Nationale Buitenspeeldag organisieren: die Checkliste

Beim Nationalen Buitenspeeldag zählt nicht nur ein gutes Spielprogramm. Du brauchst einen geprüften Spielort, klare Zuständigkeiten und einen Plan für Regen oder starke Sonne. Beginne mit Datum, Programm und Genehmigung und arbeite dich bis zum Aufbau vor. Besonders leicht vergessen werden Helferbriefing, Anmeldedaten, gekühlte Getränke und die Sicherheitskontrolle des Geländes.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Spielort überprüfen
2 Personen
Genehmigung für Außenbereich einholen
Geländeplan erstellen
2 Personen
Spielteile auswählen
3 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Wettervorhersage prüfen
Schlechtwetterplan bekannt geben
2 Personen
Lieferungen und Reservierungen bestätigen
Einkaufen gehen
2 Personen
Spielmaterial kontrollieren
2 Personen
Preise und Spielkarten bereitlegen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Volunteer-Briefing drucken
Kontaktliste ausdrucken
Gelände auf Sicherheit prüfen
3 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Spielfelder abstecken
4 Personen
Seilspring-Parcours vorbereiten
2 Personen
Ballspiele bereitstellen
2 Personen
Wasseraktivitäten bereitstellen
3 Personen
Basteltisch einrichten
2 Personen
Schnitzeljagd auslegen
2 Personen
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Infotafel aufstellen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Essens- und Getränkestand einrichten
3 Personen
Erste-Hilfe- und Wasserstation bereitstellen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Registrierung vorbereiten
2 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Programm öffnen
2 Personen
Spielregeln erklären
4 Personen
Ballspiele begleiten
3 Personen
Seilspringen begleiten
2 Personen
Staffelläufe betreuen
3 Personen
Anleitung zum Straßenkreiden geben
2 Personen
Betreuung des Basteltischs
2 Personen
Schatzsuche betreuen
3 Personen
Wasseraktivitäten begleiten
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Spielmaterial auffüllen
2 Personen
Wasserstellen kontrollieren
2 Personen
Endspiel betreuen
4 Personen
Preise überreichen
2 Personen
Abendprogramm ankündigen
Licht und Musik bedienen
2 Personen
Abendhäppchen servieren
3 Personen
Getränke laufend nachfüllen
2 Personen
Besucher über die Abreise informieren
2 Personen
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Spielmaterial sammeln
4 Personen
Speisen und Getränke sicher lagern
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Geschirr und Materialien abwaschen
3 Personen
Kühlboxen reinigen
2 Personen
Beschädigtes Material separat ablegen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Ort sauber übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
PicknicktischeAnz. 4
BuffetischeAnz. 3
KühlboxenAnz. 4

Sportmaterial

FußbälleAnz. 6
BasketbälleAnz. 3
VolleyballAnz. 2
TennisbälleAnz. 12
SoftbälleAnz. 10
FrisbeesAnz. 8
SpringseileAnz. 12
ReifenAnz. 12
KegelAnz. 30
StaffelstäbeAnz. 8
WasserbehälterAnz. 6
SchwammkugelnAnz. 20
WasserpistolenAnz. 15
TauziehseilAnz. 2
LaufbeutelAnz. 12
KreideAnz. 12
SeifenblasenAnz. 12
Fallschirmtuch
Schatzkiste
SpielkartenAnz. 10
SanduhrenAnz. 6
StartpfeifenAnz. 6
PokalpreiseAnz. 12
MedaillenbänderAnz. 30

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
AbsperrbandAnz. 4
WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 4
WhiteboardsAnz. 2
FilzstifteAnz. 24

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbares BesteckAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
KaraffeAnz. 6

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesenAnz. 3
Kehrblech und HandfegerAnz. 3
EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 12
SpülwannenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre den Spielort und die Genehmigung für den Außenbereich frühzeitig. Plane spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin eine Ortsbegehung ein und prüfe Wege, Spielflächen sowie mögliche Gefahrenstellen.
Plane für jede Spielstation eine verantwortliche Person ein. Bei mehreren Spielfeldern oder Parcours sollte das Helferbriefing spätestens am Vortag ausgedruckt und verteilt werden.
Bereite die Spielmaterialien nach Stationen vor, statt alles in einer Kiste zu sammeln. Lege Spielkarten, Sanduhren, Startpfeifen und Preise jeweils dort bereit, wo sie gebraucht werden.
Kühle Getränke erst kurz vor Beginn, aber kontrolliere Wasserbehälter und Kühlboxen bereits am Vortag. Rechne bei warmem Wetter mit mindestens 0,5 Litern Wasser pro teilnehmendem Kind und zusätzlichen Bechern.
Veröffentliche den Schlechtwetterplan nicht erst am Veranstaltungstag. Lege spätestens 24 Stunden vorher fest, ob verschoben, verkürzt oder in einen geschützten Bereich ausgewichen wird, und informiere alle Angemeldeten.

Häufige Fragen

Wie früh muss man den Nationalen Buitenspeeldag organisieren?: Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Datum, Programm, Spielort und Genehmigung. In den letzten sieben Tagen sollten Anmeldungen, Lieferungen, Material und Helfereinteilung bestätigt werden.
Wie viele Helfer braucht man für einen Nationalen Buitenspeeldag?: Plane mindestens eine Aufsichtsperson pro aktiv betreuter Spielstation und zusätzlich eine Person für Anmeldung oder Erste Hilfe ein. Bei sechs Stationen sind daher meist sieben bis acht Helfer sinnvoll.
Wie viel Wasser braucht man für den Nationalen Buitenspeeldag?: Rechne bei warmem Wetter mit mindestens 0,5 Litern Wasser pro Kind für die Veranstaltung und stelle Nachfüllmöglichkeiten bereit. Getränke sollten spätestens eine Stunde vor Beginn gekühlt und zugänglich sein.
Wann sollte der Schlechtwetterplan bekannt gegeben werden?: Gib die Entscheidung spätestens 24 Stunden vor Beginn bekannt, wenn die Wettervorhersage eine Durchführung infrage stellt. Nenne dabei klar, ob die Veranstaltung ausfällt, verschoben oder an einen geschützten Ort verlegt wird.

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