Zo organiseer je een Nationale Veteranendag

Begin met het vastleggen van datum, programma en locatie voordat je gasten uitnodigt. Stem de inhoud vroeg af met veteranenorganisaties en bevestig sprekers, muziek en toespraken schriftelijk. Regel daarna vergunningen, catering en techniek, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft te controleren en te ontvangen. Voor een waardige bijeenkomst maken duidelijke bewegwijzering, naamkaartjes, een goed getest geluid en een strak tijdschema het verschil.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Veteranenorganisaties benaderen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Herinnering aan gasten sturen
10
Catering bestellen
2 personen
11
Bloemen voor herdenking bestellen
12
Muziekrechten controleren
13
Programma afdrukken
2 personen
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Zitplaatsen indelen
2 personen
16
Sprekers bevestigen
17
Muziek en toespraken verzamelen
2 personen
18
Route en bewegwijzering maken
2 personen
19
Techniek testen
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
4 personen
23
Bloemstukken ophalen
24
Programma en badges sorteren
2 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
27
Registratiebalie inrichten
2 personen
28
Herdenkingsplek inrichten
3 personen
29
Nederlandse vlaggen plaatsen
3 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Techniek opstellen
3 personen
32
Geluidscheck uitvoeren
2 personen
33
Buffet en drankpunten inrichten
4 personen
34
Toiletten controleren
2 personen
35
Hapjes klaarzetten
3 personen
36
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

37
Gasten ontvangen
6 personen
38
Aanmeldingen registreren
3 personen
39
Programma's uitdelen
2 personen
40
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
41
Koffie en thee serveren
4 personen
42
Openingswoord begeleiden
2 personen
43
Sprekers begeleiden
2 personen
44
Muziek afspelen
45
Herdenkingsmoment begeleiden
3 personen
46
Bloemen neerleggen
3 personen
47
Hapjes serveren
5 personen
48
Dranken bijvullen
3 personen
49
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
50
Buffet aanvullen
3 personen
51
Diner uitserveren
6 personen
52
Tafels afruimen
4 personen
53
Koffie en dessert serveren
4 personen
54
Muziekprogramma verzorgen
2 personen
55
Gasten naar uitgang begeleiden
3 personen
56
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

57
Afvalbakken legen
3 personen
58
Servies en glaswerk verzamelen
4 personen
59
Buffet afbouwen
4 personen
60
Techniek uitschakelen
2 personen
61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
63
Servies afwassen
4 personen
64
Vloeren schoonmaken
3 personen
65
Toiletten schoonmaken
2 personen
66
Locatie afsluiten
2 personen
67
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
68
Materialen retourneren
2 personen
69
Afval wegbrengen
2 personen
70
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
71
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 8
Kledingtafelaantal 2
Registratietafelaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 18
Stoelhoezenaantal 120

Servies

Dinerbordenaantal 130
Dessertbordenaantal 130
Koffiekopjesaantal 130
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 130
Koffielepelsaantal 130
Dinerbestekaantal 140
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Projector
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 6
Ledkaarsenaantal 24

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 8
Vlaggenstandaardsaantal 6
Veteranenpostersaantal 12
Herdenkingsbord
Bloemenvazenaantal 6
Naamkaartjesaantal 130
Pennenaantal 30
Programmafoldersaantal 140
Naambadgehoudersaantal 130
Rouwlintenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 12
IJsblokjesbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Aluminium schalenaantal 20
Vershoudbakkenaantal 20
Serveerbladenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de hoofdonderdelen eerst: ontvangst, eventuele herdenking, toespraken, muziek en afsluiting. Reserveer de zaal pas definitief nadat je hebt gecontroleerd of er ruimte is voor registratie, zitplaatsen, buffet en techniek.
Benader veteranenorganisaties vroeg en vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften. Stuur uiterlijk één week vooraf een herinnering met route, aanvangstijd en parkeerinformatie.
Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop en projector minimaal één dag vooraf op de exacte opstelling. Leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten zo dat looproutes vrij blijven.
Bestel bloemen voor de herdenking en bevestig catering niet pas op de laatste dag. Koel dranken enkele uren vooraf, controleer of er genoeg waterglazen, koffiekopjes en serveermateriaal zijn en zet het buffet pas klaar nadat de registratie is ingericht.
Open de locatie minimaal 90 minuten voor ontvangst. Gebruik dat eerste uur voor het sorteren van programma’s en badges, het plaatsen van naamkaartjes, een laatste geluidstest en het nalopen van route en bewegwijzering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik Nationale Veteranendag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Plan de bevestiging van sprekers, veteranenorganisaties en catering uiterlijk 4 weken voor de bijeenkomst.
Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor Nationale Veteranendag?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf, zodat aanmeldingen en dieetwensen tijdig binnenkomen. Stuur 7 dagen voor het evenement een herinnering met programma, route en aanvangstijd.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten?: Reken op minstens 90 minuten voor registratie, zitplaatsen, buffet, naamkaartjes, bewegwijzering en techniek. Bij een programma met herdenking en meerdere sprekers is 2 uur voorbereiding veiliger.
Wanneer test ik de techniek voor een Veteranendag?: Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop en projector minimaal 1 dag vooraf. Doe op de dag zelf nog een korte controle voordat de eerste gasten binnenkomen en houd reservekabels beschikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.