw minstens twee uur vóór ontvangst van de gasten. Zet eerst tafels, stoelen, buffettafels en afvalbakken neer; hang daarna versiering op en plaats als laatste de muziekapparatuur.

Veelgestelde vragen

Hoeveel uur van tevoren moet ik een nieuwjaarsfeest opbouwen?: Begin minimaal 2 uur voor de komst van de gasten. Reken extra tijd als je tafels, stoelen, lichtdecoratie, muziekapparatuur en een buffettafel op locatie moet plaatsen.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een nieuwjaarsfeest?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag meteen om aanmelding en dieetwensen, zodat je de bezoekerslijst uiterlijk 1 week voor het feest kunt afronden.
Hoeveel glazen en borden heb ik nodig voor een nieuwjaarsfeest?: Voorzie per bezoeker minimaal 1 herbruikbaar bord, 1 kom, 1 glas en 1 bestekset. Plan voor glazen 1 extra exemplaar per 3 gasten als je tussendoor niet wilt afwassen of omwisselen.
Wanneer test ik de muziek en microfoon voor het nieuwjaarsfeest?: Test alle apparatuur minstens 1 dag vooraf en nogmaals tijdens de opbouw. Controleer daarbij het bereik van de Bluetoothspeakers, de microfoon, stekkerdozen en de lengte van de verlengsnoeren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.