Zo organiseer je een netwerkdag zonder last-minute gedoe

Een netwerkdag staat of valt met een strakke volgorde: eerst datum, programma en locatie, daarna registratie, sprekers, catering en techniek. Begin uiterlijk acht weken vooraf met de basis, zodat deelnemers op tijd kunnen reageren en je dieetwensen kunt verwerken. In de laatste week controleer je vooral aantallen, presentaties, bewegwijzering en zaalopstelling. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke entree, een actuele deelnemerslijst en iemand die het draaiboek bewaakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling bevestigen
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Aanmeldbevestigingen versturen
9
Programma naar deelnemers sturen
10
Sprekers en gespreksleiders bevestigen
2 personen
11
Presentaties en logo's verzamelen
12
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
13
Tafelnummers en bewegwijzering maken
14
Cateringbestelling plaatsen
15
Reserveringen bevestigen
16
Vrijwilligers indelen
17
Draaiboek afdrukken
18
Deelnemerslijst afdrukken
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
21
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
22
Materialen naar locatie brengen
3 personen
23
Zaal openen
2 personen
24
Entree en registratie inrichten
2 personen
25
Tafels opstellen
4 personen
26
Stoelen opstellen
4 personen
27
Netwerktafels klaarzetten
3 personen
28
Registratiematerialen klaarleggen
2 personen
29
Naamkaartjes sorteren
2 personen
30
Decoratie ophangen
3 personen
31
Welkomstbord plaatsen
32
Flip-overs en schrijfmateriaal klaarzetten
2 personen
33
Projector en scherm testen
2 personen
34
Microfoon en speakers testen
2 personen
35
Buffet en drankpunten inrichten
4 personen
36
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
37
Hapjes op schalen leggen
3 personen
38
Teambriefing houden
6 personen
39
Garderobe inrichten
2 personen

Event

40
Deelnemers ontvangen
4 personen
41
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
42
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
43
Welkomstwoord verzorgen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Eerste netwerkronde begeleiden
3 personen
46
Hapjes aanvullen
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Flip-overresultaten verzamelen
2 personen
49
Pauzedrankjes klaarzetten
2 personen
50
Tweede netwerkronde begeleiden
3 personen
51
Sprekers introduceren
52
Presentaties ondersteunen
2 personen
53
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
54
Dinerbuffet openen
2 personen
55
Diner serveren
5 personen
56
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
57
Borden en glazen verzamelen
3 personen
58
Derde netwerkronde begeleiden
3 personen
59
Dessert en koffie serveren
3 personen
60
Avonddranken serveren
3 personen
61
Afscheidswoord verzorgen
62
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
63
Garderobe uitgifte begeleiden
2 personen

Nazorg

64
Restanten veilig verpakken
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Afval inzamelen
3 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Apparatuur uitschakelen
2 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Zaal schoonmaken
4 personen
71
Keuken schoonmaken
2 personen
72
Materialen controleren
2 personen
73
Geleende spullen retourneren
2 personen
74
Overgebleven eten verdelen
2 personen
75
Gevonden voorwerpen registreren
76
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 8
Eettafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 12

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Dinerbesteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draadloze microfoon
Speakersaantal 2
Flip-oversaantal 6
Flip-overblokkenaantal 8
Kantoorprikkersaantal 10
Pennenaantal 80
Stiftenaantal 24
Timersaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Aluminium schalenaantal 12
Voedseltangenaantal 8
Bewaarbakkenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Tafellopersaantal 8
Naamkaartjesaantal 80
Naambadgehoudersaantal 80
Welkomstbord
Tafelnummersaantal 16
Bewegwijzerbordenaantal 8
Ballonnenaantal 80
Ballonlintaantal 2
Bloemstukkenaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma, zaalindeling en ontvangst direct naast elkaar vast. Plan ook tijd voor pauzes, wisselmomenten en het testen van projector, scherm, HDMI-kabels en draadloze microfoon.
Open het aanmeldformulier zodra de uitnodiging klaar is en sluit de registratie uiterlijk 7 dagen voor de netwerkdag. Zo heb je tijd om dieetwensen, naamkaartjes en tafelschikking te verwerken.
Vraag presentaties en logo’s uiterlijk 3 werkdagen vooraf op. Verzamel alles op één laptop en test de bestanden op de projector voordat de eerste deelnemer binnenkomt.
Bestel catering op basis van de definitieve deelnemerslijst en geef dieetmaaltijden een duidelijk label. Zet dranken gekoeld klaar en wijs één persoon aan voor ontvangst, terwijl een ander de catering controleert.
Maak de entree herkenbaar met een registratietafel, naamkaartjes, tafelnummers en bewegwijzering. Open de zaal minstens 90 minuten vooraf, zodat tafels, stoelen, garderoberekken en techniek nog kunnen worden aangepast.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet je een netwerkdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf met datum, locatie en programma. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je minimaal 7 dagen voor de bijeenkomst de definitieve aantallen en dieetwensen hebt.
Wanneer moet je de catering voor een netwerkdag bestellen?: Plaats de eerste bestelling zodra de inschrijving opent en bevestig de aantallen uiterlijk 5 werkdagen vooraf. Controleer dieetmaaltijden en drankhoeveelheden nog een keer op de laatste werkdag.
Hoeveel tijd heb je nodig om een netwerkdag op te bouwen?: Reserveer minimaal 90 minuten voor het openen van de zaal, de registratie, tafels en stoelen, bewegwijzering en techniek. Plan daarnaast 30 minuten vóór aanvang voor een volledige test van presentaties en microfoon.
Wanneer stuur je het programma naar deelnemers?: Stuur het programma uiterlijk 5 werkdagen vooraf met de aanmeldbevestiging of een aparte update. Vermeld ook de starttijd, ontvangstlocatie en eventuele informatie over dieetwensen of werksessies.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.