Nationale Buitenspeeldag organiseren: checklist

Een Nationale Buitenspeeldag vraagt meer voorbereiding dan alleen spellen verzamelen. Je regelt eerst de locatie, toestemming en indeling van het terrein, daarna vrijwilligers, aanmeldingen en materiaal. In de laatste week controleer je leveringen, weersverwachting en het slechtweerplan. Op de dag zelf draait alles om een veilige opbouw, duidelijke spelvelden en een korte briefing, zodat kinderen snel kunnen starten en vrijwilligers weten waar ze moeten zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Speellocatie controleren
2 personen
Toestemming voor buitenruimte regelen
Plattegrond van terrein maken
2 personen
Spelonderdelen selecteren
3 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Weersverwachting controleren
Slechtweerplan bekendmaken
2 personen
Leveringen en reserveringen bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Prijzen en spelkaarten klaarleggen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Vrijwilligersbriefing afdrukken
Contactlijst afdrukken
Terrein op veiligheid controleren
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Spelvelden uitzetten
4 personen
Springtouwparcours klaarzetten
2 personen
Balspellen klaarzetten
2 personen
Wateractiviteiten klaarzetten
3 personen
Knutseltafel inrichten
2 personen
Schatzoektocht uitzetten
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatiebord plaatsen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
EHBO- en waterpunt klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Registratie klaarzetten
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma openen
2 personen
Spelregels uitleggen
4 personen
Begeleiden van balspellen
3 personen
Begeleiden van springtouwen
2 personen
Begeleiden van estafettes
3 personen
Begeleiden van stoepkrijten
2 personen
Begeleiden van knutseltafel
2 personen
Schatzoektocht begeleiden
3 personen
Wateractiviteiten begeleiden
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Spelmateriaal aanvullen
2 personen
Waterpunten controleren
2 personen
Eindspel begeleiden
4 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Licht en muziek bedienen
2 personen
Avondhapjes serveren
3 personen
Dranken blijven bijvullen
2 personen
Bezoekers informeren over vertrek
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Spelmateriaal verzamelen
4 personen
Eten en drinken veilig opbergen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Beschadigd materiaal apart leggen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Locatie schoon opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Picknicktafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 3
Koelboxenaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Basketballenaantal 3
Volleybalaantal 2
Tennisballenaantal 12
Zachte ballenaantal 10
Frisbeesaantal 8
Springtouwenaantal 12
Hoepelsaantal 12
Pionnenaantal 30
Estafettestokkenaantal 8
Waterbakkenaantal 6
Sponsballenaantal 20
Waterspuitpistolenaantal 15
Touwtrektouwaantal 2
Racezakkenaantal 12
Stoepkrijtaantal 12
Bellenblaasaantal 12
Parachutedoek
Schatkist
Speelkaartenaantal 10
Zandlopersaantal 6
Startfluitjesaantal 6
Prijzenbekersaantal 12
Medaillelintenaantal 30

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Afzetlintaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 4
Whiteboardsaantal 2
Viltstiftenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Afwasteilenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de plattegrond uiterlijk één week vooraf vast. Zet daarop de partytenten, tafels, drinkpunten en spelvelden; houd looppaden vrij en plaats balspellen niet direct naast rustige activiteiten.
Plan de vrijwilligersbriefing 30 minuten voor de start. Geef per onderdeel één aanspreekpunt en deel een contactlijst uit, zodat vragen over aanmeldingen, dieetwensen of materiaal niet bij één persoon blijven liggen.
Controleer het spelmateriaal twee dagen vooraf per onderdeel. Tel bijvoorbeeld springtouwen, pionnen, ballen en estafettestokken en leg reserve-exemplaren apart; op de ochtend zelf wil je niet nog boodschappen of reserveringen moeten regelen.
Maak het slechtweerplan bekend zodra de weersverwachting onzeker wordt, bij voorkeur 48 uur vooraf. Vermeld duidelijk of de activiteit doorgaat, verplaatst wordt of welke onderdelen vervallen bij regen of harde wind.
Koel dranken pas op tijd voor het programma, maar verzamel gekoelde spullen en hapjes al tijdens de opbouw. Gebruik koelboxen voor reservevoorraad en zet water op meerdere plekken, vooral bij actieve spellen en het waterspel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik Nationale Buitenspeeldag organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, programma, locatie en toestemming voor de buitenruimte. Wervingsacties, aanmeldingen en reserveringen regel je daarna; controleer alle leveringen uiterlijk 2 dagen voor de activiteit.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor Nationale Buitenspeeldag?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per actief spelonderdeel en daarnaast 2 mensen voor ontvangst en algemene hulp. Bij meerdere spelvelden is een extra coördinator verstandig, zodat problemen niet blijven liggen bij degene die een spel begeleidt.
Wanneer controleer ik het weer voor Nationale Buitenspeeldag?: Bekijk de verwachting 7 dagen vooraf voor een eerste inschatting en opnieuw 48 en 24 uur voor de start. Neem uiterlijk 48 uur vooraf een besluit over tenten, wateractiviteiten en het slechtweerplan en informeer deelnemers meteen.
Wat moet ik op de ochtend van Nationale Buitenspeeldag klaarzetten?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw. Controleer eerst de veiligheid van het terrein, zet daarna tafels, stoelen en partytenten neer, markeer de spelvelden en leg spelkaarten, prijzen, dranken en hapjes klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.