Neonfeest organiseren: checklist en planning

Een neonfeest staat of valt met voorbereiding van licht, muziek en ontvangst. Regel eerst de ruimte, gastenlijst en techniek; werk daarna toe naar decoratie, eten en drank. Test blacklights, ledlichtslangen en speakers vóór de gasten komen, want kabels en aansluitingen worden vaak te laat gecontroleerd. Houd ook rekening met praktische zaken zoals een vrije dansvloer, een ingerichte garderobe en genoeg tijd om dranken te koelen. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Ruimte reserveren
Muziekplaylist samenstellen
Muziekapparatuur testen
2 personen
Lichtplan bepalen
Decoratie inkopen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
2 personen
Buffet inrichten
2 personen
Bar inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Neonlicht installeren
2 personen
Dansvloer vrijmaken
2 personen
Fotowand opbouwen
2 personen
Toiletten controleren
Afvalpunten plaatsen
Inchecktafel klaarzetten
Garderobe inrichten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Neonaccessoires uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Muziek bedienen
Lichteffecten bedienen
Fotohoek begeleiden
Dansvloer vrijhouden
Afval verzamelen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Decoratie afbreken
3 personen
Meubilair terugzetten
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Voorraad controleren
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Barkrukkenaantal 4
Garderoberek

Servies

Herbruikbare glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 30

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 3

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Blacklightlampenaantal 4
Ledlichtslangenaantal 4
Lavalampenaantal 3

Decoratie

Neonballonnenaantal 100
Neonvlaggenlijnaantal 4
Fluorescerende tafelkledenaantal 6
Fotowand
Ballonpompaantal 2
Ballongewichtenaantal 8
Neonstiftenaantal 20
Neonarmbandenaantal 60
Neonkettingenaantal 50

Catering

Drankdispensersaantal 3
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 3
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Stofzuiger
Microvezeldoekenaantal 12
Afvalbakkenaantal 6

Tips

Plan de techniek minstens één dag vooraf. Test Bluetoothspeakers, het mengpaneel, de microfoon en alle verlengkabels samen, zodat je op de avond zelf geen storing hoeft op te lossen.
Hang fluorescerende decoratie en neonverlichting pas op nadat tafels en buffet zijn geplaatst. Zo voorkom je dat je kabels opnieuw moet verleggen en houd je de dansvloer vrij.
Verwerk dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor het feest. Zet hapjes apart klaar en gebruik duidelijke serveerschalen of kaartjes, zodat gasten niet hoeven te raden wat ze kunnen eten.
Koel dranken minimaal 4 uur vooraf in koelboxen of drankdispensers. Zet bij de bar herbruikbare glazen klaar en houd een aparte plek voor lege glazen en afval.
Richt de entree minstens 30 minuten vóór aanvang in. Zet de inchecktafel, garderobe en neonaccessoires klaar, zodat gasten vlot binnenkomen en je niet tegelijk nog de fotowand of verlichting hoeft op te bouwen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een neonfeest organiseren?: Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met de ruimte, uitnodigingen en aanmeldingen. Plan de boodschappen, techniek en decoratie in de laatste 2 tot 3 dagen.
Hoeveel drank moet ik voorzien voor een neonfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 tot 2 per uur. Koel de voorraad minstens 4 uur vooraf en zorg ook voor voldoende alcoholvrije opties.
Wanneer test ik de verlichting en muziek voor een neonfeest?: Test blacklightlampen, ledlichtslangen, lavalampen en muziekapparatuur minimaal 1 dag vooraf. Doe op de feestdag nog een korte controle zodra de ruimte en kabels definitief zijn opgesteld.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een neonfeest op te bouwen?: Reserveer minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, buffet, bar, decoratie, neonverlichting en fotowand. Plan daarnaast 30 minuten voor de laatste controle van toiletten, afvalpunten en ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.