Zo organiseer je een muzikale intocht

Een muzikale intocht staat of valt met een vaste route, duidelijke afspraken en een strak tijdschema. Begin met de route en controleer daarna vergunningen, start- en eindlocatie en verkeersbegeleiding. Regel vervolgens de muziekverenigingen, deelnemersregistratie en publieksinformatie. Op de dag zelf draait het om een goede optochtvolgorde, bereikbare coördinatoren en een ontvangst waar koffie, thee en hapjes op tijd klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route definitief vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Muziekverenigingen uitnodigen
2 personen
4
Deelnemersregistratie openen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Startlocatie reserveren
8
Eindlocatie reserveren
9
Verkeersbegeleiders vastleggen
2 personen
10
EHBO-contact vastleggen
11
Publieksinformatie publiceren
2 personen
12
Routekaart verspreiden
2 personen
13
Deelnemersinstructies versturen
2 personen
14
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
15
Optochtvolgorde vastleggen
2 personen
16
Materiaal reserveren
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Routeborden voorbereiden
2 personen
20
Deelnemerslijst afdrukken
21
Polsbandjes sorteren
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Tafels opstellen
4 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Stoelen plaatsen
3 personen
28
Verlichting ophangen
3 personen
29
Versiering ophangen
3 personen
30
Routeborden plaatsen
4 personen
31
Afzethekken plaatsen
4 personen
32
Verkeersposten inrichten
4 personen
33
Inschrijftafel inrichten
2 personen
34
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen

Event

35
Muziekinstrumenten ontvangen
3 personen
36
Deelnemers aanmelden
3 personen
37
Optocht opstellen
4 personen
38
Publiek naar route begeleiden
4 personen
39
Intocht begeleiden
8 personen
40
Verkeerspunten bewaken
6 personen
41
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
42
Water uitdelen
2 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Afvalbakken legen
2 personen
47
Publieksstromen begeleiden
3 personen
48
Laatste muziekronde begeleiden
2 personen
49
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

50
Instrumenten verzamelen
3 personen
51
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
52
Partytenten afbreken
4 personen
53
Afzethekken verwijderen
4 personen
54
Routeborden weghalen
3 personen
55
Afval verzamelen
4 personen
56
Servies afwassen
3 personen
57
Locatie schoonmaken
4 personen
58
Verlichting demonteren
3 personen
59
Materialen controleren
2 personen
60
Geleende materialen retourneren
2 personen
61
Restvoorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Inschrijftafel
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Portofoonsaantal 8
Megafoon
Oplaadstationsaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8
Schenk kannenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 8
Podiumdoekenaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Veiligheid

Afzethekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 30
Veiligheidsvestenaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Papierwaren

Routebordenaantal 12
Routekaartenaantal 100
Deelnemersbadgesaantal 100
Polsbandjesaantal 100
Watervaste stiftenaantal 8
Pennenaantal 20
Ducttapeaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Kurkentrekkersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route eerst definitief vast en deel daarna pas de publieksinformatie. Vermeld starttijd, eindpunt, looprichting en eventuele omleidingen; zo voorkom je dat routeborden en routekaarten later opnieuw moeten worden gemaakt.
Controleer vergunningen en verkeersmaatregelen voordat je verenigingen uitnodigt. Leg verkeersbegeleiders, veiligheidsvesten, verkeerskegels en afzethekken uiterlijk enkele weken vooraf vast.
Open de deelnemersregistratie zodra route en tijden bekend zijn. Vraag meteen dieetwensen uit en verstuur de deelnemersinstructies uiterlijk 7 dagen voor de intocht.
Maak de optochtvolgorde niet pas op de ochtend zelf. Zet verenigingen, contactpersonen en portofoongebruik op één deelnemerslijst en geef elke groep een duidelijke verzamelplek bij de start.
Plan de opbouw terug vanaf het startmoment: tafels, inschrijftafel, partytenten, koffiezetapparaten en thermoskannen eerst; dranken koelen en hapjes klaarzetten pas vlak voor ontvangst. Test verlengkabels, stekkerdozen en oplaadstations voordat de eerste deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een muzikale intocht organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met route, vergunningen en locaties. Gebruik de laatste 2 weken voor deelnemersinstructies, routekaarten, optochtvolgorde en materiaalcontrole.
Wanneer moet de route van een muzikale intocht vaststaan?: Leg de route bij voorkeur 8 weken voor de intocht definitief vast. Daarna kun je vergunningen aanvragen, verkeersbegeleiders regelen en publieksinformatie publiceren zonder telkens wijzigingen door te voeren.
Hoeveel verkeersbegeleiders heb ik nodig bij een muzikale intocht?: Plan minimaal één verkeersbegeleider per kruising of oversteek waar verkeer en optocht elkaar raken. Tel daarnaast één coördinator mee die via portofoon contact houdt met de start- en eindlocatie.
Wanneer stuur ik deelnemers de praktische informatie?: Stuur de deelnemersinstructies uiterlijk 7 dagen voor de intocht. Vermeld daarin verzameltijd, startlocatie, volgorde, route, kleding- of materiaalafspraken en een contactnummer voor de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.