Boodschappenlijst voor een netwerkcongres

Voor een netwerkcongres heb je meer nodig dan koffie en een beamer. Deelnemers moeten zich vlot kunnen registreren, elkaar aan statafels kunnen spreken en presentaties goed kunnen volgen. Denk daarom naast catering aan naambadges, gesprekskaarten, voldoende audiovisuele techniek en een stabiele wifi-verbinding. Gebruik deze lijst om inkopen en huur tijdig te controleren. Stem aantallen af op het definitieve aantal deelnemers en tel extra exemplaren mee voor sprekers, crew en onverwachte gasten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 10
Statafelsaantal 8
Stoelenaantal 90
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Sprekersstoelenaantal 4
Kapstokkenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Bierglazenaantal 100
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 15
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 5
Stekkerdozenaantal 5
Presentatieklikkeraantal 2
Wifi-router
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiefiltersaantal 100
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveermessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Schaaltjesaantal 12
Flessenopenersaantal 4
Wijnopenersaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4

Decoratie

Tafelkleedsetsaantal 10
Naamkaartstandaardsaantal 90
Bloemstukkenaantal 10
Logo-achterwand
Ballonnenbogenaantal 2
Tafeldecoratiesaantal 10
Pijlbordenaantal 8
Naambadgehoudersaantal 90

Verlichting

Sfeerlampenaantal 10
LED-lichtsnoerenaantal 4
Batterijlampenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 2 kilogram
- Theezakjes - 150 stuks
- Zwarte thee - 2 dozen
- Groene thee - 1 doos
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 3 kilogram
- Plat mineraalwater - 60 liter
- Bruisend mineraalwater - 40 liter
- Cola - 12 liter
- Cola Zero - 12 liter
- Sinas - 8 liter
- Ice tea - 8 liter
- Appelsap - 6 liter
- Sinaasappelsap - 6 liter
- Tonic - 6 liter
- Gemberbier - 6 liter
- Alcoholvrij bier - 36 flesjes
- Pilsener - 72 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Rosé - 6 flessen
- Prosecco - 6 flessen
- Bitter lemon - 4 liter
- Sinaasappels - 4 kilogram
- Appels - 5 kilogram
- Bananen - 4 kilogram
- Druiven - 4 kilogram
- Aardbeien - 3 kilogram
- Komkommers - 3 kilogram
- Cherrytomaten - 3 kilogram
- Worteltjes - 2 kilogram
- Paprika's - 2 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Roomkaas - 1 kilogram
- Jonge kaas - 2 kilogram
- Brie - 1 kilogram
- Gerookte kipfilet - 1 kilogram
- Achterham - 1 kilogram
- Rucola - 500 gram
- Kropsla - 4 kroppen
- Volkorenbrood - 8 broden
- Witbrood - 6 broden
- Miniwraps - 120 stuks
- Volkorenwraps - 60 stuks
- Roomboter - 1 kilogram
- Aardbeienjam - 2 potten
- Pindakaas - 2 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Mosterd - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Balsamico dressing - 2 flessen
- Olijfolie - 1 liter
- Zout - 500 gram
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 100 gram
- Knoflookpoeder - 100 gram
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoutjesmix - 6 zakken
- Olijven - 2 kilogram
- Gemengde noten - 2 kilogram
- Rijstcrackers - 6 pakken
- Miniquiches - 120 stuks
- Vegetarische hapjes - 120 stuks
- Kipspiesjes - 120 stuks
- Mini samosa's - 120 stuks
- Pasta - 8 kilogram
- Pestosaus - 2 kilogram
- Tomatensaus - 3 kilogram
- Parmezaanse kaas - 1 kilogram
- Gemengde salade - 6 kilogram
- Broodjes - 100 stuks
- Vegetarische belegde broodjes - 25 stuks
- Vegan belegde broodjes - 15 stuks
- Glutenvrije broodjes - 8 stuks
- Chocolademousse - 80 porties
- Vers fruitdessert - 80 porties
- Koekjes - 8 pakken
- Servetten - 500 stuks
- Papieren koffiebekers - 150 stuks
- Houten roerstaafjes - 200 stuks
- Cocktailprikkers - 300 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 50 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 40 stuks
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Desinfecterende doekjes - 3 pakken
- Sponzen - 6 stuks
- Toiletpapier - 36 rollen
- Handzeep - 4 flessen
- Papieren handdoeken - 8 pakken

Kantoorartikelen

Programmaflyersaantal 100
Naamkaartjesaantal 100
Balpennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Gesprekskaartenaantal 100
Papiertapeaantal 6
Permanent markersaantal 12
Klembordenaantal 4
Naamstickersaantal 120
Enveloppenaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Rubberen handschoenenaantal 8
Handgelhoudersaantal 6

Kleding

Servicelintenaantal 8
Schortenaantal 8

Veiligheid

Kabelmattenaantal 8
Antislipmattenaantal 6
Zaklampenaantal 4

Tips

Reken voor registratie op 1 naambadge per deelnemer plus 10% extra. Leg de badges, deelnemerslijst en een pen uiterlijk 30 minuten voor de ontvangst klaar bij de registratietafel.
Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon; plan daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Koel water, frisdrank en eventuele andere dranken vooraf in koelboxen.
Neem voor presentaties minimaal 1 laptop, 1 beamer, 1 projectiescherm, 2 HDMI-kabels en 1 presentatieklikker mee. Test elke presentatie uiterlijk 1 uur voor de start met de gebruikte laptop.
Voor een congres met meerdere gesprekstafels zijn gesprekskaarten en een tafelindeling geen bijzaak. Leg per tafel een set kaarten klaar en print de definitieve tafelindeling vóór de opbouw.
Tel bij servies niet alleen de deelnemers, maar ook sprekers en cateringmedewerkers mee. Houd bij glazen en kopjes minstens 10% reserve aan, omdat deze tijdens een congres blijven staan of op verschillende plekken worden neergezet.

Veelgestelde vragen

Hoeveel naambadges heb ik nodig voor een netwerkcongres?: Neem 1 badge per aangemelde deelnemer en voeg 10% reserve toe. Bij 100 deelnemers druk je dus 110 badges af; maak daarnaast enkele blanco badges voor last-minute gasten en crew.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een netwerkcongres?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Voor 100 deelnemers tijdens een programma van 4 uur komt dat neer op circa 500 tot 600 drankjes, afhankelijk van de pauzes en catering.
Welke techniek heb ik nodig voor presentaties op een netwerkcongres?: Zorg minimaal voor een beamer, projectiescherm, laptop, presentatieklikker, twee HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen. Voor verstaanbare plenaire bijdragen heb je daarnaast draadloze microfoons, microfoonstandaards, luidsprekers en een audiomixer nodig; test dit uiterlijk 1 uur vooraf.
Wanneer moet ik de presentaties en dieetwensen verzamelen?: Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen vóór het congres op, zodat je ze op één laptop kunt controleren. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve overzicht uiterlijk 2 werkdagen vóór de cateringlevering door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.